Как считать среднесписочную численность работников за месяц?

Вне зависимости от присутствия сотрудников в штате организации, все коммерческие учреждения ежегодно обязаны подавать отчетность о численности персонала за год. Именно поэтому вопрос о том, как считать среднесписочную численность работников за месяц, всегда актуален и пользуется популярностью. И далее именно о том, как происходит такой расчет.

Что включает в себя списочная численность

Прежде, чем рассмотреть арифметику, поговорим о составе списочной численности, ведь не все субъекты в нее могут быть включены.

В списочную численность включаются только те работники, которые работают в организации на основании трудовых договоров. Например, если соучредитель компании заключил трудовой договор и принят на должность директора, то он включается в состав, а если он просто является соучредителем и членом Совета директоров, то тогда в состав он не включается.

При этом длительность подписания договора не является важной величиной. В списочную численность включаются все без исключения, вне зависимости от того, договор подписан на год или месяц.

Кто включается в состав списочной численности работников:

• Лица, пришедшие на работу и оформленные в штат;
• Лица в командировке, за которыми сохраняется ежедневная оплата труда;
• Лица, отсутствующие на работе по причине временной потере трудоспособности;
• Работники, с которыми заключены договора, но они находятся в отпуске по беременности и родам;
• Сотрудники, которые находятся в отпуске. Учитываются как лица, находящиеся в оплачиваемом отпуске, так и в отпуске за свой счет;
• Лица, которые оформлены в штат на условиях испытательного срока;
• Субъекты, которые временно проходят обучение, сдают сессию, учатся в аспирантуре и т.д., при условии, что за такими лицами сохраняется их заработная плата (частично или полностью);
• Лица, которые прогуливают работу или отсутствуют по причине нахождения под следствием.

Другими словами, в списочную численность включаются все работники, которые оформлены в штат и за ними сохраняется их место работы, вне зависимости от того, явились ли они на работу или нет.

Чтобы не путать некоторые категории работников, рассмотрим тех субъектов, которые не могут быть включены в списочную численность.

В такой показатель не включаются следующие субъекты:

• Оформленные на работу на основании гражданско-правовых договоров;
• Внешние и внутренние совместители;
• Владельцы организации, которые не оформлены в штат и не получают заработную плату;
• Все лица, которые проходят обучение в учреждениях образования и получают при этом стипендию за счет работодателя, или за счет бюджета (обучение с отрывом от производства);
• Лица, которые находятся в командировке на длительный срок за границей;
• Субъекты, которые подали заявление об увольнении;
• Военнослужащие, которые находятся на службе.

Таким образом, ежедневно на основании таких вот категорий работников, ведётся табель учета рабочего времени работников. Благодаря такому документу определяется, кто явился на свое рабочее место, а кто нет. Указывается причина отсутствия.

Благодаря табелю рабочего времени и тем обозначениям, которые используются в нем, бухгалтер или другое ответственное лицо может посчитать такой показатель как среднесписочная численность работников за месяц.

Формула расчета

Формула расчета среднесписочной численности может словесно быть представлена следующим образом: списочный состав сотрудников за каждый день работы суммируется, а потом полученное значение делиться на общее число календарных дней в месяце.

Формула за месяц может быть представлена в следующем виде:

(СЧ1+СП2+..++СЧдн)/К, где:

СЧ1, СЧ2, СЧдн – списочная численность работников за каждый календарный день месяца;

К – количество дней в месяце.

И здесь есть некоторые особенности расчета:

• Списочная численность за праздничные и выходные дни учитывается такой, которая была в последний день перед наступлением выходного дня;
• Есть две категории работников, которые по законодательству учитываются в списочную численность, но при этом при расчете среднесписочной за месяц не учитываются. К таким категориям относят сотрудников, которые находятся в декрете, а также тех, кто оформил неоплачиваемый отпуск для обучения.

Для того, чтобы стало более понятно, приведем расчет среднесписочной численности за август 2018 года.

Пример. На 1 августа 2018 года на предприятии работало 10 человек. 11 августа в штат предприятия приняли еще 3 человека, а 30 августа уволили 1 человека. Какая среднесписочная численность за август?

Проводим расчет:

С 1 августа по 10 августа в штате было 10 человек;

С 11 августа по 30 августа – 13 человек;

С 30 по 31 августа – 12 человек.

Получается: (10человек*10 дней)+(19 дней*13 человек)+(2 дня*12 человек) = 100+247+24 = 371 человек/31 день = 11,96. Конечно, численность не может быть дробной, поэтому округляем полученный показатель до 12 человек.

Но может возникнуть другая ситуация: в течение месяца численность работников не менялась, была 10 человек, но предприятие начало свою работу не 1 числа, а, например, 10 января. Как определить среднесписочную численность работников за месяц в таком случае?

Рекомендуется использовать такой алгоритм расчета:

1. Сначала определяется списочная численность работников за каждый фактически отработанный день, в том числе и праздничные, и выходные дни;
2. Потом полученная списочная численность делится на общее количество календарных дней в отчетном периоде, то есть месяце.

В данном случае, это может выглядеть следующим образом:

• С 10 по 31 января численность не менялась, а, следовательно, каждый день составляла 10 человек, за весь период она составила 22 дня*10 = 220;
• В январе 31 календарный день, следовательно, 220/31 = 7 человек.

Такая среднесписочная численность людей будет на предприятии, если оно начнет работу 10 январе при штате сотрудников 10 лиц.

И последнее, о чем следует сказать, это об отчетном периоде. Предприятие подает отчетность не только за месяц, но и за квартал, за год. Алгоритм расчета прост: среднесписочная численность за каждый месяц суммируется, и делится на количество месяцев в отчетном периоде. Результат округляется до целых. Вот и все.

Например, среднесписочная численность за январь – 10 человек, за февраль – 8 человек, за март – 12 человек. Определить среднесписочную численность за 1 квартал 2018 года.

Расчет: (10+8+12)/3 = 10 человек.

На этом расчет показателя завершен.