Служебная записка на командировку образец 2018

Большое количество профессий предусматривает необходимость служебных поездок. Работодатель должен грамотно оформлять такие командировки, юридически верно составлять служебные записки и приказы, поскольку поездки всегда связаны с финансовыми расходами.

В 2015 году Правительство РФ (постановление № 1595 от 29.12.2014) отменило несколько обязательных учетных документов, которые работодатель оформлял при направлении сотрудника в командировку. Среди этих документов – командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполнении рабочего задания. Теперь работник, отчитываясь по понесенным расходам, обязан составить такой документ, как служебная записка направление в командировку.

На законодательном уровне не закреплены специальные требования к оформлению документа, поэтому работодатель самостоятельно разрабатывает бланк. Главное требование к форме – указание сведений, на основании которых бухгалтерия организации сможет определить точную сумму суточных.

Особенности составления

Это локальный документ, подтверждающий отправку сотрудника в командировку. В большинстве случаев оформляется, если работник не может предоставить проездные билеты или прочие подтверждения работы в другом регионе.

Согласно постановлениям Правительства РФ №1595 и №771 записка составляется сотрудником после возвращения из командировки. На законодательном уровне не закреплены конкретные сроки, поэтому работодатель сам определяет, должна ли она сдаваться в день возвращения или на следующий рабочий день.

К записке обязательно следует приложить документы, подтверждающие затраты. Если сотрудник использовал для проезда личный транспорт, компенсация затрат на основании одной служебной записки запрещена (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Расчет командировочных в 2018 году с примерами

Структура записки и правила составления

Ни один нормативно-правовой акт не устанавливает строгий бланк формы. Каждая организация утверждает его самостоятельно.

Согласно ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 в записке должны быть отображены следующие сведения:

• наименование организации;
• ФИО руководителя;
• цель командировки;
• продолжительность служебной поездки (если сотрудник возвратился после 24-00 часов, к суточным добавляется еще один день);
• общая сумма расходов;
• дата составление документа, подпись сотрудника.

К записке прилагаются все документы, которыми сотрудник может подтвердить понесенные расходы:

• путевой лист;
• квитанции с АЗС, подтверждающие покупку топлива;
• чеки об оплате проезда по платной дороге, услуги платной парковки и т.п.

Служебную записку стоит составлять с учетом определенных правил:

1. Документ составляется на странице форматом А4. Если организация имеет разработанный фирменный бланк, лучше использовать его.
2. В верхнем правом углу указывается лицо, которое принимает решение о направлении сотрудника в командировку, и автор записки.
3. Название документа указывается по центру, точка не ставится.
4. Основной блок – сведения о целях и продолжительности поездки, понесенных затратах.
5. Блок, где перечисляются все приложения к служебной записке.

Если требуется, можно дополнить записку просьбой о выделении командировочных средств. После составления документ нужно сдать в бухгалтерию для регистрации и согласования с руководством.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то если он отправляется в командировку, оформлять ее документально нет необходимости. Хотя, чтобы перестраховаться от проблем с налоговой инспекцией по этому поводу, лучше составить подобный внутренний документ и приложить к нему все доказательства затрат.

Служебная записка на командировку — образец 2018

Для лучшего понимания структуры документа, стоит ознакомиться с примером.

Служебная записка о направлении в командировку образец:

Генеральному директору ООО «Вектор»

Сидорову И.И.

от руководителя отдела продаж

Красова А.Н.

Служебная записка

В целях расширения рынка сбыта, переговоров с потенциальными партнерами и подписанием договоров на поставку продукции отбывал с рабочим визитом в город Санкт-Петербург на собственном транспортном средстве. Продолжительность служебной поездки: с 10 по 15 марта (6 календарных дней).

К служебной записке прилагаются:

• путевой лист;
• чеки из заправочных станций;
• квитанции об оплате проезда платной автотрассой;
• чек по оплате гостиничных услуг.

16.03.2018 года                                                                _____________ А.Н. Красов