Эксперимент Минтруда по электронному кадровому документообороту – что это и кому нужно подключиться

В период пандемии коронавируса работодатели столкнулись с проблемами в документообороте. Многие организации «ушли» на карантин, оформление документов стало невозможным. Как раз сейчас Минтруд запускает очередной эксперимент по кадровому ЭДО (электронному документообороту). Рассказываем, в чем его суть; кто может перейти и в каком порядке.

Читайте: Минтруд запретил выдавать трудовую книжку работнику

Утверждено положение об электронных кадровых  документах

Все началось с принятия Закона № 122-ФЗ от 24.04.20 г. Этот НПА (нормативно-правовой акт) регламентирует правила проведения эксперимента в части перевода кадровой документации в ЭДО. Закон разрешает компаниям переводить в электронный формат бумажные бланки, но не все и пока только на период до 31-го марта 2021 г.

Мнения участников о результатах будут собираться поэтапно. Запланировано 3 таких этапа: до 01.08.2020 г., до 01.12.2020 г., до 02.04.2021 г. При этом организации смогут выразить свое мнение об участии с тем, чтобы при необходимости внести изменения в трудовое законодательство в сфере ЭДО.

Кто сможет принять участие в эксперименте

Относительно участников никаких ограничений нет. Не имеет значения, в каком виде деятельности работает компания; какая у нее численность персонала и организационно-правовая форма. Принять участие в эксперименте вправе любое предприятие. Главное – получить согласие сотрудника, поскольку это мероприятие проводится добровольно. Если работник вначале дал такое согласие, а после передумал, он может отказаться от дальнейшего участия.

Обратите внимание! Не предумотрено участие для дистанционных сотрудников и тех специалистов, кто направлен на работу по договору о предоставлении кадров.

---

Читайте: Минтруд ужесточит меры к работодателям, задерживающим зарплату

Какие кадровые документы можно перевести в электронные

Порядок проведения эксперимента разработал и утвердил Минтруд (Приказ № 240н от 14.05.20 г.). Этот НПА в действие вступил с 28.06.2020 года. В п. 7 Положения по № 240н сказано, что перевести в ЭДО можно все кадровые документы, которые по законодательству нужно оформлять в письменном виде, на бумажных носителях и с ознакомлением специалиста под подпись. Точный перечень работодатель определяет и утверждает самостоятельно до начала участия. К примеру, перевести в ЭДО можно следующие кадровые документы:

• Заявления на прием на работу, на отпуск и т.д.
• ЛНА (локально-нормативные акты) предприятия.
• Приказы на прием на работу, перемещения и на увольнение.
• Приказы на отпуск и на командировку.
• Трудовые, коллективные, ученические договоры.
• Графики отпусков, вахтовой занятости, сменности.
• Договоры о материальной ответственности.
• Соглашения об изменении условий в трудовых договорах.
• Личные карточки персонала.
• Другие виды кадровых документов с учетом поименованных в Приложении 3 к Приказу № 240. Этот список является открытым и может быть дополнен организацией.

Обратите внимание! Данный эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек персонала и сведений об их трудовой деятельности. Они регулируются другим законом.

---

Читайте: Можно ли брать отпуск на выходные дни – разъяснения Минтруда

Технические требования для участников

Если организация планирует принять участие в эксперименте, потребуется обеспечить взаимодействие с порталом «Работа в России». Как это сделать, с помощью специального или уже имеющегося ПО, работодатель решает сам. Но для подключения к порталу потребуется квалифицированная электронная подпись и для предприятия, и для персонала. Компании нужно будет оформить усиленную ЭЦП; работнику – в зависимости от того, как будет организован обмен:

• На портале – достаточно обычной ЭЦП (простой).
• Через собственную электронную систему – нужна квалифицированная ЭЦП.

Обратите внимание! Портал «Работа в России» станет общедоступным с 1-го октября 2020 года. С этой даты пользоваться сайтом смогут все желающие. В период с 20-го июля по 4-ое сентября портал работает в опытном режиме. То есть, пользоваться сервисом могут только те, кто зарегистрировался в системе ЕСИА, включая работодателей и работников. Кроме того, работодатели должны оформить усиленную ЭЦП.

Как принять участие в эксперименте

Правила присоединения участников содержатся в Положении по Приказу № 240н. Чтобы принять участие, работодателю нужно подать заявление в Минтруд России в срок до 1-ого декабря 2020 года. В документе нужно указать:

• Код ИНН работодателя.
• Вид основного ОКВЭД.
• Штатная численность персонала.
• Планируемая численность сотрудников-участников эксперимента по ЭДО.
• Место проведения эксперимента.
• Наличие профсоюза на предприятии.

Дату начала эксперимента по ЭДО также определяет работодатель. До того, как начнется переход, организации необходимо выполнить ряд мероприятий (согласно п. 2 стат. 5 Закона № 122-ФЗ):

• Утвердить перечень переводимых в цифру кадровых документов.
• Определить подразделения организации, участвующие в эксперименте.
• Уведомить персонал – это нужно сделать минимум за месяц до начала эксперимента. Уведомление направляется каждому сотруднику в письменном виде. Работники должны быть извещены о праве отказаться от участия либо должно быть дано согласие.
• Сформировать список работников и утвердить его.
• Учесть мнение профсоюза (при его наличии) и при необходимости внести изменения в ЛНА.
• Ознакомить персонал под подпись с ЛНА, которые связаны с экспериментом.
• Подготовить изменения в коллективные договоры.
• Создать информационную систему или обеспечить взаимодействие с порталом «Работа в России».

Читайте: Электронные трудовые договоры: сложности для работодателя и сотрудника

Порядок выдачи работнику электронных кадровых документов

По трудовому законодательству на подготовку запрошенного работником документа у работодателя есть 3 дня (рабочих). Формат выдачи сотрудник уточняет в заявлении. Доступны следующие варианты:

• «На бумаге».
• В электронном формате, заверенном ЭЦП.
• В электронном формате на портале «Работа в России», с помощью Личного кабинета.

Обратите внимание! Сайт «Работа в России» является бесплатным. Его использование работодателями и сотрудниками не предполагает взимание какой-либо платы.

---

Читайте: Как встать на учет в ЦЗН и получать пособие по безработице