Приказ о выдачи и выдача денежных средств в подотчет

Производственный процесс требует различных затрат, например, приобретение канцелярских товаров, хозяйственных материалов, техники, мебели, запчастей к автомобилю, командировочные расходы и т.д. Выдача денежных средств в подотчет ответственному лицу осуществляется, строго соблюдая установленные правила ведения бухучета на предприятии.

Порядок предоставления наличных из кассы

Основным нормативным актом, регулирующим порядок предоставления наличных в подотчет ответственному лицу, является Указание ЦБ РФ №3210-У. Согласно правилам законодательного документа выдача денежных средств подотчет производится, соблюдая установленный порядок.

Таблица. Алгоритм выдачи наличных в подотчет:

Получив наличные средства из кассы, работник может их потратить строго в определенных целях, указанных в заявлении и/или Приказе руководителя. Нецелевое направление денежных средств может стать поводом для увольнения. Сроки выдачи денежных средств подотчет зависят от сроков указанных в письменном заявлении сотрудника. Например, финансирование из кассы должно пройти в день перед отъездом штатного сотрудника в командировку.

Приказ руководителя

Как регламентируют нормы Указания ЦБ РФ, денежные средства из кассы на производственные нужды могут быть даны на основании кассового ордера на расход, оформленного после получения одного из двух документов. Это:

• заявка на выдачу денежных средств подотчет, образец заполняется в произвольном формате, но должен отображать необходимую информацию о назначении средств и сроках использования;
• приказ руководителя о выдаче наличных из кассы.

Работник вправе использовать денежные средства только строго в направлениях, указанных в документах. Контроль затрат возлагается на ответственного бухгалтера или руководителя компании. С целью ограничить риски нецелевого использования финансов компании руководитель вправе издать приказ о выдачи денежных средств подотчет только конкретным работникам.

Выдача денежных средств в подотчет лицам, не являющимся сотрудниками компании

В Указаниях ЦБ РФ четко говорится о том, что денежные средства из кассы в подотчет выдаются работникам организации. О том, что деньги могут быть выданы лицу, не трудоустроенному на данном предприятии речи в законодательном акте нет.

Если обратиться к Приказу №94н, утвердившему Инструкцию применения плана счетов, используемого для ведения финансово-хозяйственных операций в организациях, то также можно увидеть, что порядок выдачи денежных средств в подотчет не предусматривает возможность пользования деньгами компании иными лицами. Но стоит отметить, что ни один нормативный акт не дает прямого запрета на использования денег из кассы компании лицами, не являющимися штатными сотрудниками. Эта же Инструкция предусматривает оформление бухгалтерских проводок по операции выдачи денег внештатным работникам по счету 76.

Согласно Письму Минфина РФ №02-06-10/2476, руководитель предприятия вправе самостоятельно решать вопрос о том, будет ли производится выдача денежных средств в подотчет 2017 год лицам, не принятым в штат. При принятии такого решения руководителю компании целесообразно внести это положение в Приказ об учетной политике на предприятии.

Выдача денежных средств директору

Следуя из положений пункта 5 и пункта 6.3 Указаний ЦБ РФ, выдача денег из кассы предприятия производится работникам компании, принятым по гражданско-правовому договору. Должностных ограничений в документе нет, поэтому директор также вправе получить деньги на производственные нужды из кассы. Только выдача денежных средств подотчет директору производится на основании его обезличенного заявления, то есть текст документа будет отражать не запрос, а утверждение.

Заявление на выдачу средств из кассы от лица директора будет начинаться, например, в таком содержании: «Заявляю о потребности в получении 5 000 рублей на производственные нужды…». Кроме заявления директор обязан соблюдать все бухгалтерские требования по составлению иной документации, которую предусматривает положение о выдачи денежных средств подотчет. Так, например, по прибытию из командировки руководитель обязан в трехдневный срок отчитаться перед ответственным бухгалтером посредством составления авансового отчета.

Выдача денег из кассы учредителю

В том случае, если учредитель (владелец) предприятия принимается в штат сотрудников, независимо от занимаемой должности, то он вправе получить подотчетные средства, как обычный работник компании, что четко оговорено в Указании ЦБ РФ.

Но, если учредитель имеет только статус собственника, то выдача денежных средств в подотчет учредителю запрещена. Полученные им деньги из кассы могут расцениваться, как займ. А это совершенно иная хозяйственная операция и проводится она с формированием другой документации.

Для того чтобы выдать учредителю денежные средства компании необходимо выполнить такие операции:

• составить договор займа;
• с банковского расчетного счета снять необходимую сумму и выдать учредителю.

Отметим, что заявка на выдачу денежных средств подотчет, образец которой пишет каждый штатный сотрудник при оформлении кассовых операций с наличными средствами, учредитель оформлять не обязан. Основанием для получения денег является договор займа.

Еще один момент, который следует учитывать, при выдаче денег учредителю – это отсутствие возможности выдачи наличных из кассы компании, так как займ не может быть оформлен подобным образом.

Бухгалтерские проводки

Так, выдача подотчет – статья движения денежных средств отражается следующим образом:

Дебет – 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит – 50 «Расчеты по кассе»

Если в кассовых операциях будут задействованы внештатные сотрудники, то выдача средств из кассы отражается так:

Дебет – 76 «Расчеты с разными дебеторами и кредиторами»

Кредит – 50 «Расчеты по кассе»

Валютное законодательство РФ 2017

Авансовый отчет о производственных затратах

После того, как была оформлена заявка на выдачу денежных средств подотчет, начинается отчет срока использования подотчетных сумм. По истечении указанного в заявке периода ответственный обязан в трехдневный срок явиться в бухгалтерию и составить авансовый отчет о произведенных затратах.

Вместе с авансовым отчетом подотчетное лицо обязано представить подтверждающие расходные документы. Например:

• товарные чеки;
• накладные;
• счета-фактуры;
• билеты на транспорт;
• кассовые чеки оплаты проживания и т.д.

Бухгалтер-кассир, в чьи обязанности входит учет и оформление документации, обязан проверить целевое расходование подотчетных сумм и правильность составления документации. После утверждения авансового отчета проводятся соответствующие хозяйственные операции.

Иногда, отчитавшись по авансовому отчету, получаются расхождения в потраченных и выданных размерах сумм. Здесь необходимо учитывать положения о бухгалтерском учете. Для возврата денежных сумм в кассу должно быть основание, выдача денежных средств подотчет производится с учетом плановых затрат, а по результатам авансового отчета определяется необходимость выдачи дополнительной суммы или возврата оставшейся.

Если работник использовал денег меньше, чем было выдано из кассы, он обязан вернуть оставшуюся сумму обратно. Оформляется такая операция приходным кассовым ордером.

Если работник отчитался по авансовому отчету о затратах, превышающих размер выданного аванса, то на основании расходного кассового ордера производится выдача денег в сумме перерасхода.

Несоблюдение правил, предусмотренных Указаниями ЦБ РФ, считается нарушением законодательства. За данное нарушение предусмотрено наказание в соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ.