Авансовый отчет по корпоративной карте

Использование корпоративных карт уже не редкость среди юрлиц. К одному счету может выпускаться несколько карточек. Тот работник, на кого оформлена карта, вправе с ее помощью снимать наличные или расплачиваться за покупки в интересах компании. Сама карта и деньги на ней – это собственность работодателя, поэтому сотрудник обязан отчитаться о расходах. Для этого составляется авансовый отчет. Разберемся, как заполнить авансовый отчет по корпоративной карте – образец вы найдете ниже.

Читайте: Заполнение авансового отчета в 2020 году

Авансовый отчет по корпоративной карте – бланк

При оформлении на работника корпоративной карты он вправе с ее помощью расплачиваться за различные товары, работы или услуги, а также снимать наличность для расчетов в служебных целях. Согласно требованиям Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П осуществлять операции картой вправе ее держатель. Таким образом, отчитываться о понесенных расходах должен тот работник, на кого оформлен пластик.

Унифицированный бланк авансового отчета № АО-1 утвержден в Постановлении Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55. Но эта форма не совсем подходит для отражения операций по корпоративной карте. Следовательно, компании придется или дополнить типовой бланк, или разработать собственный. Законодательство допускает оба варианта. Главное, чтобы документ содержал все обязательные для первички реквизиты (по п. 2 стат. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г.).

Читайте: Платежное поручение на подотчет – образец 2020

Авансовый отчет при оплате корпоративной картой – какие строки включить

Чтобы в авансовом отчете можно было отражать сведения по расчетам картами компании, в документе нужно предусмотреть дополнительные строки. Приводим основные:

• Остаток на карте – показывается остаток денег на карте на начало ее использования работником.
• Выдана карта № – если сотруднику выдается карта, нужно отразить ее номер и дата выдачи.
• Пополнение средств на карте – указывается, на какую сумму была пополнена карточка. Дополнительно приводятся № и дата платежки.
• Итого на корпоративной карте – приводится общий остаток с учетом пополнений и входящего остатка.
• Снято наличных средств по корпоративной карте – уточняется, сколько наличных средств работник снял с карточки.
• Израсходовано наличных средств – указывается сумма наличных расчетов в служебных целях.
• Внесено на корпоративную карту через терминал – приводится сумма налички, внесенной через банкомат на карточку работником.
• Остаток наличных – если у сотрудника после расчетов остались наличные, их необходимо внести на карту. При отсутствии возможности это сделать, сумма остатка отражается по данной строке.
• Остаток на корпоративной карте – приводится исходящий остаток на карточке после всех расчетов.

Обратите внимание! Для подтверждения расходов в целяях налогообложения сотрудник должен приложить к авансовому отчету все платежные документы. К примеру, это чеки (товарные и кассовые), квитанции, включая слипы терминалов и т.д. (Письмо Минфина от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65253).

Реквизиты документов приводятся на оборотной стороне авансового отчета.

Типовые проводки по операциям с корпоративными картами с привязкой к специальному счету:

• Д 002 – на работника оформлена корпоративная карта.
• Д 55.4 К 51 – компания перечислила средства на специальный счет карты.
• Д 71 К 55.4 – с карты списаны деньги после совершения расчетов работником, включая снятие наличности.
• Д 55.04 К 71 – работник самостоятельно внес наличность на карточку.
• Д 91.2 К 55.4 – списано РКО за обслуживание карты.
• Д 60 (76) К 71 – на дату утверждения авансового отчета руководителем отражены расчеты подотчетника с продавцом.
• Д 10 (41) К 60 (76) – оприходованы ТМЦ в учете.

Читайте: Когда подотчетные суммы признаются налогооблагаемым доходом физлица?