Резерв по отпускам в бухгалтерском учете

Выплата отпускных выплат предусмотрена законодательством РФ. Каждый работающий сотрудник, у которого с работодателем заключены трудовые отношения, имеет право ежегодно получать отпуск, при этом период такого освобождения от прямых функциональных обязанностей является оплачиваемым. Именно поэтому у каждого предприятия есть резерв на оплату отпусков, позволяющий выполнить свои обязательства в полном объеме. И дальше мы рассмотрим то, как происходит формирование резерва на оплату отпусков, кто его осуществляет и как это отражается в бухгалтерском учете.

Создание резерва в 2018

Начнем с того, что определим, кто должен создавать резерв отпусков на 2018 год, а кто нет. Ведь есть те работодатели, которые считают, что ввиду маленького штата сотрудников и небольшого фонда оплаты труда они не обязаны это осуществлять. А зря. В соответствии с ПСБУ 8/2010 все организации, которые ведут бухгалтерский учет по обычной форме, обязаны создавать такой фонд. И только те компании, которые работают на упрощенной форме бухгалтерского и налогового учета, имеют право не создавать такой резерв.

При этом сам резерв предстоящих расходов на оплату отпусков формируется на отчетную дату. Другое дело, что отчетной датой может быть разная дата. Может быть три варианта:

• Когда отчетной датой выступает последний день месяца. Следует сказать, что такой вариант создания и начисления резерва самый оптимальный для самой организации, поскольку позволяет равными частями формировать резерв. Но для бухгалтеров процесс трудоемкий и предполагает большой объем работы, поэтому он не всегда используется на практике;
• Отчетной датой выступает и последнее число квартала. Наиболее часто используемый вариант, поскольку предполагает оптимальное соотношение как по затратам предприятия, так и по трудоёмкости самого процесса. Его суть заключается в том, что начисление резерва на оплату отпусков происходит 1 раз в квартал;
• Отчетной датой выступает и последний день отчетного года, то есть 31 декабря текущего года. Сказать честно, такой вариант самый простой и подходит для небольших компаний, или, наоборот, очень больших, которые только по результатам отчетного года могут сразу сформировать целый резерв на следующий год. Но, как правило, этот способ используют те, кто работает по годовой отчетности, не составляя промежуточной по итогам квартала.

Какой вариант выберет сама организация, решать ей. У каждой есть право выбора. Нет такого законодательного акта, который принуждал выбирать один из рассмотренных методов. Главное в такой процедуре – это отразить выбранный метод в приказе об учетной политике. Именно в этом документе необходимо отразить информацию о том, как формируется резерв отпусков на данном объекте.

Резерв отпусков: формирование и учет в 2018

Но если с выбором метода понятно, то остается вопрос о том, какие проводки резерва на оплату отпусков. Следует отметить сразу, что резерв оплаты отпусков в бухгалтерском учете может быть представлен широким разнообразием корреспонденции, все зависит от того, за счет каких источников он формируется и на какие расходы списывается. И далее представим список таких проводок и возможные варианты их отражения в учете.

Начисление резерва на оплату отпусков:

1. По кредиту всегда отражается счет 96, который имеет несколько субсчетов. Сам резерв на отпуск отражается по субсчету «Резерв на оплату отпусков».
2. По дебету же можно отразить всевозможные счета, например, ими могут быть:
   • Сч.20, имеющий название «Основное производство»;
   • Сч. 26, имеющий название «Общехозяйственные расходы»;
   • На любые другие расходы, а также по сч. 08, имеющего название «Вложения во внеоборотные активы»

Если же мы говорим о формах отчетности, где отражается непосредственно сумма созданного резерва на отпуск, то такая информация нашла  свое отражение в самой главной форме – балансе, в частности, строка 1540.

Но если с проводками по поводу создания резерва все понятно, остается другой вопрос: как отражается в учете выплата отпусков за счет резерва, ведь это самая главная операция. И далее представляем список таких проводок:

1. Произведено начисление отпускных выплат за счет резерва отпусков

Д-т 96; К-т 70;

2. Произведены начисления по взносам на начисленные отпускные за счет сформированного резерва:

Д-т 96; К-т 69.

Но на предприятии также могут возникнуть и ситуации, когда средств созданного фонда будет недостаточно для выплаты отпускных выплат и выплат за неиспользованный отпуск. Что делать в таком случае? В этом случае отпускные выплаты выплачиваются по такому же алгоритму, вот только источником выплаты служит не фонд. Расходы просто сразу списываются на соответствующие затраты. Это может быть сч. 20, 26, 08 и т.д.

Какой размер резерва?

Многих также волнует вопрос о том, каким должен быть резерв, ведь для многих показателей бухгалтерского и финансового характера есть нормативы и расчетные методические рекомендации. Как же быть с резервом. Так вот резерв на оплату отпусков в 2018 году формируется в том размере, который удобен предприятию. Никаких нормативно-правовых актов для этого нет. Но следует отметить, что сам алгоритм расчета такого резерва не так и прост, он трудоемкий и требует от самого бухгалтера опыта и квалификации.

Но, как советуют эксперты начинать необходимо с того, что правильно разделить всех сотрудников на категории. Необходимо понять, на какие расходы списывается оплата труда данных работников. Например, работники основного производства будут отнесены к счету 20, те, кто заняты в сфере продаж, к сч. 44 и т.д. Такая градация поможет понять, за счет каких расходов будет формироваться та или иная часть резерва.

Потом рассчитывается среднедневной заработок. При этом он может быть рассчитан как в рамках одной группы, так и по каждому работнику. После этого определяется количество неиспользованных дней отпуска и умножается на среднедневной заработок. Все это происходит в рамках или одного счета, или по каждому работнику. Какой алгоритм выбрать, компания решает самостоятельно.