Командировка в 2018

Командирование работников является неотъемлемой частью деятельности любой организации. Регламент оформления поездок, вызванных служебной необходимостью, часто меняется. Все нововведения призваны устранить случаи фальсификации документов и претензии со стороны проверяющих органов. Нарушения порядка оформления командировок по новым правилам 2018 увеличивает финансовые риски. Избежать нарушений дисциплины на предприятии возможно только путем ввода в действие в организации актуальных регламентов законодателя.

В каких случаях отъезд работника считать командированием

Для оформления и оплаты расходов, связанных со служебной поездкой, необходимо выполнение обязательного условия: перемещение сотрудника должно выполнять в отличный от основного места работы пункт. К командировкам не приравниваются убытия, имеющие систематический характер или обусловленные должностными обязанностями занятого. Сюда не относятся поездки на вахту или деловые встречи, с которых можно вернуться в течение рабочего дня. Между тем командировкой считаются поездки в отдаленные офисы, удаленные филиалы, на совещания или переговоры с партнерами или высшим начальством.

Надзор за оформлением и бюджетом служебных перемещений осуществляется, в первую очередь, налоговой инспекцией. Это связано с тем, что командировочные расходы не входят в состав налогооблагаемой базы. Чтобы не получить замечания от инспекторов, следует следить за тем, чтобы все такие убытия имели признаки служебного задания.

Служебная записка на командировку образец 2018

Что изменилось в действующем законодательстве

Внесение изменений в действующие правила оформления служебных перемещений ставило собой цель упростить ранее принятые регламенты. Так, из обязательных форм отчетности, подлежащих обязательному заполнению были исключены следующие:

• Само командировочное удостоверение. Ранее этот документ содержал персональные данные работника, параметры убытия. Также на документе проставлялись отметки о прибытии и убытии из соответствующих пунктов. Теперь график работы в командировке можно подтвердить проездными, билетами и иными документами, их заменяющими. Для случаев, когда работник добирался на личном (служебном) транспорте, оправдать поездку можно маршрутным или путевым листом;
• Задания, выданные непосредственным руководителем;
• Отчет по выполнению служебного поручения также перестал быть обязательным. Между тем, компаниями предоставлено право разрабатывать альтернативную документацию с целями контроля или премирования сотрудников;
• Журнал учета поездок.

Отныне организации могут упростить оформление убытий по служебной необходимости и даже отмечать командировку в табеле учета рабочего времени по образцу, закрепленному в сборнике локальных нормативных актов (Положении). В числе обязательных документов, которые всегда должны быть в наличии, это приказ на убытие в командировку и отчет по израсходованному авансу.

Важно: многие предприятия скептически восприняли новые правила и до сих пор продолжают использовать прежние отчетные формы. Практика себя оправдывает: таким образом легче снять вопросы со стороны проверяющих.

Основные документы

В условиях динамичного российского законодательства правовое регулирование служебных командировок позволяет предприятиям находить пути оптимизации рабочей нагрузки на кадры и бухгалтерию. Ответственным за перемещения своих сотрудников, как и прежде, остается работодатель или лицо, его заменяющее. Основной документ, согласно которому начинается оформление работник, это выписка из приказа по организации. К нему обращаются, когда необходимо дать отгул за командировку в выходные дни, проверить начисления, а также подсчеты налогов. Временное отсутствие руководителя не является поводом для остановки работы делопроизводства. Назначается заместитель.

Оформление командировки по внутреннему совместительству является довольно содержательным. В текст распоряжений включается максимум информации, которая подтверждает достоверность решения директора, уточняет действующих лиц, место выполнения работы и их служебное задание. Для целей оформления используются формы т9 и т9а (для группы убывающих) соответственно.

Каким образом отражаются убытия в табеле учета рабочего времени

Время, проведенное за работой вне основного офиса следует отражать в табеле буквой «К». Это означает, что за период исполнения обязанностей за пределами производства, максимальный размер оплаты труда будет равен среднему размеру. Если же необходимо оформить в табеле командировку при суммированном учете рабочего времени, допускается ставить отметку «К/С» и указывать точное количество отработанных часов. Для случаев, когда сотрудник в рабочей поездке следует основному графику предприятия (отдыхает в выходной), это время в табеле будет помечено как «В». При оформлении табеля также не следует забывать и об ограничениях по командировкам ненормированному рабочему дню.

Что учитывается в составе командировочных расходов

В практике хозяйствующих субъектов могут применяться различные нормы возмещения командировочных расходов, связанных:

• С оплатой проезда к месту исполнения служебного задания и обратно;
• С затратами на проживание;
• С оплатой суточных, выдаваемых на обеспечение пребывания сотрудника в месте выполнения обязанностей.;
• С расходами на услуги оформления визы.

Нередко в состав затрат командированного включаются дополнительные статьи, например, представительские.

В любом случае работник перед убытием должен быть проинструктирован по порядкам распоряжения вверенными средствами предприятия и отчетом о проделанной работе. Вне зависимости от того, насколько краткосрочная была командировка и сколько дней ушло на выполнение служебного задания, работнику надлежит представить оправдательные документы на каждый вид расходов, предусмотренный в локальных нормативных актах компании.