Как составляется анкета работника для личного дела
Согласно нормам действующего законодательства, унифицированный образец анкеты работника для личного дела отсутствует. Перечень включаемых в нее вопросов остается на усмотрение фирмы-нанимателя. Как правило, в документ добавляются сведения, аналогичные тем, которые соискатель сообщает нанимателю при приеме на работу. Их наличие в архиве организации позволяет систематизировать данные о персонале, чтобы использовать их в кадровых и управленческих целях.
Что такое личное дело сотрудника?
Личные дела работников – это источник упорядоченной информации о наемных специалистах, используемой кадровыми службами и руководством. Их ведение обязательно исключительно для государственных и муниципальных предприятий, коммерческие фирмы вправе отказаться от систематизации или организовать ее для определенной категории работников (например, топ-менеджмента).
Если компания ведет личные дела, обязанности по сбору и архивированию информации поручаются представителю отдела кадров. Порядок систематизации сведений и их состав закрепляется локальными актами фирмы. Как правило, организация хранит следующие данные о персонале:
- копии документов об образовании;
- копия паспорта;
- трудовой договор и все приложения к нему;
- анкеты, опросные листы;
- результаты прохождения тестов, устной части собеседования;
- копии СНИЛС и ИНН;
- отзывы коллег;
- сведения о повышении квалификации и т.д.
Правила оформления личных дел работников устанавливаются компанией самостоятельно, поэтому она вольна сокращать или расширять перечень собираемых документов. Их систематизация и хранение выстраиваются таким образом, чтобы соблюдались положения закона о защите персональных данных.
На содержание личного дела влияет характер работы специалиста. Например, если гражданин имеет доступ к коммерческой тайне, кадровики сохраняют соглашение о ее неразглашении. Если должность требует прохождения регулярных медосмотров, архивируются данные об их результатах.
Анкета для личного дела сотрудника: образец
Единый образец оформления анкеты предусмотрен законодательством исключительно для государственных и муниципальных фирм. Он закреплен распоряжением Правительства РФ №667-р от 26.05.05 г. Коммерческие структуры, ведущие личные дела работников, вправе ориентироваться на него или разработать и утвердить локальными актами собственную форму.
В унифицированный вариант анкеты включены следующие сведения:
- текущее ФИО сотрудника, перечень всех его изменений с указанием причин;
- дата и место рождения;
- гражданство;
- сведения об образовании (перечень учебных заведений, присвоенная специализация, номера дипломов);
- информация о дополнительном образовании (например, курсах повышения квалификации, присвоенных ученых степенях);
- перечень иностранных языков с указанием уровня владения каждым из них;
- сведения о том, был ли работник ранее судим, имел ли доступ к государственной или коммерческой тайне;
- перечень предыдущих мест работы с описанием специализации, выполняемых обязанностей;
- информация о наличии государственных наград;
- данные о близких родственниках работника;
- сведения о его воинской обязанности;
- данные паспорта и загранпаспорта;
- номера ИНН и СНИЛС;
- иные сведения, которые сотрудник желает сообщить о себе.
Анкета, составленная по унифицированному образцу, заверяется личной подписью специалиста, проставляется дата ее составления.
Практика показывает, что анкета для личного дела сотрудника, используемая в коммерческих структурах, оказывается короче, чем вариант, предложенный распоряжением №667-р. Работодатели часто используют опросник, заполняемый соискателями перед собеседованием. В нем содержится базовый набор сведений о гражданине, которые затем подшиваются в его личное дело и хранятся в архиве организации.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.