29 августа 2017
Нумерация кадровых приказов на прием и увольнение
Очень часто на практике у бухгалтеров возникает вопрос, как пронумеровать приказы на прием и увольнение, если вся работа автоматизирована на базе определенной программы. Часто там идет своя нумерация по каждому виду кадрового приказа и она обновляется с началом каждого года. Практические примеры, как правильно нумеровать приказы вы найдете в материале ниже
Законодатель жестко не регламентирует, как будут нумероваться приказы на увольнение работников и на прием новых сотрудников, особенно с учетом правил автоматизации. Поэтому мы советуем составить подробную и понятную инструкцию по делопроизводству в вашей фирме и там прописать, как будет вестись итоговая нумерация кадровых приказов для целей контроля.
Содержание
Книга учета кадровых приказов
Одним из вариантов, обеспечивающих регламентированный учет приказов и контроль за их количеством и датой составления является специальная книга учета кадровых приказов. Она формируется вручную или ведется в электронном виде сплошным методом.
В этом ее отличие от правил присвоения номеров кадровым приказам в автоматизированных решениях. В таких программах на каждый вид кадрового перемещения: увольнение, прием, совмещение, формируются приказы со своей нумерацией, которая к тому же обнуляется с начала следующего года.
Это несколько усложняет работу по контролю общего числа составленных приказов и датам принятия конкретных решений. Именно общая ведомость регистрации данных документов призвана помочь в правильном ведении кадрового делопроизводства.
Инструкция по кадровому делопроизводству
Нумерация приказов о приеме и увольнении должна быть закреплена соответствующей инструкцией, которая и позволит понять, как в компании организованы учет и контроль. Для ее составления можно воспользоваться нормами права, изложенными в приказе 536 министерства коммуникаций от 8 нояб. 2005 г. Можно ввести для удобства пользователей особую буквенно-цифровую индексацию кадровых документов, которая поможет пользователям разобраться, к чему относится тот или иной бланк.
Буквенная идентификация кадровых приказов может быть следующей:
- при приеме с буквой «П»
- на увольнении индекс «У»
- перевод работника с маркой ПР
- для отпуска своя идентификация – О
- если была нарушена дисциплина: «Н»
- К – все прочие приказы по кадрам
При этом буквенная идентификация для всех остальных приказов по обычной операционной деятельности предприятия может быть ОД.
Чтобы решить, как именно нумеровать приказы о приеме и увольнении, нужно понимать для каких целей в принципе служит грамотное кадровое делопроизводство. По общему правило кадровое делопроизводство представляет собой:
- Своевременное формирование личных дел работников
- Обязательное внесение записей в трудовые книжки
- Составление инструкций по должностям
- Формирование кадровых приказов: увольнение, прием, перемещение
- Разработка особых графиков: отпуск, штатка, переработки и проч.
- Конкретизация текстов трудовых договоров
ВАЖНО: именно нумерации приказов должно быть уделено особое внимание.
Правила присвоения номеров приказам
Чтобы верно присвоить номер нужно:
- Упорядочить все обязательные процедуры по фиксированию документации по кадрам
- Закрепить процедуру распознавания конкретных номеров и идентификационных букв программой
- Создать простую и понятную все классификацию для приказов по предприятию
Именно это является основной задачей грамотного кадровика.