Как составляется анкета работника для личного дела

Что такое личное дело сотрудника?

Личные дела работников – это источник упорядоченной информации о наемных специалистах, используемой кадровыми службами и руководством. Их ведение обязательно исключительно для государственных и муниципальных предприятий, коммерческие фирмы вправе отказаться от систематизации или организовать ее для определенной категории работников (например, топ-менеджмента).

Если компания ведет личные дела, обязанности по сбору и архивированию информации поручаются представителю отдела кадров. Порядок систематизации сведений и их состав закрепляется локальными актами фирмы. Как правило, организация хранит следующие данные о персонале:

• копии документов об образовании;
• копия паспорта;
• трудовой договор и все приложения к нему;
• анкеты, опросные листы;
• результаты прохождения тестов, устной части собеседования;
• копии СНИЛС и ИНН;
• отзывы коллег;
• сведения о повышении квалификации и т.д.

Правила оформления личных дел работников устанавливаются компанией самостоятельно, поэтому она вольна сокращать или расширять перечень собираемых документов. Их систематизация и хранение выстраиваются таким образом, чтобы соблюдались положения закона о защите персональных данных.

На содержание личного дела влияет характер работы специалиста. Например, если гражданин имеет доступ к коммерческой тайне, кадровики сохраняют соглашение о ее неразглашении. Если должность требует прохождения регулярных медосмотров, архивируются данные об их результатах.

Анкета при приеме на работу

Анкета для личного дела сотрудника: образец

Единый образец оформления анкеты предусмотрен законодательством исключительно для государственных и муниципальных фирм. Он закреплен распоряжением Правительства РФ №667-р от 26.05.05 г. Коммерческие структуры, ведущие личные дела работников, вправе ориентироваться на него или разработать и утвердить локальными актами собственную форму.

В унифицированный вариант анкеты включены следующие сведения:

• текущее ФИО сотрудника, перечень всех его изменений с указанием причин;
• дата и место рождения;
• гражданство;
• сведения об образовании (перечень учебных заведений, присвоенная специализация, номера дипломов);
• информация о дополнительном образовании (например, курсах повышения квалификации, присвоенных ученых степенях);
• перечень иностранных языков с указанием уровня владения каждым из них;
• сведения о том, был ли работник ранее судим, имел ли доступ к государственной или коммерческой тайне;
• перечень предыдущих мест работы с описанием специализации, выполняемых обязанностей;
• информация о наличии государственных наград;
• данные о близких родственниках работника;
• сведения о его воинской обязанности;
• данные паспорта и загранпаспорта;
• номера ИНН и СНИЛС;
• иные сведения, которые сотрудник желает сообщить о себе.

Анкета, составленная по унифицированному образцу, заверяется личной подписью специалиста, проставляется дата ее составления.

Практика показывает, что анкета для личного дела сотрудника, используемая в коммерческих структурах, оказывается короче, чем вариант, предложенный распоряжением №667-р. Работодатели часто используют опросник, заполняемый соискателями перед собеседованием. В нем содержится базовый набор сведений о гражданине, которые затем подшиваются в его личное дело и хранятся в архиве организации.