Как оформить личную карточку работника

Одна из главных бумаг кадрового учета – личная карточка сотрудника. Как оформить личную карточку работника? Ниже приведены нюансы такой процедуры.

Что представляет собой такая карточка?

Форма под номером Т-2, а также советы по заполнению этой формы утверждены постановлением Государственного комитета статистики РФ. Это первичная документация, которая требуется для ведения учета кадрового типа. В состав карточки входит одиннадцать разделов. Некоторые из них используются при вступлении на должность, другие – в процессе деятельность трудового типа, остальные – при уходе с места.

Личная карточка работника: унифицированный вид или индивидуально разработанный?

В соответствии с законом, который регламентирует бухучет, фирмы коммерческого типа начиная с 2013-го года могут самостоятельно заниматься разработкой формы первичных бумаг учетного характера. Это означает, что самостоятельно разработанная личная карточка работника имеет право на существование.

В соответствии с письмом Министерства финансов, те формы, которые были введены органами, на это уполномоченными (к примеру, формы документации кассового типа) обязательны к использованию. При этом карточка сотрудника в вышеуказанном письме не закреплена. В связи с этим есть проблема: допустимо ли разрабатывать такой документ самостоятельно? По мнению сотрудников Роструда, такой вариант допустим.

Кардинально менять вид этого документа не следует. В определенные акты включено требование о применении формы исключительно унифицированного типа. К примеру:

1. в законодательстве, регулирующем механизмы ведения документации трудового типа и производства бланков таких документов, говорится о том, что с каждой фактом, фиксируемом в книжке трудового типа (о приеме на должность, о переводе и в процессе увольнения) организация должна ознакомить работника, после чего ему нужно расписаться в карте. Что касается ее формы, то она определяется службой, работающей в сфере госстатистики.
2. В рекомендациях методического типа, которые касаются осуществления учета воинского характера, говорится о том, что фирмы учитывают призывников и тех, кто находится в воинском запасе с помощью личных карточек сотрудников.

Специалисты полагают, что лучше использовать в качестве основы форму с унификацией, при этом ее можно улучшить и устранить недочеты (убрать ненужные строки).

С какого момента нужно вести личную карточку работника?

Определенного срока, в течение которого нужно начать заполнять карточку, не существует. Обычно ее заводят после того, как издан приказ о приеме на должность. В ней повторяются записи о приеме на работу, которые уже были внесены в трудовую книжку.

Какие документы необходимы для заполнения карточки?

Эта официальная бумага заполняется на основании следующей документации:

• Приказ о приеме на должность (форма № Т-1 или же форма, которую работодатель утвердил самостоятельно);
• паспорт или другая бумага, удостоверяющая личность;
• трудовая книжка или другая документация, которая подтверждает стаж трудового типа;
• страховое свидетельство страхования пенсионного характера;
• для военнообязанных лиц – документация о воинском учете;
• документ, подтверждающий окончание учебного заведения или же наличие специальных знаний для определенных должностей;
• информация, которую сообщил о себе сотрудник.

Иногда необходимо предъявить и дополнительные официальные бумаги.

Сколько нужно хранить личные карточки работников?

Данный документ хранится 75 лет.

Допустимо ли вести документ в электронном варианте?

Указания по заполнению такой бумаги не содержат требований о том, в каком виде нужно вести карточку (в электронном или бумажном варианте). Работодатель может использовать два варианта. Однако с некоторыми записями сотрудника знакомят под роспись, поэтому рекомендуется использовать бумажный носитель.

Что делать, если строк для внесения информации не хватает?

В такой ситуации можно включить в форму новые строки. Постановление комитета по статистике гласит, что унифицированные форматы бланков являются рекомендуемыми, и при необходимости их можно изменять.

Для примера: добавление в карточку дополнительных строк

Сотрудник знает три иностранных языка, а форме унифицированного типа под эту информацию предусмотрено две строки. Как поступить в этой ситуации?

В этом случае организация может внести в пункт о знании иностранного языка новую строку к уже имеющимся.

Информация об образовании: как указывать код ОКСО

Данные об образовании необходимо вносить в пункт об образовании из раздела «Общие сведения». Необходимо также внести код по ОКСО, который соответствует специальности сотрудника. Код выбирается из классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003. В некоторых случаях код можно не заполнять.

Для примера: указание в карточке кода ОКСО

При приеме на работу сотрудник предоставил диплом о высшем образовании, при этом данной специальности не имеется в Общероссийском классификаторе. Какой код необходимо проставлять в карточке сотрудника?

Эта ситуация может возникнуть, если подготовка профессионалов по этой специальности прекратилась до того, как был утвержден классификатор. В этом случае код можно не указывать.

Как рассчитать стаж работы?

Для того чтобы заполнить пункт о стаже, необходимо рассчитать трудовой стаж сотрудника по состоянию на время заполнения карточки. Стаж рассчитывается на основании информации из трудовой книжки или иных документов, которые подтверждают длительность трудовой деятельности.

Для подсчета можно использовать правила, которые указаны в инструкции по заполнению документации персонифицированного учета. В соответствии с этими правилами продолжительность стажа определяется при суммировании даты конца и даты начала периодов. Разница данных значений и является продолжительностью трудового стажа. Так как день увольнения – это последний день трудовой деятельности, к общему стажу при увольнениях нужно прибавлять по одному дню. Если сотрудник получил свою должность впервые, вместо продолжительности стажа в графе можно поставить нули.

Для примера: расчет стажа для внесения в карточку информации

У сотрудника организации в трудовой книжке зафиксирована следующая информация на 2013-й год:

1. С 12-го апреля 1999 по 31-е августа 2001 – трудовая деятельность в фирме «Березень»;
2. с 1-го августа 2001 по 27-е декабря 2004 – трудовая деятельность у индивидуального предпринимателя;
3. с 11-го января 2005 по 31-е августа 2009 – работа в организации «Цветень»;
4. с 1-го сентября 2009 по 14-е ноября 2011 – трудовая деятельность в компании «Кресень»;
5. с 21-го ноября 2011 по настоящий момент – трудовая деятельность в описываемой организации.

Для начала суммируются даты конца этапов трудовой деятельности сотрудника, после чего складываются даты начала работы. Полученные величины равны соответственно 126.45.10038 и 46.33.10025. После этого находится разница величин, которая составляет 80.12.13 или же 14 лет, два месяца и 20 дней. К этой сумме нужно прибавить четыре дня, в результате чего мы получим общую продолжительность стажа.