Командировочные расходы проводки

Трудность командировки заключается не только в том, чтобы обосновать ее цель и задание, а потом выплатить работнику те средства, которые им затрачены на проезд и проживание. Для бухгалтерского учета очень важен размер таких суточных выплат, поскольку от их величины будет зависеть их отражение в бухгалтерском учете. Кроме того, необходимо уметь правильно списывать такие затраты в разрезе корреспонденции счетов. И далее о том, какие бухгалтерские проводки по командировочным расходам наиболее популярны и часто применяемые.

Учет командировочных

Если изучать вопрос учета командировочных выплат, то следует сказать — он состоит из двух этапов:

1. Расчет суточных выплат на основании служебного задания. Их выплата подотчётному лицу осуществляется не позже, чем за один день до непосредственного отъезда в командировку;
2. Подтверждение авансового отчета работника о потраченных средствах. Доплата и компенсация той части дополнительных расходов, которые не были предусмотрены авансом.

Для того, чтобы компания, и в частности, бухгалтерия смогли осуществить выплату командировочных,  они должны иметь документальное основание для таких действий. Главным документом для выплаты аванса является приказ руководства фирмы о направлении конкретного лица в командировку.

В аванс входят следующие расходы:

• Оплата проездных билетов;
• Оплата проживания на другом месте;
• Суточные выплаты. О том, каков размер суточных выплат для субъектов РФ, можно ознакомиться ЗДЕСЬ

Внимание: очень важным моментом для бухгалтеров является то, что в текущем году не нужно в обязательном порядке оформлять командировочные удостоверения. Также нет обязательной необходимости в оформлении служебного задания. Документальное оформление командировок упразднено. Хотя их наличие не является нарушением. В бухгалтерии имеют право требовать эти документы у подотчетного лица, но только в том случае, если такая норма закреплена Положением о командировках.

По поводу учета командировок, которые происходят не в пределах страны, а за ее пределами, то документально они оформляются таким же образом, но вот их учет происходит немного по-другому.

Особенности учета командировок за границу:

• Если у подотчетного субъекта после командировки остались средства от выданного ему аванса, то остаток в валюте должен быть оприходован в кассу предприятия, но по курсу, который официально действует на дату оприходования;
• Но если авансовой суммы было недостаточно для покрытия расходов, то тогда средства компенсируются исключительно в национальной валюте и по курсу, который действует на дату утверждения авансового отчета;
• Еще не стоит забывать о том, что если размер суточных был больше установленного максимума – 2500 рублей – то разница между фактическим размером и максимумом подлежит НДФЛ. Но облагаться разница будет по тому курсу в национальной валюте, который действовал на последний день месяца, когда на предприятии был утвержден авансовый отчет по командировке. Таким образом, главное в данном процессе – это пересчитать разницу в национальной валюте.

Внимание: если во внутреннем документе указан размер суточных не в национальной валюте, а именно в иностранной, то  тогда при оплате командировочных в рублях, перевода с иностранной валюты в национальную валюту осуществлять не нужно.

Расходы на командировку: проводки

Логично, что выплата денег на командировку должна сопровождаться отражением таких хозяйственных операций в бухгалтерском учете. И далее именно об этом.

Итак, командировочные выплаты, как правило, всегда выдаются из кассы предприятия. Но есть варианты, когда выплаты выплачиваются из расчетного счета сразу на карту сотрудника. В зависимости от того, с какого источника будут выплачены средства, и будет указан счет по кредиту.

Проводка «Выдано из кассы на командировочные расходы» имеет следующий вид:

Дебет 71    Кредит 50 (51).

Может быть ситуация, когда после возвращения из командировки, у человека остаются средства и в таком случае он обязан вернуть средства в кассу предприятия. В таком случае проводка будет иметь вид:

Дебет 50    Кредит 71

Напоминаем, что все расходы, которые подлежат компенсации, должны быть подтверждены документально.  Например, если предприятие получило билеты, которые необходимы для командировки, то оно обязано отразить такую проводку:

Дебет 50.3  Кредит 76

Но вне зависимости от того, есть документы или нет, компания может посчитать некоторые траты не корректными и не целесообразными. В таком случае они не будут приняты к компенсации, и работник должен будет вернуть деньги в кассу предприятия.

Также очень часто документы, которые используются в качестве подтверждающих документов, содержат в себе НДС. Если в счет-фактуре есть указанный НДС, то тогда такой налог можно принять к вычету. На такой вычет нужно сделать проводку:

Дебет 68 Кредит 19.

Командировка при упрощенной системе налогообложения

С одной стороны, начисление и выплата командировочных выплат для предприятий, работающих на упрощенной системе налогообложения,  не имеет особых отличий: бухгалтерская служба обязана компенсировать сотруднику все понесенные затраты, выплатить их в качестве аванса  и оформить это соответствующими документами. Но с другой стороны, есть своя специфика учета, о которой пойдет речь далее.

Когда компания компенсирует расходы командировочному лицу, то оно обязано впоследствии включить эти выплаты в расходы. Так вот особенностью УСН является дата признания таких расходов. Напомним, что предприятия на такой форме работают по кассовому методу, следовательно, датой признания доходов будет считаться именно дата утверждения авансового отчета. Но может возникнуть ситуация, когда работник израсходует в командировке свои средства. В таком случае компания ему их компенсирует, но вот на расходы она их отнесет только тогда, когда деньги непосредственно будут выданы из кассы.

И еще очень важный момент: ФНС и Минфин считают, что индивидуальные предприниматели на упрощенной системе налогообложения, которые не нанимают работников, не могут расходы, связанные с собственным проездом, включать в расходы текущего периода. Хотя судебная практика доказывает обратное. Поэтому, если есть время и желание, а деятельность связана с частыми командировками, то доказать свое право можно и в судебном порядке.