Какие справки требуются от нового сотрудника в 2019 году?

Оформление на работу новых сотрудников находится в компетенции HR-отдела. В небольшой компании его функции выполняет бухгалтер или менеджер по кадрам. Далее рассмотрим различные варианты оформления и перечень необходимых документов.

В 2019 году в положениях ТК РФ, регулирующих вопросы трудоустройства, особых новшеств не планируется. В 2020-м многие компании начнут переходит на электронные трудовые книжки, в связи с чем могут более тщательно уточнять сведения о прежней деятельности нанимаемых сотрудников.

Стандартный пакет для соискателя

На практике при найме нового сотрудника запрашивают документы по следующему списку.

• Общегражданский паспорт – для всех совершеннолетних. При найме иностранца принимается загранпаспорт, личность несовершеннолетнего удостоверяется свидетельством о рождении.
• Трудовая книжка. Запрашивать или нет – право работодателя. Если запрашивается, то работник обязан предъявить его в течение 5 дней. При приеме на работу совместителя помните, что его трудовая книжка находится в другой компании и предъявлять ее он не обязан. Точно также с теми, кто впервые устраивается на работу. У них еще нет трудовой книжки, и обязанность по ее первичному оформлению возложена на работодателя.
• Военный билет. В зависимости от принадлежности к воинской обязанности.
• Документы об образовании. В этом качестве принимаются дипломы, сертификаты, свидетельства и т.д. Обязательно ли их предъявить? Есть определенная категория профессий, для которых подтверждение квалификации обязательно. Например, для фармацевта или врача это обязательно, для офис-менеджера или оператора call-центра — нет.
• Справка из правоохранительных органов. Согласно ст. 331 ТК РФ, лица с судимостью или находящиеся под следствием, не допускаются к определенным видам деятельности. Например, для педагогов это правило установлено законом. А частные компании могут применять это правило из соображений безопасности.

Согласно ст. 65 ТК РФ, данный список считается минимальным стандартом документов при приеме на работу.

Дополнительные справки при приеме на работу

Ст. 213, которая гласит, что работодатель вправе требовать дополнительные документы в зависимости от специфики обязанностей будущего работника. Например, если принимается работник в сферу общепита, то он должен обязательно пройти медицинский осмотр. Такие же правила актуальны для работы в опасных условиях.

Правила для несовершеннолетних

Нанимая подростка на работу, кадровик руководствуется ст. 266 и 348 ТК РФ. Их положения обязуют каждого несовершеннолетнего проходить обязательный медосмотр. Медицинская справка является обязательной при приеме на работу несовершеннолетних граждан.

Если нет одного из документов?

Как быть, если у взрослого человека нет паспорта? Сам по себе этот факт не является поводом для отказа. У претендента масса альтернативных вариантов.

Паспорт

При замене паспорта и его временном отсутствии у гражданина по этой причине обычно выдается справка. Для лиц, не живущих постоянно в РФ, есть заграничный паспорт. Здесь действует принцип взаимозаменяемости документа – можно предоставить любой другой для удостоверения личности. Например, военный билет или даже водительское удостоверение.

При отсутствии альтернативного паспорту варианта работодатель вправе отказать соискателю, сославшись на ст. 65 ТК РФ.

СНИЛС

Есть специфические правила и относительно СНИЛС. Что делать, если его нет? Его может не быть у тех, кто впервые устраивается. В этом случае обязанность завести «зеленый пластик» возлагается на работодателя. Если ранее он выдавался, но утерян и у претендента нет ни копии, ни оригинала, ни номера, то формально это может послужить причиной отказа. Но на практике обычно выясняют причину, просят восстановить документ и предъявить при первой же возможности.

Алгоритм оформления

Основанием для оформления является приказ. После его издания заключается трудовой договор (в 2-х экземплярах) и делаются записи в трудовой книжке.

Есть особенности при найме бывших госслужащих. Например, если с момента его увольнения с государственной или муниципальной должности не прошло более двух лет, то новый работодатель обязан сообщить о приеме на работу в этот государственный орган. В обратном случае его ждет штраф, размер которого может доходить до полумиллиона рублей.