Как правильно учесть личные расходы за счет компании?

Отражение расходов первых лиц на собственные нужды в качестве составляющей ФОТ с начислением взносов в соцстраховские фонды, удержанием НДФЛ и не включением в базу для уменьшения налога на прибыль – правильный учет расходов на личное финансирование. Однако такой подход вряд ли устроит руководство, ожидающее выполнения двойной миссии: снижения налогооблагаемой базы и экономии ФОТ.

Командировочные расходы

К расходам двойного назначения условно относят затраты на служебные поездки. В зависимости от наличия или отсутствия подтверждающих цели документов расходы признаются в составе налоговых и служат базой для освобождения или начисления НДФЛ. Поездку руководящего состава на отдых или в гости в иной населенный пункт можно отнести к командировке при наличии:

1. Доказательств связи с хозяйственной деятельностью организации:

• приглашений принимающей стороны с намерением заключения договора о сотрудничестве;
• участия в семинарах и симпозиумах по схожим с деятельностью тематикам, выставках и презентациях, связанных с реализацией аналогичной продукции;
• необходимости пересмотра договорных условий с поставщиками и покупателями.

2. Документального подтверждения произведенных расходов в соответствии с Положением о командировках, утвержденным постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008г., включая:

• проезд, провоз багажа, плату за пользование постельными принадлежностями и страховой взнос на личное обязательное страхование пассажиров;
• оплату жилого помещения согласно сумме предоставленных гостиничных счетов, а при отсутствии документов по найму помещения компенсацию фактических расходов, не превышающих предельно установленной величины для поездок по территории страны и за рубеж.

3. Суточных – за каждые сутки пребывания без ограничения в зависимости от времени прибытия и выбытия.

Обязательным документом, составляемым в течение 3-х дней по завершению поездки, является авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Однако необходимо помнить, что для минимизации налогообложения важна экономическая целесообразность и обоснованность расходов. Если директор, пробыв неделю, не заключил ни одного договора, не предоставил анализа рынка сбыта, то вряд ли проверяющие признают служебный характер поездки.

Представительские расходы

Группа расходов включает проведение мероприятий, связанных с организацией презентаций для стимулирования сбыта. Приемы и презентации с фуршетами – нить, за которую пытаются зацепиться директора для оплаты собственных обедов. Однако для отнесения расходов в состав налоговых необходимо:

• издание приказа о проведении мероприятия;
• составление плана, сметы расходов и списка приглашенных с целью реализации проекта;
• предоставление отчета по проведенному мероприятию с приложением документов, подтверждающих целесообразность затрат в обозримом будущем.

Учитывая особый «прицел» налоговиков к данной группе расходов, следует оценить расчетный документ из заведения общепита на количество присутствующих лиц. Если из чека явно свидетельствует обед на одну персону, то «беседу в неформальной обстановке» доказать будет практически невозможно. Заключение о снятие расходов налоговиками и судебной поддержке содержится в постановлении АС Северо-Западного округа № Ф07-12163/2016 от 23.12.2016 года.

При соблюдении регламента важно помнить об ограничении представительских расходов 4 % от расходов по фонду оплаты труда в соответствии с п.2 ст.264 НК РФ.

Расходы на содержание автомобиля

Для учета расходов на горюче-смазочные материалы, обслуживание и ремонт автомобиля за счет предприятия необходимо:

• заключение договора аренды на личный автотранспорт с физическим лицом с особым акцентом на денежное возмещение при отнесении владельца к взаимозависимым лицам (удержание НДФЛ по рыночным ценам);
• заполнение путевых листов с обозначением маршрута.

Кассовая дисциплина

Часто руководители юридических лиц после закрытия торговой точки «инкассируют» полученную за день выручку, забывая о кассовой дисциплине и штрафных санкциях за несоблюдение. Превышение лимита кассы, к которому приравнивается несданная в банк выручка и не оформленная по расходному кассовому ордеру в подотчет на хозяйственные нужды в установленном порядке, чревато наложением штрафа до 50000 рублей на основании ст.15.1 КоАП РФ.

Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет по предыдущему получению денежных средств, то текущая выдача признается незаконной. Сумма расчетным путем прибавляется к остатку денежных средств и сравнивается с лимитом кассы на предмет превышения.

Если деятельность осуществляется физическим лицом, зарегистрированным индивидуальным предпринимателем, то кассовые ограничения на него не распространяются.