Правила проведения инвентаризации в магазине

Любой оптовый или розничный магазин – это место хранения большого количества товаров и готовой продукции, которые постоянно приобретаются и реализовываются, обеспечивая таким образом постоянное движения товарно-материальных ценностей. Существует множество случаев и обстоятельств при которых необходимо пересчитывать остатки по товарам, но самое главное – это правильно провести саму инвентаризацию и составить итоговые документы по ее провидению. И далее о том, как проводится инвентаризация в магазине.

Этап подготовки к инвентаризации

Правила проведения инвентаризации в магазине закреплены на законодательном уровне и представляют собой методические рекомендации по поводу того, как и по какому поводу можно проводить такую ревизию.

Инвентаризация в магазине может быть проведена в следующих случаях:

• Когда меняется руководство компании;
• По факту смены МОЛ – материально-ответственных лиц на складах магазина;
• В случаях обнаружения факта хищения товара, его порчи;
• При сдаче помещения в аренду, при переезде, ликвидации и т.д.;
• При наступления чрезвычайных событий, например, пожара.

Многие ответственные лица полагают, что существует регламент частоты провидения такой сверки, но это не так. Проведение инвентаризации в магазине может проводиться только по тем фактам, которые рассмотрены ранее, или чаще. Как показывает практика, наиболее оптимальная частота для юридических лиц, занимающихся продажами, — это 1 раз в месяц.

Итак, руководитель или другое уполномоченное лицо решило провести инвентаризацию, с чего начать? Необходимо в обязательном порядке составить приказ о проведении инвентаризации в магазине и подписать его.  В документе в обязательном порядке необходимо указать такую информацию:

• Когда планируется начать и закончить инвентаризацию;
• По какой причине она будет проводиться (например, с целью уточнения фактического наличия остатков по номенклатурным рядам и т.п.);
• Предмет инвентаризации, то есть то, что будет проверяться: товары, готовая продукция;
• Лица, ответственные за провидение инвентаризации;
• Указывается состав инвентаризационной комиссии.

Кстати, на счет инвентаризационной комиссии. Необходимо в обязательном порядке составить приказ об инвентаризационной комиссии. В такую группу должны входить представители бухгалтерии, руководитель и другие лица. Состав комиссии не может быть менее 3-х человек. Материально-ответственные лица не допускаются в состав группы. При этом до сведения каждого субъекта, кто входит в состав группы, такая информация об участии в инвентаризации должна быть доведена.

Регламент проведения инвентаризации в магазине также предусматривает на подготовительном этапе формирование и подготовку необходимых описательных отчетных документов, в которые будут вноситься результаты инвентаризации, в частности, количество того или иного товара.

Инвентаризация товара в магазине предусматривает подготовку следующих документов:

1. Ведомость-опись для учета товаров. Есть специальная форма такой описи – форма ИНВ 3;
2. Сличительная ведомость по утвержденной форме ИНВ 19, куда будут вноситься данные в случаи обнаружения различий между бухгалтерским учетом и фактическим наличии товаров.

Каждая опись должна составляться в 2-х экземплярах. Когда все документы будут подготовлены, то тогда можно начинать непосредственное провидение инвентаризации.

Инвентаризация в бухгалтерском учете

Провидение инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации в магазине предусматривает начало проверки строго в тот срок, который указан в документе. Члены комиссии должны проводить проверку не только в разрезе их количества, но и качества. Так проверка предусматривает проверку сроков хранения товаров, их срока использования, целостности упаковки, качества продукции и т.п. По факту пересчета каждой единицы товара информация должна быть занесена в форму ИНВ-3, которая потом будет предоставлена бухгалтеру и ответственному лицу для ознакомления и формирования результатов проверки.

Параллельно с ИНВ-3 формируются и разнообразные акты. Наиболее популярным в магазинах является акт инвентаризации товаров, находящихся в пути — форма ИНВ-6.

(Образец заполнения) форма ИНВ-6

Но, отвечая на вопрос: как правильно провести инвентаризацию в магазине, нельзя не упомянуть о таком методе: если в магазине есть программа 1С, то можно просто перед началом инвентаризации распечатать информацию по остаткам продукции и их сверить с фактическим наличием на складе и товарных залах.

Составления документации по результатам ревизии

Когда фактическая опись по  форме ИНВ 3 и все акты будут готовы, то тогда все данные передаются бухгалтеру, который и формирует сличительную ведомость расхождений между данными учета и фактическим  наличием. Сличительная ведомость и является результатом инвентаризации.