График документооборота в бухгалтерии

Документы в организацию поступают извне и создаются внутри. Большую часть из них составляют первичные формы и кадровые. Нередко бухгалтерам приходится часами бегать за сотрудниками, чтобы получить заветные бумаги. Назначить ответственных лиц, установить сроки по передаче бланков между отделами поможет график документооборота – в бухгалтерии такой НПА обычно прикладывается к учетной политике. Разберемся, как его составить и утвердить.

Что такое график первичного документооборота

График движения документооборота – это внутренний регламент организации, в котором определен порядок обработки и движения документов: от даты создания (выписки) до передачи по местам учета, а затем хранения. Такой бланк разрабатывается в целом для предприятия или отдельно для его структурных подразделений.

К примеру, можно составить график бухгалтерского документооборота или складского, график кадрового документооборота и т.д. Можно «привязать» НПА не к формам документов, а к различным профессиям (должностям); к видам хозопераций; к структурным подразделениям фирмы (филиалам) и т.д.

Первичные документы по учету основных средств

Перечень и объем отраженной в графике информации зависят от следующих факторов:

  • Вид деятельности фирмы.
  • Применяемая система налогообложения.
  • Масштабы и правовой статус бизнеса.
  • Наличие ОП и филиалов.
  • Типы первичных документов.
  • Особенности обработки документов отделами.

Составление графика документооборота ООО – основные нюансы

Унифицированной формы плана графика документооборота не утверждено. Каждая организация может самостоятельно разработать шаблон с учетом специфики своей деятельности. Перед тем, как начинать составлять бланк, определите:

  • Какие именно виды первички «в ходу» в компании.
  • Сколько экземпляров нужно выписывать и куда передавать– по документу.
  • Кто из ответственных сотрудников имеет право подписи.
  • Кто из ответственных лиц отвечает за своевременное получение или оформление.
  • В какие сроки должны быть получены или оформлены документы.
  • В какие сроки документы должны быть переданы конечному пользователю.
  • Как организуется контроль графика документооборота.
  • Прочие нюансы по необходимости.

Примерная схема графика документооборота

Образец графика документооборота первичных учетных документов

№№ п/пВид документаЧисло экз.Создание документаПроверка документа
Ответственное лицо за выпискуСрок выписки (в рабочих днях)Ответственное лицо за проверкуСрок проверки (в рабочих днях)Срок передачи и куда (для хранения)
1Платежное поручение1Бухгалтер-кассирЕжедневноГлавный бухгалтерЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию
2Авансовый отчет1Подотчетное лицо10 дней с даты получения денежных средств или 3 дня с даты возращения подотчетного лица из командировкиГлавный бухгалтерЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию
3РКО1Бухгалтер-кассирВ день выдачи денежных средствГлавный бухгалтерЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию
4ПКО1Бухгалтер-кассирВ день приема денежных средствГлавный бухгалтерЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию
5Путевой лист1Менеджер-логистикВ день выезда на сменуВодителем бухгалтеру по МПЗЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию

В представленном примере график составлен по видам документов. Такой вариант подойдет компаниям с небольшой численностью. Если у организации много отделов и подразделений, лучше сделать привязку к подразделениям или ответственным лицам. Недостатком этого способа будет дублирование одной и той же информации. Но зато сотрудники легко разберутся, кто и за что отвечает. Дополнительно можно прописать в НПА меры ответственности за несоблюдение сроков.

Утверждение графика документооборота компании

График документооборота утверждается руководителем организации. Обычно это происходит совместно с подписанием учетной политики. Или можно ввести график в действие как отдельный документ. Во втором случае нужно выпустить приказ об утверждении графика документооборота. Примерная форма – далее.

Приказ об утверждении и введении в силу графика документооборота

Общество с ограниченной ответственностью “Спектр”

Приказ N 3

09.01.2009 г.                                                                                                                                   город Москва

«Об утверждении графика документооборота»

Приказываю:

  1. в целях организации в ООО «Спектр» надлежащего документооборота утвердить график документооборота согласно приложению.
  2. Ввести график в действие с 09.01.2019 г.
  3. Всем отделам и структурным подразделениям ООО «Спектр» в работе исполнять требования, утвержденные в графике, с даты его введения в действие.
  4. Назначить ответственным лицом за доведения содержания графика до сведения отделов и структурных подразделений ООО «Спектр» начальника отдела кадров Москаленко И.О.
  5. Контроль за соблюдением исполнения требований графика документооборота ООО «Спектр» возложить на главного бухгалтера Сидорову Н.Н.

Генеральный директор _________________/Семенов А.В./

Ознакомлены:________________________/Москаленко И.О./

______________________________________/Сидорова Н.Н./

Соблюдение графика документооборота

Доводить до сведения персонала содержание всего графика необязательно. Можно подготовить для каждого из ответственных лиц выписку, где привести те документы, которые касаются непосредственных исполнителей. Чтобы действие НПА было максимально эффективным, рекомендуется закрепить обязанность по его соблюдению в должностных инструкциях работников. Отдельным распоряжением руководителя можно предусмотреть меры ответственности за систематические неисполнение требований графика.

альтернативный текстЕсли вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Поделиться:

Добавить комментарий

Войти с помощью: