Ошибка в расчете отпускных – какие бывают и как исправить

По нормам трудового законодательства выплатить работнику отпускные нужно минимум за 3 дня до начала отдыха. Порядок вычислений приведен в стат. 139 ТК РФ и Постановлении Правительства РФ № 922 от 24.12.07 г. Ошибки при расчете отпускных бывают достаточно часто. Такие недочеты приводят к тому, что работник получает больше или меньше положенных денег. Рассмотрим основные типы ошибок и разберемся, как их исправить.

Помните, что при завышении суммы отпускных у организации увеличиваются расходы. В случе проверки налоговики могут их не принять, что грозит компании пенями и штрафами. При занижении выплат работнику нарушаются его права. Санкция за такое правонарушение может достигать до 70000 рублей для работодателя, до 20000 рублей – для руководителя.

Читайте: Пример расчета отпускных после карантина

Ошибка № 1. Неправильно определен расчетный период для отпускных

По общему порядку расчетным периодом при начислении отпускных являются 12 месяцев (календарных) до месяца отдыха. Но в стат. 139 ТК РФ сделана оговорка. При любом режиме работы предприятия берется фактически отработанное сотрудником время. Это же требование подтверждается в ПП № 922. А именно, в пункте 5 содержится закрытый перечень исключаемых периодов, которые нельзя учитывать в расчетном периоде:

• Дни сохранения среднего заработка – отпуска, командировок и т.д.
• Дни получения пособий по болезни или по БиР (беременность и роды).
• Периоды простоя по вине работодателя или по независящим причинам.
• Дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за инвалидами с детства и детьми-инвалидами.
• Периоды освобождения от работы с сохранением заработка или без него.
• Периоды забастовок, в которых сотрудник не участвовал, но не имел возможности работать.

При определении расчетного периода обозначенное в пункте 5 время необходимо исключить. Чтобы избежать ошибки при расчете отпускных, из расчетного нельзя исключать следующие дни:

• Перерывы для кормления ребенка.
• Простой по вине сотрудника.
• Дни забастовок с участием работника.
• Прогулы.
• Неявки по невыясненным причинам.

Ошибка № 2. Неправильно учтены при расчете отпускных суммы премий

Нередко при расчете отпускных в доход работника включаются все виды начисленных ему за расчетный период премий. К примеру, не предусмотренные СОТ (система оплаты труда); выплаченные не за труд; больше одной ежемесячной выплаты по одним и тем же показателям и т.д. Или, наоборот, бухгалтер может не взять годовую премию, начисленную за предшествующий отпуску год.

ПП № 922 четко регламентирует, как именно учитываются при расчете среднего заработка премии. Приводим основные правила учета ежемесячных, годовых, квартальных, разовых премиальных выплат. Чтобы не ошибиться, посмотрите основные правила:

• В доход берутся только премии, предусмотренные СОТ работодателя.
• Учитывать можно только премии за труд, выплаты к празднику, юбилею и т.д. не берутся.
• Годовая премия включается в расчет только за предыдущий календарный год. Момент начисления не имеет значения.
• Учесть можно не больше 12 ежемесячных, 4 квартальных и 2 полугодовых премий, которые были начислены за один и тот же показатель в одном расчетном периоде.
• Если были исключаемые периоды или расчетный период отработан не полностью, премии учитываются в пропорции к фактически отработанному работником времени. Исключение – случаи, когда премии изначально были начислены в такой пропорции. Тогда они берутся целиком.

Ошибка № 3. Не учтены в расчете изменения по зарплате

Если на предприятии (в филиале организации или структурном подразделении) было общее повышение зарплаты, это необходимо учесть при начислении отпускных. Пересчет не выполняется при единичных повышениях заработка (Письмо Минтруда от 12.05.2016 № 14–1/В-447). В случае повышения зарплаты после расчетного периода, но до начала отпуска, корректируется средний заработок сотрудника за весь расчетный период. Если же повышение произошло уже в отпуске, корректируется только часть среднего заработка, приходящаяся на период с даты увеличения зарплаты по дату окончания отпуска. Такое правило установлено в п. 16 ПП № 922.

Читайте: Правила отражения отпускных в 6-НДФЛ в 2020 году

Ошибка № 4. В организации установлен расчетный период менее 12 месяцев

Согласно п. 4 ПП № 922 расчет среднего заработка ведется из фактически начисленной работнику зарплаты за фактически отработанное время в течение 12 месяцев до месяца отпуска. Статья 139 ТК РФ допускает утверждение иных периодов по решению работодателя. Особенности расчета должны быть прописаны в ЛНА предприятия или коллективном договоре. Важное условие – порядок расчета не должен ухуджать положение персонала.

Как поступать, чтобы избежать ошибок при начислении отпускных? Если ЛНА работодателя установлен иной период (не 12 месяцев), придется считать сумму отпускных выплат дважды. Первый – из стандартных 12 месяцев, второй – из того периода, который установлен в организации. Если сумма отпускных, начисленная по первому способу, окажется больше, нужно выплачивать именно их.

Ошибка № 5. Неверно определен совокупный доход работника за расчетный период

В соответствии с п. 2 ПП № 922 при определении совокупного дохода специалиста учитываются все виды выплат, предусмотренные работодателем в СОТ. Не включаются в расчет социальные пособия, а также выплаты, которые не относятся к оплате труда. Чтобы не ошибиться, рекомендуется закрепить точный перечень выплат, включаемых в расчет среднего заработка при начислении отпускных, в локально-нормативном акте компании.

Читайте: Новые коды в платежках по зарплате 2020 для работодателей

Как исправляется ошибка в отпускных – порядок действий

Порядок исправления ошибок приведен в ПБУ 22/2010 (по Приказу Минфина № 63н от 28.06.10 г.). Корректировка выполняется следующим образом:

• Уточняется, завышена сумма отпускных или занижена.
• При занижении – нужно доначислить отпускные, доплатить сотруднику деньги.
• При завышении – для удержания переплаты требуется получить согласие (письменное) от работника. Просто так взять и вычесть деньги из зарплаты в счет долга нельзя. Если сотрудник отказывается возвращать переплату, вернуть средства работодатель может только в судебном порядке.

Читайте: Счетная ошибка при начислении заработной платы