Что происходит с бумажной трудовой книжкой при переходе на электронную?

Переход на электронный документооборот с ПФР привел к утрате значимости бумажного экземпляра. До 31.10.2020 года работодатели обязан проинформировать наемный персонал о нововведениях и предоставить возможность выбора сотрудникам, в каком виде вести его трудовую книжку: электронном или бумажном.

Право выбора

Сведения о наемных сотрудниках передаются работодателями в пенсионный фонд в электронном формате, начиная с 2020 года. Право выбора о необходимости далее заполнять и вести оформление трудовой книжки в бумажном виде принадлежит работнику. Решение принимается каждым сотрудником и озвучивается в заявлении, предоставляемом работодателю:

1. Предпочтение бумажного варианта. Если работник не желает отказываться от действовавшего порядка, то работодатель продолжает вносить записи в бумажную трудовую параллельно с передачей информации в ПФР в электронном виде.
2. Переход на электронный формат. Если сотрудник отказывается от внесения записей в бумажный формуляр, то работодатель его передает владельцу при соблюдении формальностей.

Документооборот и последняя запись

При отказе работника от ведения бумажного формата трудовая книжка выдается на руки с внесением последней записи с указанием по графам:

• гр.1 – порядковый номер записи;
• гр.2 – дата выдачи трудовой книжки на руки;
• гр.3 – передача документа в соответствии с отказом от дальнейшего заполнения;
• гр.4 – основание – заявление работника.

Для подтверждения факта получения сотрудник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек, в котором должна содержаться пометка о принятом решении работника об отказе дальнейшего ведения.

Сроки выдачи

Если работник предпочитает электронную версию, то после получения заявления работодателю дается три рабочих дня на заполнение и выдачу бумажной трудовой (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 года № 14-2/В-260). До издания письма трудовое ведомство фиксировало иной срок – день обращения. Однако в силу специфики, не позволяющей ряду предприятий выполнить данное требование, срок был изменен.

После получения ответственность за бумажный формуляр с работодателя снимается, а подтверждением страхового стажа при выявлении расхождений с ПФР занимается работник. С момента передачи на руки все сведения о трудовой деятельности гражданина формируются только в электронном формате и не дублируются в бумажный экземпляр.