Авансовый отчет по командировке 2018 образец

В любой организации, независимо от форм и размеров, неотъемлемая часть деятельности – служебные поездки сотрудников. Каждый работник, который возвращается из командировки, должен составить авансовый отчет, подтвердить все понесенные затраты и факт работы в другом населенном пункте.

Перед командировкой сотруднику нужно забронировать билеты, жилье, для чего из кассы ему выдается аванс. По прибытию обратно на основное рабочее место, работник отчитывается по понесенным расходам, заполняя авансовый отчет по командировке 2018. Бланк предназначен для внутреннего первичного учета, который подтверждает использование ранее выданных средств.

Составление авансового отчета по командировке предусматривает использование специального бланка №АО-1, утвержденного Федеральной службой госстатистики. Каждая организация имеет право добавлять новые графы или удалять те, которые ей не нужны. Можно самостоятельно составить бланк документа, отобразив в нем обязательные реквизиты.

Как оформить авансовый отчет по командировке

Документ используется в бухучете для списания ранее выданных средств, поэтому важно знать, как заполнить образец авансового отчета по командировке правильно.

Бухгалтерия выдает сотруднику бланк, в котором следует указать:

• наименование организации;
• ФИО командируемого сотрудника, подразделение, занимаемую должность;
• цель выдачи финансовых средств.

Чаще всего организация использует специальное программное обеспечение (1С), поэтому в бланке уже будут указаны эти сведения. Далее сотрудник заполняет другой лист, где перечисляет все прилагаемые документы, подтверждающие понесенные работником расходы.

Отчет нужно заполнить на протяжении трех дней с момента израсходования средств. Документ сдается в бухгалтерию на проверку, при положительном результате утверждается руководителем и бухгалтер списывает указанные суммы. Чтобы бухгалтерия все проверила быстро и приняла отчет, достаточно сохранить все подтверждающие расходы документы. Соответственно, в том, как составить авансовый отчет по командировке по образцу, практически нет сложных моментов.

Расчет командировочных в 2018 году с примерами

Какие документы прилагаются

Согласно ТК РФ (ст. 168) работодатель обязан возместить сотруднику при отправлении его в служебную поездку затраты на проезд, проживание, суточные. Если командировка заграничная, к иным расходам относится медицинская страховка, оформление загранпаспорта, открытие визы и т.п.

Чтобы точно установить факт понесенных затрат, сотруднику необходимо приложить следующие документы к авансовому отчету по командировке:

• проездные билеты;
• квитанции, счета, договора, которые подтверждают факт найма жилья;
• прочие накладные, кассовые чеки;
• если сотрудник командирован на собственном авто – чеки из заправочных станций, чеки об оплате проезда по платным дорогам;
• корешки ПКО.

Самая распространенная проблема – это отсутствие подтверждающих документов, на основании которых делается списание средств. Поэтому особо тщательно стоит проверять наличие и заполнение чеков, БСО.

Если в ходе проверки оказалось, что выданный аванс превышал необходимую сумму расходов, сотрудник сдает остаток назад в кассу и оформляется ПКО. При недостаче составляется дополнительный РКО.

Отражение в бухгалтерии

В бухучете, когда утвержден авансовый отчет по командировке, проводка может быть отображена несколькими вариантами. Бухгалтер должен списать выданные авансовые средства в целях проведения бухучета и последующего налогообложения.

По дебету отражены выданные средства, по кредиту – списанные подтвержденные в отчете расходы: