Как написать заявление на отпуск (подробная инструкция + образец)

Предоставление отпуска – одна из тех административных процедур, которую хотя-бы один раз в год проходит каждый. И первое, что необходимо сделать, когда определена дата его начала – составить заявление на отпуск. Предлагаем подробный комментарий о том, как писать заявление на отпуск с соблюдением установленных законодательных норм.

Виды отпусков, предусмотренных трудовым законодательством

Вопросы, связанные с процедурой оформления, продолжительностью, и выплатой отпускного содержания, регулируются нормами ТК РФ.

В российском трудовом праве предусмотрено три вида отпусков. В их числе:

• Ежегодные (ст.114 ТК РФ)

Этот вид отнесен к обязательным, оплачиваемым работодателем. Регламентированная продолжительность не может составлять менее 28 дней. Исчисление ведется с выходными, но без учета государственных дней отдыха и праздников. Предоставляется ежегодно, согласно утвержденному руководителем графику отпусков, после того, как работник подаст оформленное установленным образом заявление о предоставлении отпуска;

• Дополнительные (ст.116 ТК РФ)

Все, отнесенные к этой группе отпуска, являются обязательными и оплачиваются работнику. С учетом того, как составлена форма заявления на отпуск, предоставляются как отдельно, в удобное для заявителя время, так и в совокупности с очередным. К этой группе причислены отпуска:

• за работу с вредными и опасными условиями труда (ст.117 ТК РФ). Для его оформления предусмотрен специальный шаблон заявления на отпуск. В нем конкретно указываются результаты на степень опасности либо вредности условий труда, необходимые для расчета суммы оплаты за дни отдыха. Региональными нормативными актами либо Коллективным Договором его общеустановленная продолжительность (7 календарных дней) может быть увеличена;
• за особый характер работы (ст.118 ТК РФ), региональными актами и Правительством РФ утвержден подробный перечень должностей и специальностей, которым предоставляется такой отпуск, и минимальный предел его продолжительности;
• за ненормированный рабочий день (ст.119 ТК РФ), регламентированная законодательными актами федерального уровня продолжительность – 3 календарных дня, может пересматриваться в сторону увеличения нормативными актами регионального значения, административного образования, и актуальным Колдоговором предприятия.

• Без сохранения заработной платы (ст.128 ТК РФ)

Законодательно разделен на две группы — обязательные и предоставляемые по усмотрению руководителя. В обоих случаях – не оплачивается. Имеет установленную продолжительность для каждой льготной категории работающих, указанных в тексте статьи, которым на основании подтвержденных установленным образом льгот работодатель обязан его предоставить. Для остальной группы работников количество дней определяется работодателем с учетом причин, вызвавших его необходимость.

Порядок предоставления, процедура и оформление отпуска

Предоставление отпусков работников – строго регламентированная процедура. Ее соблюдение обязательно для всех работодателей, независимо от формы собственности субъекта хозяйствования. За ее несоблюдение предусмотрена дисциплинарная и административная ответственность.

Порядок предоставления отпусков, исчисления отпускных периодов и продолжительности отпусков установлены в ТК РФ, и обязательны для исполнения на всей территории России.

Процедура и внутренний регламент

Процедура оформления отпусков регламентируется внутренними распорядительными документами предприятия, но основана на принципах, установленных действующим законодательством. Она предусматривает следующую последовательность действий:

• работник подает заявление на отпуск, образец которого должен соответствовать виду запрашиваемого отпуска (очередному, дополнительному, и т.д. соответствуют различные образцы);
• заявление, в части даты и производственной возможности предоставить отпуск, согласовывается с непосредственным руководителем (а, если это установлено Правилами внутреннего распорядка, – и всех по иерархии руководителей), о чем последний делает необходимые отметки о согласии, либо комментирует причины отказа;
• согласованное заявление установленным порядком визируется руководителем предприятия и передается в службу кадров для последующего оформления.

В ходе инспектирующих проверок детально изучается содержание заявлений и подтверждающих положенные льготы документов, которые являются основанием для оформления распорядительных документов и начисления полагающихся отпускных пособий (заявление на отпуск по графику и дополнительные отпуска, заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск, и др.). При выявлении нарушений в оформлении и расчете отпуска, ответственные лица несут персональную дисциплинарную ответственность.

Оформление

Оформление отпусков проводят специалисты кадровой службы предприятия, в следующей последовательности:

• специалисты службы кадров:

• регистрируют заявление,
• исчисляют сроки, дающие право на предоставление отпуска,
• рассчитывают табельный (календарный) период отпуска,
• готовят проект приказа по предприятию,
• после подписания распоряжения руководителем, осуществляют необходимые отметки в учетных документах;

• приказ по предприятию передается в бухгалтерию, для последующего расчета и начисления по тем видам отпусков, по которым гарантировано денежное содержание.

При подаче заявления следует помнить, что на каждый из видов отпусков, предусмотренных законодательством, существует установленный образец его написания. Уточнить информацию о том, как правильно написать заявление на отпуск, можно непосредственно в отделе кадров своего предприятия. Специалисты службы обязаны проконсультировать работника, разъяснив, как пишется заявление на отпуск, какие установлены сроки для его подачи для последующего оформления.

Образцы заявлений на отпуска: пишем правильно

Согласно действующим законодательным нормам, основанием для подготовки распоряжения на отпуск и начисление денежного содержания, является заявление на отпуск, написанное в установленной форме.

В настоящее время бланк заявления на отпуск стандартизированной формы не имеет, и не зарегистрирован в Альбоме унифицированных форм, что предусматривает право работодателя самостоятельно разрабатывать стандарт заявления по каждому его виду, с учетом рекомендаций руководящих документов. Поскольку разработанный на заявление на отпуск образец 2018 года (и каждого последующего) будет являться бланком внутреннего обращения, его форма должна быть утверждена внутренним административным приказом.

Примеры того, как правильно написать заявление на отпуск, образец заполнения бланка на каждый вид отпуска, согласно установленной на конкретном предприятии формы, должен быть предоставлен работодателем в открытом доступе – на доске образов кадровых бланков первичного учета.

Как правильно писать заявление на отпуск

Личное заявление штатного сотрудника предприятия или внешнего совместителя на отпуск – документ первичного учета кадрового делопроизводства. Его наличие, соответствие законодательным и учетным нормам, подлинность, правильность написания и последующего оформления проверяется контролирующими органами – Инспекциями по труду, соцзащите, исполнительными и судебными органами, и проч.

Поскольку за нарушения, допущенные при оформлении и расчете отпуска, предусмотрена персональная ответственность должностных лиц, обязанность консультировать персонал предприятия о том, как составить нужное заявление, и предоставить пример заявления на отпуск, возлагается на специалистов кадровых служб.

Составленное заявление должно отвечать общеустановленным стандартам, предусмотренным для документов аналогичного характера, и содержать:

• установочную информацию, к которой относятся:

• наименование предприятия в сокращенном написании,
• инициалы и фамилия руководителя,
• фамилия, и в полном написании – имя и отчество заявителя,
• исполняемая заявителем должность (специальность), участок работы;

• содержательную часть, с указанием:

• наименования отпуска,
• установленного или запрашиваемого заявителем количества дней (при разделении отпуска на части),
• начальной даты отпускного периода,
• причину (актуально только для отпусков без оплаты);

• дату составления и личная подпись заявителя.

В тех случаях, когда сотрудник подает заявление на отпуск с последующим увольнением, в содержательной части документа необходимо указать дату увольнения.

Для кадрового делопроизводства не существенно, будет ли заявление написано работником собственноручно, или же распечатано с использованием принтера. Основные требования к заявлению – оно должно быть:

• на бумажном носителе;
• заверено всеми должностными лицами;
• подписано заявителем собственноручно.

Помимо общих правил написания заявлений, в кадровом делопроизводстве предусмотрена отдельная форма написания для каждого из видов отпуска. Поскольку это немаловажно, следует более детально рассмотреть как пишется заявление на отпуск, образец правильного формулирования содержательной части для самых распространенных видов отпусков, и наиболее важные аспекты по отпускам, предусмотренные в этой части трудового права.

Как написать заявление на отпуск: образец для ежегодного отпуска

Заявление на ежегодный отпуск (образец)

Заявление на ежегодный дополнительный отпуск (образец)

Заявление на ежегодный и дополнительный опплачиваемый отпуск (образец)

Заявление на гарантированный за каждый отработанный год отпуск, имеет строго установленную форму, поэтому его написание не составляет для заявителя особой сложности.

Унифицированная форма заявления его содержательной части предусматривает указание на основные аспекты, необходимые для расчета суммы отпускного пособия:

• на первичную и конечную даты;
• отработанный календарный период, за который положен отпуск.

Образец на отпуск за свой счет

Заявление на отпуск за свой счет (образец)

Заявление на отпуск за свой счет (льготный) (образец)

В ряде случаев сотрудник имеет право воспользоваться неоплачиваемым отпуском, вызванным семейными или иными, неожиданно возникшими обстоятельствами, написав заявление на отпуск за свой счет.

Поскольку нормами ст.128 ТК РФ предусмотрено предоставление отдыха без выплаты содержания с применением различных стандартов (вариативная продолжительность, разделение работающих на общую и льготную категорию), заявление на отпуск без содержания имеет несколько различающихся по принципу написания форм. Так:

• для того чтобы работодатель мог с соблюдением норм оформить отпуск за свой счет заявление, образец которого разработан для общей группы работников (не имеющих льгот), должно содержать информацию о причине, и документах, ее подтверждающих;
• заявление на отпуск без сохранения заработной платы, образец которого утвержден для льготной категории сотрудников, должно предусматривать сноску на конкретную статью и ее пункт, устанавливающие конкретную льготу и количество его дней;
• работники, которым администрация предприятия предоставляет дополнительные дни отдыха для заключения брака или по причине смерти родственников, должны составляя заявление на отпуск без содержания образец, указать дату события и документы, его подтверждающие.

Написанное заявление на отпуск без сохранения заработной платы, необходимо согласовывать с начальником своего подразделения или участка, и визировать у руководителя предприятия лично, либо согласно установленному на предприятии порядку.

Образец заявления на декретный отпуск

Заявление на отпуск по беременности и родам (образец)

Заявление на ежегодный отпуск перед уходом в декрет (образец)

Ст.260  ТК РФ  перечислен ряд дополнительных гарантий для беременных. В их числе – право, оформив в установленном порядке заявление на декретный отпуск, использовать до убытия на длительный больничный по родам отпуск, с его обязательной оплатой, не зависимо от того, сколько времени на момент его начала  было отработано женщиной на конкретном предприятии. Что это значит?

В отличие от общей практики, беременная:

• может реализовать основной отпуск уже в течение первого года работы, не проработав на предприятии полных шести месяцев – установленного Законом минимального стажа для его предоставления;
• не зависимо от того, сколько составил фактически отработанный женщиной период на предприятии до ухода в отпуск, ей предоставляют не дифференцированный (исчисляемый пропорционального отработанному стажу), а полный (на 28 календарных дней ) отпуск;
• если беременной по итогам аттестации условий ее труда предусмотрен дополнительный отпуск, работодатель обязан присоединить его к очередному.

Заявление на декретный отпуск, образец 2018 года, заполняется таким образом:

В случаях, предполагающих предоставление беременной какого-либо из видов  дополнительного отпуска, это требование работница должна включить в заявление на отпуск по беременности и родам.

Форма заявления на отпуск по уходу за ребенком

Заявление на отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет (образец)

Круг лиц, которые могут оформить отпуск для уход за ребенком до исполнения ему полных трех лет, и процедура его предоставления регулируются нормами ст.256 ТК РФ.

Отпуск предоставляется штатному сотруднику предприятия, подавшему на имя руководителя соответствующее заявление на отпуск по уходу за ребенком, со дня, следующего за датой закрытия больничного, либо с иной даты (в пределах первых трех лет жизни ребенка), если он предоставляется не матери, а иному члену семьи.

В содержании заявления работник должен указать:

• данные ребенка (фамилия, имя, дату рождения);
• начальную дату (следующий день после даты закрытия оправдательного документа) и последний день (дата исполнения ребенку 3 лет) отпуска;
• требование о выплате материального пособия по уходу за ребенком до исполнения ему 1,5 лет.

Наряду с заявлением, регламентирующие документы обязывают работника предоставить пакет документов – ксерокопию свидетельства о рождении ребенка, оформленную в соответствующем порядке справку, выданную по месту работы супруга(и) о том, что по месту трудоустройства ей(ему) не производится выплата пособий на ребенка.

За сколько дней пишется заявление на отпуск

В нормах трудового законодательства прямых указаний, которые определяли бы точную дату сдачи заявления на отпуск относительно момента его начала, нет. Однако есть косвенные положения, с учетом которых этот срок может быть установлен. К таковым можно отнести:

• нормы ст. 123 ТК РФ
• в ч.1 устанавливается для работодателя обязательность ведения учета очередности отпусков персонала в виде Графика, который формируется и утверждается ежегодно
• данный документ устанавливает очередность и ориентировочный отпускной период для персонала предприятия, формируется и утверждается, с 5 по10 января наступившего года и является обязательным к исполнению на протяжении всего года;
• ч.2 конкретно указывает на обязанность работодателя оповестить сотрудника о предстоящем отпуске письменным извещением, не позднее, чем за две недели до дня убытия в отпуск
• во исполнение этих положений, работодатель через специалиста службы кадров обязан письменным уведомлением оповестить сотрудника о начальной и конечной датах отпуска (либо согласовать его перенос, а также точную дату начала перенесенного отпуска);
• нормы пп.8 п.4 ст.136 ТК РФ
• устанавливают, что денежное содержание должно быть выплачено отбывающему в отпуск сотруднику (путем выдачи через кассу либо зачисления на карту) не позднее, чем за три рабочих дня до его начала.

Исходя из указанных норм, не устанавливая прямо дату оповещения работника об отпуске, Закон косвенно указывает, что в сроки с 14-го по 3-й день сотрудник должен быть оповещен о дате его начала. Для примера:

• если первым днем отпуска устанавливается 1июля, работодатель уведомляет сотрудника не ранее 17, и не позднее 28 июня.

Контроль за соблюдением Графика отпусков регламентирующие документы возлагают на работодателя, и на каждый случай его нарушения в службе кадров должно храниться заявление о переносе отпуска с указанием причин изменения сроков, написанное сотрудником.