Оформление командировки в 2018 году документы

Выполнение трудовых функций работниками организации возможно и за пределами основного производства или офиса. Поскольку командировочные расходы исключаются из налогооблагаемой базы, оформление временно отсутствующих сотрудников контролируется на законодательном уровне. Организациям следует обращать особое внимание на документирование выездов согласно актуальному регламенту.

Существенные изменения в действующем законодательстве по командировкам прошли еще в декабре 2014 года. После корректировок нормативов были упразднены такие обязательные документы как удостоверение и служебное задание. Вместе с тем, российский законодатель предусмотрел оформление командировки в 2018 году документами, установленными внутренними актами предприятия. В числе таких могут быть и удостоверение, и служебное задание. Также допускается отработка собственных форм и образцов, обязательных для исполнения по всех подразделениях компании.

Перед тем как оформить командировку сотруднику в 2018 году, кадровым и бухгалтерским службам надлежит помнить, что теперь упразднен и такой регистр как журнал учета сотрудников, которые убывают для исполнения служебных заданий.

Что понадобится обязательно

В числе обязательной документации, которую надлежит оформлять администрацией предприятий – письменный приказ и отчет о произведенных расходах. Решение о командировании принимает работодатель, при этом от представителей некоторых категорий следует получить письменное согласие. В этом случае перед тем, как оформить командировку в 2018 году, нужно будет получить еще один обязательный документ. Данная норма закреплена в статье 264 Трудового Кодекса, она касается следующих лиц:

• Женщин, занятых воспитанием детей, не достигших возраста 14 лет (инвалидов);
• Родителей одиночек;
• Сотрудников, осуществляющих фактический уход за больными родственниками.

Если вам в организации говорят, — «Командировки в 2018 году оформляем и оплачиваем», — значит перед убытием следует как минимум расписаться в приказе. Правильное оформление временных перемещений гарантирует работникам оплату произведенных расходов (например, при отсутствии аванса), предоставление различных льгот и компенсаций (дни отдыха или оплату сверхурочных).

Командировка в 2018

Официальное решение работодателя в письменном виде

Сводный суточный приказ по организации является основным правовым документом, в котором содержатся все распоряжения по личному составу. Чтобы уточнить, как правильно оформить командировку в 2018 году, следует обратиться к положениям статьи 166 Трудового Кодекса и Постановления Правительства 2008 года 749. Рекомендованным формой для оформления служебных командировок являются Т9 (Т9а) для индивидуальных или групповых поездок.

Письменное решение может оформляться не только по рекомендованным законодателем образцам. Согласно специфике некоторых предприятий локальными актами могут разрабатываться и утверждаться собственные документы для командировки в 2018 году. Обязательными реквизитами остаются следующие:

• Принадлежность к дате, номеру дела;
• Наименование компании;
• Штатные данные убывающего работника;
• Место выполнения служебного задания и временной интервал отсутствия сотрудника;
• Цель убытия;
• Ответственный за прием авансового отчета.

Отчет о произведенных расходах

Завершающим документом, резюмирующим поездку, является авансовый отчет. Это смета расходов работника, к которой прикладываются оправдательные документы. Представить отчет на утверждение руководителю фирмы работник должен в течение 3 дней. Подразумевается, что в этот срок сотрудник должен вернуть остаток неиспользованного аванса (получить расчет при превышении выданной суммы) и приложить следующие бумаги для оформления командировок в 2018 году:

• Электронные талоны, билеты на проезд;
• Договоры и квитанции, подтверждающие факт проживания работника и размер понесенных расходов;
• Копия страниц паспорта, в которых есть отметки, проставленные пограничной службой (при убытии за границу);
• При следовании к месту выполнения служебного задания на личном (корпоративном) автомобиле, прикладываются чеки автозаправок, путевой лист.

Важно: убывая в командировку, следует учитывать предельные нормативы по суточным – 700 рублей для России и 2500 рублей для Зарубежья соответственно. Обычно в компаниях этот лимит не превышает, поскольку придется показывать такие расходы декларации.

В настоящее время в организациях практикуется приобретение билетов на проезд и оплата бронирования с расчетного счета компаний. Такой способ часто используется для оформления местных командировок. В любом случае, оправдательные документы надлежит представить вместе с авансовым отчетом по возвращении.

Как еще могут проверить командировочные расходы

Несмотря на то что порядок оформления командировки работника с 2018 года максимально упрощен, остаются формы, в которых необходимо дублировать информацию по всем убытиям. В табелях учета рабочего времени надлежит ставить отметку «К» на пресечении дат и сотрудников, исполнявших свои обязанности вне офиса или производства. За дни, в которых работники числился убывшим, ему будет выплачен средний заработок, предоставлен день отдыха. Если служебное задание исполнялось в выходной день, сотрудника ждет оплата в двойном размере.

Командирование работников является неотъемлемой частью деятельности многих организаций. Со стороны процесс кажется простым – человек получает деньги и убывает со служебным заданием (устным или письменным) к месту исполнения. Для администрации это всегда внимательное отношение к деталям, ведь загран командировки по оформлению и другие типы убытий могут иметь свои особенности. Чтобы исключить риски, директора и предприниматели используют как рекомендованный набор документов, так и прибегают к оформлению уже отмененных форм. Это помогает избежать прений с проверяющими инспекторами и минимизировать риски начисления штрафов.