Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году

Трудно представить себе любое предприятие, в котором не происходили бы периодически или с определенной систематичностью командировки. Но если для многих командировки кажутся достаточно простым процессом, то вот с точки зрения законодательства и бухгалтерского учета есть некоторые особенности и нюансы, которые требуют определенных знаний. И одним из таких нюансов, который нужно соблюсти и правильно выполнить, является порядок выплаты суточных командировочным. И далее о том, как происходит оплата командировочных расходов в 2018 году  по действующим нормативно-правовым актам России.

Что подлежит оплате, а что нет

В понимании большинства, командировка – это поездка служебного характера, которая предполагает выполнение должностных обязанностей. Поэтому все расходы, которые будут понесены работником, должны быть в полной мере компенсированы. При этом работодатель обязан выполнить свои обязательства в рамках таких направлений:

• Покрыть работнику полную стоимость проезда от пункта выбытия до пункта назначения;
• Компенсировать проживание на время нахождения субъекта вне места жительства;
• Покрыть другие расходы, связанные с нахождением человека в другом территориальном месте.

Именно поэтому, есть такое понятие как суточные. Суточные  — это компенсация, которую работодатель выплачивает своему сотруднику для покрытия дополнительных расходов человека. Конечно, есть нормативы по регулированию суточных выплат. Но никто не запрещает устанавливать и самостоятельные размеры таких выплат. На данный момент размер суточных платежей установлен в таком размере:

• 700 рублей – для командировок на территории России;
• 2500 рублей — для командировок за пределами государства.

Более подробно ознакомиться с информацией о размере суточных и о том, как можно устанавливать свои размеры суточных выплат на предприятии, можно почитать ЗДЕСЬ

Но далее попробуем разобраться в том, что может подлежать компенсации и оплате, а что нет.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году включает  непосредственно три составляющих, которые были упомянуты ранее: проезд, проживание и другие затраты. Так вот затраты на проезд и проживание оплачиваются в полном размере по фактической стоимости предоставленных услуг.  Но для того, чтобы оплата была произведена, необходимо в обязательном порядке предоставить в бухгалтерию компании подтверждающие документы.

Подтверждающими документами в данном случае могут быть:

• Счет-фактура;
• Ксерокопия или оригинал проездного билета;
• Налоговая накладная;
• Копия свидетельства о государственной регистрации той гостиницы, где останавливался субъект;
• Другие.

Другими словами: какие затраты человек понес, такие ему и возместят. Другое дело, что есть негласные ограничения на каждом предприятии, ограничивающие размер таких расходов. Например, номер не может стоить дороже 2500 рублей, проезд – купе или плацкарт, но не класс люкс и т.д.

Но если проезд и проживание для оплаты необходимо подтверждать документами, то вот для получения суточных никаких документов не нужно. Работодатель обязан и так произвести такую выплату. Будет ли она в рамках максимального ограничения или нет, остаётся на усмотрение руководства юридического лица.

Напоминаем, что если сумма командировочной  выплаты будет выше установленного максимума, то придётся обязательно удерживать НДФЛ.

Часто можно встретить такой вопрос: если работник получил возмещение расходов, связанных со служебными командировками, и еще ему оплатили суточные, то нужно ли ему оплачивать рабочий день?

Ответ однозначный: да, помимо суточных предприятие обязано ему полностью оплатить каждый день командировки с расчета оплаты одного дня работы, вне зависимости от размера суточных выплат. При этом оплачивается полностью как рабочий день, так и день отъезда, и день приезда.

Некоторые нюансы возмещения командировки

Не смотря на то, что возмещение командировочных расходов в 2018 году закреплено законодательно, все еще зависит от того, на какой срок человек поехал в командировку. Если поездка  не превышает одного рабочего дня, то тогда компания не обязана выплачивать компенсацию за дополнительные расходы. Другими словами, человек получить оплату за день работы, компенсацию за проезд и проживание, вот и все. Суточные выплаты ему не будет начислять. Но такое ограничение однодневной командировки касается ситуации, когда человек находился в пределах страны. Если же речь идет о заграничной командировке, которая не превышает суток, то тогда  в таком случае полагается выплата суточных в размере 50% от максимально допустимого размера – 2500*0,5 = 1250 рублей.

Другой часто встречающийся вопрос: а как оплачиваются командировочные расходы, если часть таких расходов была понесена лицом в связи с личной необходимостью? Например, человек поехал в командировку заграницу и после выполнения своих обязанностей еще задержался на 2 дня в личных целях. Что выплачивается в таком случае?

Понятное дело, что за эти 2 дня человек не должен получить ни суточных, ни компенсации за проживание. Но вопрос в другом: кто оплачивает проезд обратно? Сначала, на такой вопрос Минфин дал пояснение, что сам работник оплачивает проезд обратно, а не его работодатель. Но через некоторое время, он изменил свое мнение, и дал официальное поясняющее письмо: в таком случае дорогу обратно оплачивает также работодатель.

Оплата командировочных

Самый главный вопрос, который волнует не представителей фирмы, а само командировочное лицо: каковы сроки выплаты суточных при командировке?

По действующему ТК РФ, все суточные выплаты должны быть выплачены до того момента, когда субъект отправиться в командировку, то есть авансом. Если же деньги не будут выданы гражданину, то тогда он имеет полное право не ехать в поездку. Основанием для этого является отсутствие денег.

Если в командировке работник заболел, то ему все равно необходимо будет заплатить не только те суточные, которые были выданы авансом, но и выплатить больничные. Главное – наличие больничного листа. Если задание не будет выполнено, то тогда командировка может быть продлена на необходимый срок.