Что такое УПД в бухгалтерии

В целях сокращения документооборота ФНС разработала универсальный передаточный документ. Эта форма представляет собой сводный бланк, который совмещает функции счет-фактуры и первичной накладной. В каких случаях налогоплательщики могут применять этот документ? Как его заполнить? Ответы на эти и иные вопросы – в нашей статье.

Что такое УПД в бухгалтерии

УПД расшифровка в бухгалтерии означает универсальный передаточный документ. Налоговая служба представила его в своем Письме № ММВ-20-3/96@ от 21.10.13 г. Бланк содержит все обязательные реквизиты счет-фактуры и первички, то есть данных налогового учета, а также бухгалтерского.

Разработка обсуждаемой формы стала возможной после вступления в действие Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г. Этот нормативно-правовой акт отменил обязанность организаций по использованию унифицированной первички (п. 4 стат. 9). УПД, универсальный передаточный документ, позволяет упростить документооборот, когда вместо нескольких форм составляется единая. Это возможно благодаря тому, что УПД объединяет счет-фактуру и первичный бланк на передачу ТМЦ (ТТН, ОС-1, ТОРГ-12, М-15 и т.д.).

Почему налоговики создали единый документ на основании счет-фактуры? Очень просто. Налогоплательщики НДС обязаны использовать типовую форму счет-фактуры (п. 8 стат. 169 НК). В то же время бланки накладных или актов на приемку-передачу компании вправе разрабатывать самостоятельно. Следовательно, когда выполняется реализация продукции, передача ценностей, оказание услуг и т.д., потребуется составить два вида документов. Это счет-фактура и первичная форма в зависимости от конкретной хозоперации. Чтобы уменьшить документооборот, соблюсти требования НК РФ в части НДС и подтверждения расходов, можно заполнить несколько бланков или же оформить универсальный.

Применение УПД в РФ дает возможность хозяйствующим субъектам использовать свое нормативное право на вычет по НДС; учитывать соответствующий факт деятельности в бухучете; подтвердить расходы компании в части налога с прибыли или иных используемых налогов. Бланк можно составлять во время оформления операций между контрагентами в следующих ситуациях:

• При поставке изделий или товаров.
• При оказании различных услуг.
• В случае выполнения подрядных или других работ.
• При совершении сделок по имущественным правам.
• Во время проведения посреднических сделок и пр.

Кто обязан применять УПД

Работать с данным документом вправе предприятия любых форм собственности, систем налогообложения и видов деятельности. Никаких ограничений ФНС не устанавливает. Как понятно из Письма, составление формы носит добровольный характер. В том числе ее могут использовать в качестве подтверждения операций хоздеятельности неплательщики НДС. К примеру, это фирмы на ЕНВД, УСН или пользующиеся правом на освобождение от НДС по стат. 145 НК. В этом случае некоторые строки бланка не заполняются.

Если компания приняла решение работать с УПД, это нужно отразить в учетной политике. Такой порядок может распространяться на все виды операций или только на отдельные из них. Предположим, фирма намеревается перевести на универсальный документ посреднические сделки, а обычную реализацию оформлять с использованием счет-фактур и накладных. Тогда в учетной политике четко прописывается, какие документы и по каким сделкам оформляются. Также ФНС не запрещает выписывать смешанные формы в рамках одной сделки, то есть по частям поставки. Разъяснения налоговиков по этому вопросу даны в Письме № ГД-4-3/8963 от 27.05.15 г.

Как заполняется бланк УПД

Чтобы правильно составить бланк, в первую очередь требуется отразить его статус. В настоящее время возможны следующие варианты:

1. С указанием статуса 1 – обозначает действие формы как счет-фактуры и первички. В нем должны быть заполнены все предусмотренные реквизиты. Это позволяет организации заявить вычет и учесть понесенные расходы.
2. С указанием статуса 2 – поясняет, что документ используется только как первичный. В этом случае не требуется внесение данных, предусмотренных для счет-фактуры. Поскольку форма применяется в качестве первички и служит для подтверждения факта передачи ТМЦ, выполнения работ, оказания услуг и т.д. Разрешается оформить отдельную счет-фактуру по необходимости.

УПД разработан согласно Постановлению Правительства № 1137 от 26.12.11 г. Здесь отражаются все обязательные сведения из актуального бланка счет-фактуры. Эта часть выделена отдельно и обведена жирной чертой. Заполнение данных осуществляется в соответствии с утвержденным нормативным порядком (Приложение 1 к Постановлению № 1137). Рассмотрим подробнее алгоритм внесения информации:

• Счет-фактура заполняется по общепринятым правилам (стр. 1-8, 1-11 таблицы).
• Затем указывается вид бланка – универсальный передаточный документ.
• Приводится статус формы – 1 или 2.
• Приводится № (по порядку) и код по товару – эти данные, по мнению ФНС, облегчают поиск документа и могут использоваться для идентификации товаров по артикулу или видам деятельности по кодам ОКВЭД (до 2017 г. – ОКУН) для уточнения услуг и работ.
• Заключительный раздел состоит из стр. 8-19 – данные вносятся так:
  • Стр. 8 – приводится документальное основание для совершаемой хозоперации. К примеру, это № договора, поручения, соглашения и т.д.
  • Стр. 9 – указываются сведения о транспортировке ТМЦ. Это может быть № и дата транспортных документов, сведения о массе, комплектации, количестве перевозимого груза и т.д.
  • Стр. 10, 15 – вносятся должности, расшифровка ФИО и личная подпись ответственных за сдачу (отгрузку) и приемку (получение) ТМЦ. При передаче ценностей тем же лицом, которое ответственно за подписание счет-фактуры, разрешается не проставлять по стр. 10 повторно подпись, но должность и ФИО вносятся обязательно.
  • Стр. 11, 16 – приводятся календарные даты отгрузки ТМЦ и получения. При этом нужно помнить, что число по стр. 16 должно быть позже числа по стр. 11. А число по стр. 11 должно быть позже или равно дате заполнения УПД. ФНС рекомендует вносить данные в стр. 11, 16 даже при совпадении с датой составления УПД. Это исключает возможность проставления ложных сведений посторонними лицами.
  • Стр. 12 – здесь указываются дополнительные данные по отгрузке ТМЦ. К примеру, это сведения о сертификатах, паспортах и прочих документах.
  • Стр. 13, 18 – отражаются данные по ответственным за оформление отгрузки и приемки ТМЦ лицам. Это могут быть как сотрудники, отвечающие непосредственно за отпуск и приемку товаров, так и руководящие лица организации (директор и главный бухгалтер).
  • Стр. 14, 19 – заполняются данные о субъектах, составляющих УПД от продавца и покупателя. Сведения в эти строки разрешается не вносить, если печать уже содержит наименования сторон.
  • Стр. 17 – приводится информация о наличии или отсутствии претензий, а также сведения о прочих документах, прилагаемых к УПД.
• Проставление печати в финальной части документа не требуется, если в форме заполнены все обязательные сведения по п. 2 стат. 9 Закона № 402-ФЗ.

Оформляется бланк как «на бумаге», так и электронно. При этом бумажный бланк приведен ФНС в Письме № ММВ-20-3/96@ от 21.10.13 г., а электронный формат – в Приказе № ММВ-7-15/155@ от 24.03.16 г. Чтобы у составителя в будущем не возникло проблем с контрагентом в части документооборота, рекомендуется оговорить применяемые формы еще на стадии подписания договора на сделку.

УПД – это первичный документ или нет?

По своему статусу УПД может быть приравнен к первичке организации. Разумеется, при том условии, что в нем отражены все реквизиты, предусмотренные Законом № 402-ФЗ для первичных форм. Рекомендуемая ФНС форма УПД отвечает всем требованиям налогового, а также бухгалтерского законодательства. В бланк изначально заложены все необходимые реквизиты. А значит, можно говорить о том, что универсальный документ признается первичкой.

Назначение УПД видно из статуса. Если указать код статуса «2», форма используется только как первичная. Счет-фактура составляется отдельно по необходимости. Если внести код «1», бланк заменяет и счет-фактуру, и первичку. Эта норма распространяется на налогоплательщиков на общем режиме, упрощенке или вмененке, на освобожденных от НДС по стат. 145 НК.

Обратите внимание! В связи с тем, что УПД носит универсальный характер, бланк может заменить собой не только первичку, но и счет-фактуру. Соответственно, заполнение универсального документа не лишает компанию права на вычет по НДС.

Какие риски несут налогоплательщики при использовании УПД?

Несмотря на то, что УПД разработана и принята ФНС достаточно давно, многие предприятия опасаются вводить в свой документооборот подобную форму. Сомнения связаны с налоговыми рисками. Однако данное мнение необоснованно. Проверка УПД ведется ИФНС в порядке, аналогичном для счетов-фактур и обычной первички. При правильном заполнении всех обязательных реквизитов, включая указание статуса документа, никаких рисков для налогоплательщика не возникает (Письмо ФНС № ГД-4-3/3987@ от 05.03.14 г.).

Таким образом, решение о целесообразности использования УПД принимает организация самостоятельно. Если компания собирается составлять такой документ, данная норма должна быть закреплена в учетной политике. При этом нужно назначить лиц, ответственных за формирование УПД, и обозначить перечень хозопераций, по которым заполняются универсальные формы. Также следует согласовать данный документооборот с постоянными клиентами.