Резерв по отпускам в бухгалтерском учете

Учреждение резерва отпусков требуется в бухгалтерском учете для того, чтобы сделать записи отчетности по финансовому положению организации максимально приближенными к реальному положению. В этом случае отражаются не только фактические обстоятельства, но и те, которые произойдут в будущем.

В данной статье мы подробно расскажем, что представляет собой резерв по оплате отпусков, как правильно его составить с примерами расчетов.

Резерв отпусков: что это, зачем и кому нужно его создавать

Резерв по оплате отпусков представляет собой оценочную графу в бухучете фирмы перед ее сотрудниками. Он должен формироваться в каждой компании обязательно, исключением считаются только те фирмы, которые ведут упрощенный бухгалтерский учет. К таким организациям относятся огромное количество фирм, относящиеся к хозяйственным субъектам малого предпринимательства. Полный перечень можно посмотреть в пункте 4 статьи 6 Федерального Закона «О бухгалтерском учете».

Его задачей является предоставление отчётности на конец отчётного периода в том, что у организации есть обязательства перед работниками по оплате отпусков.

Он является источником:

• Отпускных расходов;
• Различных компенсаций работникам за неиспользованный отпуск;
• Взносы во внебюджетные фонды.

В том случае, если компания не создаёт данную графу в своем бухгалтерском учете, и при проверке Налоговой Инспекцией это обнаруживается, то ведомство вправе подать заявление в суд, привлекая руководство фирмы к административной ответственности по статье 120 Налогового Кодекса Российской Федерации, по статье 15.11 Кодекса об Административных Правонарушениях.

Чтобы уберечь себя и свою репутацию, резерв на оплату отпусков – обязательный параметр бухучета.

Таким образом, бухгалтеру нужно отразить не только обязательства, которые фирма приняла на себя по факту, но и те, которые в дальнейшем ей предстоит пронести.

Это связано с тем, что у многих работников на момент отчётного периода есть неиспользованные дни отпуска, которые работодатель должен возместить.

Стоит отметить, что организации, которые сформировали резерв на оплату отпусков, должны прописать его в учетной политике для целей бухучета. В ней требуется уточнить способ расчета.

Резерв по отпускам в налоговом учете

Как формировать резерв отпусков

Резерв отпусков должен создаваться на каждую отчетную дату. Такой порядок закреплен в Законодательстве Российской Федерации. То есть, если компания готовит отчет за один год, это означает, что данный резерв должен быть готов в это же время. Если же организация готовит отчет поквартально, то документ нужно предоставлять на последнее число каждого отчётного дня.

Многие компании используют для формирования резервного фонда отпусков программу 1С: ЗУП. Она устанавливается на компьютере и могут отражаться как бухгалтерский, так и налоговый учет.

Стоит отметить, что некоторые организации формируют документ каждый месяц, чтобы соблюдать точность в своих отчетах. Однако это очень трудоемкий процесс, требующий времени на анализ.

Для формирования такого документа не существует законодательно метода или формулы для расчёта всех данных. Поэтому для начала требуется указать в учетной политике:

• Порядок расчета резерва;
• Периодичность его формирования в организации;
• Разновидность бухгалтерского регистра. Это может быть приложение к учетной политике.

Отпускное резервирование нужно учитывать счете 96, где бухгалтер может открыть субсчет «Резерв на оплату отпусков». Все отчисления в него делаются на те же счета, на которые начисляется зарплата сотрудникам:

• На дебет счета 20, а именно «Основное производство» начисляется резерв на оплату отпусков рабочих, занятые на основном производстве;
• В дебет счёта 23 «Вспомогательное производство» начисляется резерв работников, занятых на площадке вспомогательного производства;
• На дебет счет 26 «Общехозяйственные расходы начисляются обязательства перед сотрудниками администрации или общехозяйственных работников;
• В дебет счет 44 «Расходы на продажу» начисляет оценочные обязательства перед работниками, занятых в сфере продаж;
• В дебет счёта 08 начисляется резерв отпусков тех сотрудников, занимающихся изготовлением внеоборотных активов. Так, к ним могут относиться строительство различных зданий и сооружений на территории предприятия.

В первую очередь, для расчета требуется:

• Провести сортировку работников по группам, зависимости от дебета, по которому им начисляется заработная плата. Это необходимо для того, чтобы дальнейшие расчеты не путались и были максимально точными;
• Определить точное количество отпускных дней, на которые имеет право любой работник. В этот перечень входят дополнительные оплачиваемые выходные;
• Суммировать общее количество дней отпуска всех работников;
• Провести расчет средней заработной платы сотрудника каждой дебетовой группы за один день.

Чтобы рассчитать среднюю сумму оплаты труда можно воспользоваться формулой:

• Для начала нужно определить общую сумму заработной платы, начисленная всем работникам за определенный период;
• Полученную сумму необходимо разделить на общее количество рабочих дней данного отчетного периода;
• Полученное число разделите на количество сотрудников в одной группе.
• После этого необходимо получить общую сумму резерва на каждую дебетовую группу. Для этого рекомендуем воспользоваться следующей формулой:
• Полученный средний заработок работников за один день, нужно умножить на тариф страховых взносов и сложить со средним заработком работников за день;
• После этого полученную сумму умножайте на общее число отпускных дней.

Пример расчета

Существует компания А. В учетной политике компании руководство указало, что рассчитывать резерв планирует каждый квартал. Заработная плата каждому работнику начисляется на дебет 20, тариф страховых взносов достигает 25%. В настоящее время, в организации работает 30 человек.

Кроме этого есть такая информация:

• Общее число отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками компании А — 50
• Общая сумма зарплаты работников, которая была выплачена им за 1 квартал, составляет 1 000 000 рублей.
• В одном квартале 85 дней.
• Далее мы производим расчет суммы резерва в компании А за 1 квартал 2017 года:
• Средняя заработная плата за 1 день: 1 000 000/85/20=588,23 рубля
• Общая сумма резерва, которую имеет компания А, составит: (588,23*25%+588,23) * 50=764 699 рублей.

Проводки резерва на оплату отпусков

В бухучете требуется четкое прописанные резервы. Эти данные прописываются в графе под номером 1540. Стоит отметить, что их размер должен совпадать с кредитовым сальдо 96 счёта. В таком случае проведите проводки:

• Дебет 20 кредит 96. Финансовые средства перечислены в резервный фонд для проведения выплат средства за оплаченный отпуск сотрудникам, которые заняты на основной линии производства;
• Дебет 96 кредит 70. Расходы на выплату отпускных, а перечисление финансовых средств сотрудникам за дни отпуска, которые ими не были использованы.