Что такое книга покупок и продаж

При осуществлении деятельности, облагаемой налогом на добавленную стоимость, плательщику надлежит учитывать торговые операции в специальных регистрах. Ответы на вопросы, что такое книга покупок и как правильно вести книгу продаж содержатся в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, закрепившем формы специального учета по НДС и рекомендации по заполнению указанных регистров (далее – Порядок).
Книги могут заполняться на бумажном носителе либо в электронной форме.

Книга покупок

Предназначение книги покупок – это системный учет счетов-фактур, выписанных продавцом покупателю с целью исчисления вычетов по НДС.
При декларировании по НДС данные, содержащиеся в книге, включаются в декларацию. В частности, в разделе 8 отражается информация о покупателе и продавце, номера документов. Финансовое ведомство считает, что включение в декларацию этих данных предоставит инспекциям Налоговой службы РФ возможность успешно осуществлять надзорные функции и пресекать попытки незаконных махинаций с НДС (см. также Приказ Налоговой службы РФ от 29 октября 2014 г. N ММВ-7-3/558@, Письмо Минфина России от 23.04.2015 N 03-07-14/23289).
В книге покупок не осуществляется запись в отношении счетов-фактур, полученных:
— при безвозмездных операциях;
— на сумму оплаты, аванса при безденежных формах расчетов;
— при получении комиссионером (агентом) товара от комитента (принципала) для реализации;
— полученные при получении комиссионером (агентом) денежных средств от продавца при выполнении договора комиссии (агентского) на приобретение товара
— и иных (пункт 19 раздела II Приложения № 4 к Порядку).
Книгу покупок можно исправлять и уточнять.
При исправлениях, совершаемых до завершения налогового периода, в книге нужно указать аннулируемый счет-фактуру с минусовыми значениями и отразить надлежащий счет-фактуру (пункт 9 раздела II Приложения № 4 к Порядку).
При исправлениях, совершаемых по завершению налогового периода вносить изменения нужно при помощи дополнительных листов книги за данный период. В дополнительном листе аннулируются неправильные и ошибочно указанные в данном периоде счета-фактуры (пункт 4 раздела II, пункт 3 раздела IV Приложения № 4 к Порядку).
Книгу нужно хранить четыре года с момента заключительной записи (пункт 24 раздела II Приложения № 4 к Порядку).

Примечания
— существует вопрос: следует ли отражать в книге покупок счета-фактуры, полученные от продавца по факсу или по электронной почте в виде сканированных копий, судебная практика показывает, что если покупатель отражает такие счета-фактуры в книге покупок и предъявляет НДС по ним к вычету, нему могут предъявляться претензии со стороны налоговых органов. Но если такие счета-фактуры содержат все необходимые реквизиты и подписаны уполномоченными лицами, у покупателя есть шанс отстоять свою правоту в суде (пример: Постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2014 N А12-10784/2013).;
— плательщик при декларировании не обязан предоставлять в инспекцию ФНС России книгу покупок или ее копию, т.к. сведения из этой книги содержатся в разделе 8 декларации.

Несколько рекомендаций от контролирующих органов.
1) Налоговая служба РФ рекомендует при заполнении книги использовать коды видов операций, доведенные Письмом Налоговой службы РФ от 22.01.2015 N ГД-4-3/794@ (см. также Письмо Налоговой службы РФ от 27.01.2016 N ЕД-4-15/1065).
2) при направлении работника в командировку в книге отражается проездной билет, включенный работником в отчет о командировке с выделением НДС (Письмо Налоговой службы РФ от 21.05.2015 N ГД-4-3/8565).
3) так как в контрольном купоне электронного билета ИНН и КПП организации, осуществляющей перевозку, не отражаются, соответствующие сведения о них не проставляются в графе 10 книги и в разделе 8 декларации по НДС (Письмо Налоговой службы РФ от 18.08.2015 N ГД-4-3/14544).
4) при осуществлении торговли через филиалы нет каких-либо особенностей ведения книги покупок и книги продаж (Письмо Минфина России от 24.03.2015 N 03-07-11/16050).
5) в целях вычета НДС, в результате покупки товаров (работ, услуг) в отношении которых применяются ставки 0 и 18 процентов, счет-фактура должна быть учтена в книге в части суммы налога, предъявляемой к вычету (Письмо Минфина России от 02.03.2015 N 03-07-09/10695).
6) Финансовое ведомство указывает на то, что в графе 7 книги, в частности, следует отражать реквизиты документов по авансовым платежам (Письмо от 16.03.2015 N 03-07-11/13816), по затратам на командировки (Письмо от 23.03.2015 N 03-07-11/15889), возврату авансов (Письмо от 24.03.2015 N 03-07-11/16044), по уплате НДС при ввозе товаров на территорию РФ (Письмо от 26.11.2014 N 03-07-11/60221).

Книга продаж

Предназначение книги продаж – это системный учет счетов-фактур (а также лент ККТ, БСО), при осуществлении торговых операций в тех случаях, когда возникает обязанность по исчислению НДС на основании главы 21 Налогового кодекса РФ, в т.ч., при отгрузке товаров, продукции, осуществлении работ, услуг, производстве строительно-монтажных работ для себя, и др.
Вести учет счетов-фактур в данной книге надлежит в т.ч. и лицам, освобожденным от уплаты НДС.
Учет счетов-фактур в книге осуществляется в хронологической последовательности в периоде возникновения обязательства по НДС вне связи с датами их выставления и получения покупателями (пункт 2 и абзац 2 пункта 3 раздела II Приложения № 5 к Порядку, Письмо Минфина России от 16.12.2015 N 03-07-11/73742).
После утверждения итогов в графах 14 — 19 книги продаж, эти данные переносятся в раздел 9 декларации по НДС.
Книгу можно исправлять и уточнять.
При исправлениях, совершаемых до завершения налогового периода в книге нужно указать аннулируемый счет-фактуру с минусовыми значениями и отразить надлежащий счет-фактуру (пункт 11 раздела II Приложения № 5 к Порядку).
При исправлениях, совершаемых по завершению налогового периода вносить изменения нужно при помощи дополнительных листов книги за данный период. В дополнительном листе аннулируются неправильные и ошибочно указанные в данном периоде счета-фактуры (абзац 3 пункта 3 раздела II, пункт 3 раздела IV Приложения № 5 к Порядку).
Книга продаж должна храниться четыре года с момента заключительной записи (пункт 22 раздела II Приложения № 5 к Порядку).

Примечания.
— доверители (принципалы), осуществляющие торговые операции по договору поручения или агентскому договору от имени доверителя (принципала), учитывают в книге счета-фактуры, выписанные при поступлении оплаты (аванса), а также счета-фактуры, выписанные при фактической продаже;
— комиссионеры (агенты) не учитывают в книге счета-фактуры, выписанные от своего имени (пункт 20 раздела II Приложения № 5 к Порядку).

Несколько рекомендаций от контролирующих органов.
1) Если торговые операции заключаются в продаже товаров (работ, услуг) лицам, не являющимся плательщиками НДС (в т.ч., освобожденным от НДС) стороны вправе заключить письменное соглашение о том, что счета фактуры не выставляются. В этом случае существует возможность учета в книге продаж первичных или иных документов по этим сделкам (Письмо Налоговой службы РФ от 27.01.2015 N ЕД-4-15/1066@).
2) при продаже своей продукции (товаров) в графу 13б книги переносится стоимостное значение из графы 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры, а в графе 17 книги отражается сумма налога от продажи своих товаров (Письмо Налоговой службы РФ от 08.12.2015 N ЕД-4-15/21535@); аналогичным образом учет в книге осуществляется в отношении торговых операций в рамках договора комиссии (Письмо Минфина России от 11.02.2015 N 03-07-11/5910).
3) при продажах в розницу дистанционным способом через платежных агентов надлежит составлять справку-расчет или иную сводную ведомость с указанием итоговых сведений данные по таким торговым операциям за конкретный период времени. В этом случае в книге продаж следует регистрировать такую справку-расчет или сводную ведомость (Письмо Минфина России от 19.11.2015 N 03-07-09/66869).
4) если у продавца нет информации об ИНН/КПП покупателя, графа 8 книги не заполняется, вследствие чего в строке 100 раздела 9 декларации такие сведения не указываются (Письмо Налоговой службы РФ от 14.08.2015 N ГД-4-3/14398).
5) если товары продаются в розницу физическим лицам за наличный расчет, то в книге за отсутствием счетов-фактур надлежит ссылаться на первичные или документы, подтверждающие такие торговые операции (Письмо Минфина России от 28.05.2015 N 03-11-11/31033); аналогичным образом учет в книге продаж осуществляется при продаже комиссионером от своего имени товаров комитента (Письмо Минфина России от 17.03.2015 N 03-07-09/14183).

Электронный формат книг

Существует возможность ведения книги покупок и продаж в электронной форме, которая предусмотрена Приказом Налоговой службы РФ от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@.
Налоговая служба РФ при проверке отдает свое предпочтение направлению плательщиком документации в электронном виде; В статьях 93 и 93.1 Налогового кодекса РФ отражено, что если требуемая для проверки документация содержится в электронной формате, плательщик имеет возможность направить ее в инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Возможность направления документации в таком формате установлена, в т.ч., для книги покупок и книги продаж (Письмо Налоговой службы РФ от 04.12.2015 N ЕД-16-2/304).
В случае необходимости представления книг в инспекцию ФНС России (например, в случае налоговой проверки) они подписываются усиленной КЭП руководителя или индивидуального предпринимателя (пункт 24 раздела II Приложения № 4, пункт 22 раздела II Приложения № 5 к Приказу).