Форма КМ-5: назначение и порядок заполнения

Унифицированная форма КМ-5 – это документ строгой отчетности, который до 2017 года был обязателен к заполнению компаниями и ИП, где не было кассира-операциониста, а денежные средства от клиентов (наличными или по карточкам) принимали лица, занимающие другие должности. После внедрения онлайн ККТ составление журнала более не обязательно, но бизнес-структуры вправе продолжать использовать его собственному усмотрению для внутренних нужд.

Для чего используется форма КМ-5

Журнал КМ-5 используется в компаниях, где денежные средства населения принимает не кассир, а иное лицо, например:

• в кафе и ресторанах – оплата по счету передается официанту;
• в небольших магазинах – денежные средства от покупателя получает продавец;
• на предприятиях бытового обслуживания (ремонт обуви, ателье, распечатка фотографий и т.д.) – деньги получает лицо, принимающее у посетителя заказ.

КМ-5 – это аналог формы КМ-4, который используется в организациях без кассира-операциониста. Его заполняет лицо, принимающее деньги у населения. В форме отражаются показания счетчиков на начало и окончание рабочего дня, сумма наличной выручки, поступившей за смену.

Журнал формы КМ-4: порядок заполнения

Правила ведения КМ-5

До середины 2017 года журнал относился к документам строгой отчетности. Существовали следующие правила его заполнения:

• документ заполнялся один год, затем заводилась новая книга;
• сведения вносились от руки синими чернилами;
• листы нового журнала нумеровались и прошивались;
• перед началом применения форму регистрировали в налоговой инспекции;
• заполненный журнал хранили в архиве компании не менее пяти лет;
• каждая запись обязательно заверялась подписью ответственных лиц организации.

С 2017 года форма КМ-5 более не является обязательной к заполнению, потому что данные обо всех поступающих в кассу денежных средствах хранятся на фискальном накопителе и на облачном сервере, что упрощает процесс контроля со стороны налоговых служб. Регулирующие органы более не запрашивают журналы у хозяйствующих субъектов во время проведения налоговых проверок.

Действующее законодательство не запрещает фирме продолжать заполнение КМ-5 для собственных нужд, например, для совершенствования контроля над деятельностью сотрудников, принимающих денежные средства. Компания разрабатывает форму документа и закрепляет внутренними актами.

Форма КМ-5: бланк

Если фирма или ИП желает продолжать использовать журнал, самый простой вариант – заполнять унифицированную форму, разработанную Госкомстатом. Она имеется в свободном доступе на профильных сайтах.

Обложка журнала содержит следующую информацию:

• название фирмы-составителя, ее ИНН, ОКПО, телефонный номер;
• структурное подразделение компании;
• модель кассы, ее номер от производителя и присвоенный при регистрации;
• ФИО и должность лица, ведущего журнал;
• диапазон дат, за который содержатся сведения в документе.

Далее идут таблицы, заполняемые на ежедневной основе в начале и по окончании рабочего дня. Указываются следующие данные:

• текущая дата;
• номер отдела (если касса относится к конкретному отделу);
• ФИО лица, делающего запись (например, официанта или продавца);
• порядковый номер счетчика;
• показания счетчиков на начало и окончание смены;
• сумма полученной выручки;
• размер сданной выручки (полученная наличность за минусом возвратов);
• подпись лица, сделавшего запись, и представителя администрации;
• примечание.

Унифицированная форма КМ-5 не является обязательной. Это значит, что фирма, в которой ведется журнал, вправе разработать свой образец, уменьшить или увеличить количество столбцов, придумать собственные правила заполнения и обозначить ответственных лиц. Все принятые решения закрепляются локальными актами организации.