4-ФСС за 3 квартал 2018

Компании и индивидуальные предприниматели, нанимающие персонал, обязаны представлять в уполномоченные государственные органы «зарплатную» отчетность. В октябре наступает срок сдачи 4-ФСС за 3 квартал 2018. Это форма, обязательная к заполнению для бизнес-субъектов, которые заключают трудовые договоры с физлицами и уплачивают в Фонд страховые взносы на случай травматизма.

Кто обязан представлять 4-ФСС

Согласно положениям 125-ФЗ, подготовка формы – обязанность хозяйствующих субъектов, которые выплачивают доходы физлицам. Она распространяется на:

• компании (российские или иностранные);
• «обособки», имеющие собственные расчетные счета и сдающие отдельный баланс в ИФНС;
• ИП, зарегистрированных в Фонде в качестве нанимателей рабочей силы.

Обозначенные категории бизнес-субъектов представляют ненулевой 4-ФСС за 9 месяцев 2018, если начиная с 01.07 они хотя бы единожды совершали перечисления в пользу наемных специалистов по трудовым договорам. Заключение ГПБ рождает необходимость уплаты взносов в Фонд и составления отчетности, если в них содержится отдельный пункт о том, что за нанимателем возникает такая обязанность.

Срок сдачи 4ФСС за 3 квартал 2018

Способ представления отчетности зависит от численности персонала структуры-нанимателя. Действующее законодательство предлагает два возможных варианта:

1. Количество сотрудников составляет до 25 человек включительно

Организация вправе выбирать: сдавать отчет в электроне или на бумажном носителе. Крайний срок представления формы за 3-й квартал – 22.10.2018 г. Он переносится на это число, потому что 20.10 – суббота, нерабочий день.

2. Численность персонала более 25-ти человек

Возможен единственный способ – электронное представление формы. Срок сдачи 4ФСС за 9 месяцев 2018 наступает 25.10.18. Переносов не предусмотрено, потому что это рабочий день – четверг.

Бумажная сдача отчетности предполагает, что заполненную форму приносит в ИФНС директор компании, частный предприниматель или иное уполномоченное лицо, действующее по доверенности, оформленной в соответствии с существующими нормами. Документ считается полученным с момента, когда на экземпляре, остающемся у хозяйствующего субъекта, проставлена отметка о принятии. Второй вариант представления – отправка документации по почте России.

Если фирма представляет отчет 4ФСС за 9 месяцев 2018 года электронно, она формирует файл, который заверяет электронной подписью. Последняя оформляется заблаговременно в удостоверяющем центре. Компания вносит установленную плату и собирает пакет документов, подтверждающих полномочия лица, на которое делается ЭПЦ,

Далее возможно представление отчета посредством ТКС, если у фирмы заключен договор с оператором, например, с системой «Контур». Документ считается сданным, когда приходит квитанция о принятии.

Если договора с операторами нет, отчет 4ФСС за 3 квартал 2018 года можно представить через официальный сайт ФСС. Наниматель предварительно создает файл в формате XML, затем направляет его на рассмотрение в Фонд. Форма считается сданной, когда она прошла формальный контроль и получатель выслал квитанцию о приеме.

Третий способ сдать отчетность электронно – принести ее в Фонд на флешке. 4-ФСС за 3 квартал 2018 года обязательно заверяется усиленной ЭЦП, после чего данные передаются уполномоченным сотрудникам госинстанции, которые проводят их первичный контроль.

Отчет 4-ФСС в 2018 году

Порядок заполнения отчета

Согласно положениям приказа ФСС №381, отчетная форма условно делится на два блока. Первый – таблицы, обязательные для заполнения всеми без исключения фирмами и ИП, зарегистрированными в качестве страхователей вне зависимости от факта ведения деятельности и найма персонала. В эту категорию входят следующие разделы:

• Титульник – эта часть формы 4-ФСС за 3 квартал 2018 дает понимание о том, кто ее составил (содержит общие сведения о фирме или ИП, ее регномере и коде подчиненности в Фонде), каково количество наемных работников у хозяйствующего субъекта, какой представитель организации подтверждает достоверность вносимых данных.
• Таблица 1 – содержит информацию, на основании которой в дальнейшем рассчитывается сумма взносов. Например, форма 4-ФСС за 9 месяцев 2018 включает сведения о доходах работников за период с июля по сентябрь (в совокупности и в разбивке по месяцам), о поступлениях сотрудников, освобожденных от обложения взносами, в ней прописывается страховой тариф с учетом положенных фирме скидок и надбавок.
• Таблица 2 – это непосредственно процесс расчета суммы обязательств перед Фондом, основанный на данных бухучета фирмы. Примеры заполнения 4ФСС за 3 квартал 2018 демонстрируют, что в этой части указывается размер задолженности на начало периода, текущих обязательств, доначислений или возвратов по результатам проведенных проверок. Итог вычислений – окончательная сумма, которую фирме нужно перечислить по итогам периода.
• Таблица 5 – это информация о спецоценках рабочих мест и медицинских обследованиях персонала, проведенных в компании. Приведенные в этом разделе сведения демонстрируют, каковы условия труда на предприятии.

Вторая часть бланка 4ФСС за 3 квартал 2018г. – это таблицы, которые заполняются исключительно фирмами и ИП, проводившими операции конкретного типа. Остальные хозяйствующие субъекты вправе не печатать эти страницы или не включать в XML-файл, направляемый в Фонд. К числу опционных разделов относятся следующие:

• Таблица 1.1 – сведения о сотрудниках, временно направляемых в другие организации.
• Таблица 3 – часть бланка 4ФСС за 9 месяцев 2018г., куда включается информация о расходах на соцстрахование, понесенных фирмами (например, на санаторное лечение персонала, повышение безопасности на производстве).
• Таблица 4 – заполняется фирмами, у которых в отчетном периоде имели место несчастные случаи на производстве. Включает сведения об их характере и исходе.

Заполнение 4-ФСС за 3 квартал 2018 происходит по правилам, изложенным в приказе ФСС №381. Они стандартны: в каждом поле пишется один знак, графы, где нечего указать, прочеркиваются, все листы содержат сквозную нумерацию, указание регистрационного номера фирмы в Фонде, кода ее подчиненности. Вся представленная в отчете информация должна соответствовать реальному положению дел в организации.

4-ФСС за 3 квартал 2018 нулевая

Согласно положениям действующего законодательства, «нулевка» представляется следующими категориями страхователей:

• компаниями;
• их обособленными подразделениями, имеющими банковские счета и сдающими собственную финотчетность;
• ИП, если они не нанимают работников, но еще не снялись с регистрации в Фонде.

4-ФСС за 9 месяцев 2018 нулевая готовится, если за указанный период фирма или ИП не совершили ни одной выплаты сотрудникам. Она предполагает, что страхователь печатает исключительно обязательные листы. Нужно внести информацию в титульник, указать размер страхового тарифа в первой таблице, а в остальных полях проставить прочерки.

Как сдать уточненный отчет?

Необходимость представлять уточненный расчет 4-ФСС за 3 квартал 2018 возникает у хозяйствующего субъекта в следующих ситуациях:

• в первоначальном варианте были допущены ошибки;
• отдельные данные были указаны не полностью или пропущены, что привело к занижению суммы страховых взносов.

Если неточности в исходном файле не влекут занижения размера взносов, страхователь имеет право представить «уточненку» по собственной доброй воле, закон не обязывает его это делать. Эксперты едины во мнении, что во избежание споров с Фондом лучше сдать корректировочную форму.

Согласно положениям 125-ФЗ, уточненный расчет 4-ФСС за 9 месяцев 2018 представляется в Фонд на том бланке, который действовал на момент составления первоначальной формы.

Действующее законодательство предполагает, что в «уточненке» указывается номер корректировки, отличный от «000». Например, если фирма сдает корректировочный документ впервые, ставится «001», если повторно – «002» и далее по порядку. Отчет заполняется полностью, а не только те таблицы, в которые хозяйствующий субъект желает внести изменения. К нему прикладывается сопроводительное письмо, составляемое в произвольной форме, объясняющее, какие изменения и по какой причине внес страхователь.

Уточненный отчет 4-ФСС за 3 квартал 2018: штрафные санкции

У Фонда полностью отсутствуют основания для наложения штрафных санкций на фирму-страхователя, сдавшую «уточненку», в двух случаях:

• Корректировочный отчет сдан до наступления «дедлайна». Например, фирма, представляющая документ за 3-й квартал электронно, нашла ошибку до 25.10.18 и направила «уточненку».
• Сумма взносов в первоначальной отчетности была завышена, страхователь сдает новую форму, чтобы впоследствии вернуть или перезачесть переплату.

Если отчет 4-ФСС за 9 месяцев 2018 сдается после наступления «дедлайна» и предполагает увеличение суммы взносов, страхователя освободят от ответственности в следующих случаях:

• «уточненка» представлена до момента, когда Фонд сообщил фирме об ошибке;
• корректирующий отчет представлен ранее, чем Фонд назначил выездную проверку;
• проведенная проверка не подтвердила, что компания занизила базу для исчисления взносов.

Пункты 1-2 «работают» в ситуации, если до наступления обозначенных условий фирма перечислила в Фонд недоимку и пени за просрочку.

В иных ситуациях, не освобождающих хозяйствующего субъекта от ответственности, сдача уточненного 4-ФСС за 9 месяцев 2018 года карается штрафной санкцией. Это 5% от суммы не исполненного обязательства по взносам за каждый месяц просрочки (полный или неполный), минимум 1 тыс. рублей, максимум 30% от совокупной задолженности перед Фондом.