Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Вне зависимости от профессии, от должности и уровня заработной платы, каждый работник, официально оформленный на работу, должен выполнять свои обязанности. За выполнение функций такому работнику платят заработную плату. Но возникает вполне логичный вопрос о том, что входит в перечень должностных обязанностей работника. Ведь, ни для кого не секрет, что при трудоустройстве говорят одно, а по факту – получается совсем другое. Но функции и обязанности любой должности в штате регламентирует должностная инструкция. И далее именно о том, что такое должностная инструкция и какие обязанности в соответствии с ней предусмотрены для офис менеджера с функцией секретаря.

Что представляет собой должностная инструкция

Наверное, трудно найти человека трудоспособного возраста, который хотя бы раз в жизни не сталкивался с должностной инструкцией. Но если кто-то еще в виду своей занятости не слышал о таком документе, то:

  1. должностная инструкция – это документ организационно-правового характера, который закрепляет функции и обязанности определенной должности, предусмотренной в штатном расписании;
  2. бумага содержит информацию о правах и ответственности такого должностного лица в соответствии с действующим законодательством, Трудовым правом и внутренним регламентом предприятия.

Кому выгодно, чтобы такой документ был на предприятии? Это выгодно всем:

  • Работодателю, который может четко определить обязанности сотрудника и, в случае чего, спросить с него за их невыполнение;
  • Работнику, который осуществляет свою деятельность на предприятии исключительно в рамках своих должностных обязанностей. Выполнение задач и функций, не прописанных в таком правовом документе, не входит в компетенцию штатного сотрудника;
  • Трудовой инспекции и другим контролирующим организациям, которым легче с наличием инструкции доказать и фиксировать факт нарушения трудового законодательства.

Таким образом, наличие такого документа является обязательным залогом соблюдения трудового законодательства. Кроме того, такой документ выполняет ряд важных функций, среди которых можно выделить следующие:

  1. Точно и правильно распределять функции среди штатных работников;
  2. Обеспечивать выполнение поставленных задач и целей конкретным работником, отделом и в целом предприятием;
  3. Защищать права работника, четко их определив в документе;
  4. Обеспечивать правильное подчинение сотрудника конкретному руководителю;
  5. Правильно мотивировать работника к труду;
  6. Повышать эффективность работы в целом.

Как составляется должностная инструкция

Допустим, руководитель компании понимает важность и необходимость составления должностной инструкции, например, того же офис-менеджера, как и где он должен брать сведения  для составления такого документа, что является основой для такого документа и т.д.

Думаем, что у руководителя любого отдела, который начинает работать на предприятии с нуля, такие вопросы возникнуть, ведь только что зарегистрированное учреждение не может иметь должностных инструкций. И далее попробуем ответить на данный вопрос.

Какие источники информации могут использоваться при составлении должностной инструкции:

  • Положения про структурные подразделения компании, принятые при создании компании;
  • Штатное расписание, устанавливающее наличие конкретных должностей;
  • Нормативы труда;
  • Справочник должностей квалификационного характера;
  • Интернет ресурсы;
  • Опросы работников;
  • Другие источники информации.

Но, как отмечают эксперты, наиболее важным и необходимым источником информации для составления инструкции служит Квалификационный справочник должностей. Это база, от которой и следует отталкиваться. В данном документе прописаны все требования, компетентности, квалификационные критерии, выдвигаемые к каждой штатной единицы.

Конечно, такой справочник должен стать основой. Но на каждом предприятии должностная инструкция может быть видоизменена с учетом требований предприятия.

Справочная информация: для каждой штатной единицы разрабатывается отдельная должностная инструкция.

Должностная инструкция всегда должна разрабатываться на основании тех задач, которые в целом ставятся перед подразделением. Исходя из задач и функций структурного отдела, разрабатываются и функции отдельного работника. При этом документ всегда должен состоять из конкретно выделенных элементов:

  • Общие положения;
  • Задачи и функции работника;
  • Обязанности;
  • Права;
  • Ответственность.

Допустимо, чтобы указанные разделы совмещались или укрупнялись, но при этом документ обязательно должен их содержать. И далее на примере разберем, как выглядит должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря.

Должностная инструкция главного инженера предприятия

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Конечно, сама должность офис менеджера, да еще с функциями секретаря, понятие обтекаемое. Здесь может возникнуть масса проблем, поскольку, когда берут человека на такую вакансию, то предполагается, что он будет выполнять все: от подачи кофе до управления всем офисом. И если провести опрос сотрудников, которые когда-то работали на такой должности, то половина из них вообще не видели такого документа как должностная инструкция.

Но наличие должностной инструкции зависит не от самого офис менеджера, а от руководителя, который хочет или нет соблюсти закон, и защитить права самого сотрудника. И далее поговорим о том, что может входить в функции, задачи и обязанности такой штатной единицы.

Структура должностной инструкции офис менеджера с функциями секретаря будет представлена в таблице.

Название раздела должностной инструкцииСущность
Общие положенияЗдесь нужно указать следующее:

·        Должность относится к категории специалистов;

·        Принимаются субъекты только с высшим образованием по соответствующему или схожему профилю;

·        Наличие стажа работы на аналогичной должности;

·        Назначение на работу осуществляется директором.

То есть в общем разделе нужно указать те требованиям, которым должен соответствовать потенциальный кандидат на вакансию. Например, можно одним из пунктов указать, что обязательно должен знать офис менеджер: какие программы, какую информацию, в каких понятиях ориентироваться и т.д.

Должностные обязанностиЭто наиболее обширный раздел, где нужно указывать то, что должен выполнять офис менеджер с функциями секретаря. Конечно, представленный далее список обязанностей не является общеобязательным, но он может быть взят за основу:

1.     Обеспечивать офис канцелярскими принадлежностями и другими МШП, необходимыми для нормального функционирования офиса;

2.     Следить за правильной работой оргтехники офиса;

3.     Осуществлять действия, направленные на обеспечение нормальной работы офиса, в частности: отвечать на звонки, принимать корреспонденцию, передавать поступающую информацию руководителю, собирать документы на подпись, передавать их начальнику, а потом передавать по отделам;

4.     Составлять и доводить до сведения структурных подразделений приказы, распоряжения руководителя;

5.     Осуществлять подготовительную и организационную работу по провидению переговоров с партнерами, совещаний с подчиненными, общение с прессой и т.д.;

6.     Своевременно осуществлять печать поступающей на имя руководителя корреспонденции;

7.     Осуществлять делопроизводство офиса, в том числе регистрировать входящие и исходящие бумаги;

8.     Проводить контроль и организовывать посещение граждан в стенах кабинета руководителя;

9.     Вести учет поступающих в офис товаров и услуг;

10.                        Контроль над соблюдением чистоты, техники безопасности, пожарной безопасности в офисе.

Это лишь базовый перечень обязанностей. По усмотрению руководителя он может быть расширен.

Права офис менеджера с функциями секретаряКаждый сотрудник имеет права, предусмотренные законом, кроме того ему предоставлен ряд прав в зависимости от поставленных перед ним обязанностей. Так офис менеджер имеет следующие права:

·        Разрабатывать и предлагать новшества по улучшению работы офиса;

·        Осуществлять запросы и ходатайства в отделы по поводу предоставления нужной информации;

·        Своевременно в полном объеме знакомиться с решениями руководства, которые прямо или косвенно затрагивают его работу;

·        Требовать от руководителя комфортных условий труда, которые обеспечивают выполнение поставленных перед ним задач.

Как правило, раздел «Права» всегда по объему наименьший.

 

ОтветственностьЛюбой сотрудник должен нести ответственность за невыполнение своих функций или за нарушение законодательства. Офис менеджер не является исключением.

Он несет определенную ответственность, которая и прописывается в должностной инструкции. Кроме того, в инструкции прописано и за что он несет ответственность:

·        За невыполнение своих должностных обязанностей;

·        За ненадлежащее выполнение своих обязанностей;

·        За нарушение норм законодательства;

·        За причинение материального ущерба предприятию;

·        За использование активов фирмы в собственных целях или в целях, не предусмотренных внутренним распорядком.

 

Таким образом, из представленной информации можно сделать вывод, что любая должностная инструкция, в том числе и офис менеджера с функциями секретаря является в некой мере уникальной бумагой, которая составляется конкретно под запросы фирмы. Конечно, можно использовать разработанные шаблоны (образец должностной инструкции офис менеджера с функциями секретаря можно скачать по ссылке ниже), но для максимального результата и удовлетворенности руководителя, необходимо разрабатывать документ с учетом индивидуальных особенностей компании.

(Скачать образец) Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

альтернативный текстЕсли вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Поделиться:

Добавить комментарий

Войти с помощью: 
Загрузка...