Резерв на оплату отпусков

У большинства сотрудников организации на каждую отчетную дату имеются дни отпуска, которые они не успели использовать по тем или иным причинам. Чтобы учесть это обстоятельство в бухгалтерском учете и подготовиться к возможным выплатам, компания создает резерв отпусков. Формирование и учет в 2016 году для него регламентированы действующим законодательством. Задача резервирования – в максимальной степени приблизить бухгалтерский учет к реальному положению дел.

Бухгалтерский учет призван отразить, как на самом деле обстоят дела в компании. Это означает, что ему следует обрисовывать не только текущую ситуацию, но и те расчеты, которые вскоре станут неминуемыми. Практика показывает, что многие работники коммерческих структур имеют «в запасе» некоторое количество дней неотгулянного отпуска. Организация должна будет рано или поздно предоставить их специалисту, выплатить за них компенсацию при увольнении и перечислить с них вносы. Это обязательство покрывается формируемым резервом.

Как определяется резерв на оплату отпусков в 2016 году?

Согласно действующему законодательству, резервирование средств – обязанность подавляющего большинства хозяйствующих субъектов. Исключение из этого правила составляют структуры, которым дозволено вести упрощенную бухгалтерию. В эту группу входят предприятия малого бизнеса.

Если компания занимается резервированием, она обязана прописать его принципы в учетной политике. Там же указывается, как будет рассчитываться суммы «про запас».

Компания обязана создавать резерв на оплату отпусков на дату подачи отчетности в фискальные органы. Это означает, что при ежегодной сдаче отчетности она должна производить эту операцию 31 декабря. У фирм есть право пересчитывать резервы чаще: поквартально или помесячно. Последний метод считается наиболее точным, потому что положение дел с использованием выходных дней меняется едва ли не еженедельно. Однако этот способ признается наиболее трудоемким и требует существенных временных затрат.

По каким счетам отражается резерв отпусков?

В бухгалтерском учете для отражения этого резерва используется кредит счета 96, на котором открывается отдельный субсчет. Выбор счета по кредиту зависит от категории работников, об отпускных которых идет речь:

• 20 – сотрудники основного производства;
• 23 – специалисты вспомогательных производств;
• 44 – менеджеры отдела в продаж;
• 26 – топ-менеджеры и администрация;
• 08 – резервы под отпуска сотрудников, занятых в строительстве зданий, создании основных средств.

Выбор счета определяется учетной политикой компании. Если все расходы на зарплату персонала «собираются» на 20 счете, начисление резерва на оплату отпусков будет производиться по его дебету.

Как рассчитать сумму для резервирования?

Действующее законодательство не предполагает единого алгоритма для определения суммы резервирования. Компании должны разработать собственные методики и закрепить их во внутренней документации. При этом результаты исчислений должны быть предельно близкими к действительности и подтвержденными документально.

Можно использовать следующий алгоритм, как рассчитать резерв отпусков:

1. Разделить всех сотрудников компании на категории по признаку того, где собирается их оклад (например, 20 и 23 счет).
2. Рассчитать количество дней неотгулянного отпуска для каждого представителя каждой категории.
3. Определить общее число дней, на которое имеют право все сотрудники каждой категории (КД).
4. Вычислить среднедневную заработную плату по категории (СЗ).
5. Определить резерв отпусков на 2016 год для одной категории, пользуясь формулой: Р = СЗ*Тариф страховых взносов + СЗ* КД
6. Сложить результаты по всем группам и получить итоговое число, которое должно образоваться в кредите 96 счета.

Этот способ расчета не позволяет получить высокой точности, зато существенно экономит время бухгалтера. Существует другая модель формирования резерва на оплату отпусков, предполагающая исчисление суммы резервирования по каждому сотруднику отдельно. Это трудоемкий, но точный и наиболее правильный метод.