Риски снятия наличных с корпоративных карт

Корпоративная карта – аналог простой банковской только с привязкой к счету организации. Для работы с ней можно открыть отдельный счет и переводить на него средства с расчетного или использовать только последний.

Карта корпоративного формата может быть именной. Она отличается привязкой к конкретному сотруднику. Это может быть руководитель, его заместитель или главный бухгалтер. Сотрудник, чье имя указано на карте, отвечает за все расходные операции по ней. Безымянной картой может воспользоваться любое лицо, получившее ее от руководителя или главбуха. В этом случае подробный отчет с приложением чеков и квитанций обязателен.

Функции корпоративной карты

Корпоративная карта дает такие же возможности, как и любая другая. Ее главная функция – быстрое обналичивание средств организации без предварительного заказа в банке и его посещения. Удобство этого инструмента заключается в следующем:

• Быстрый доступ к наличным;
• Пополнение баланса;
• Оплата покупок;
• Погашение командировочных расходов.

Единственное условие ее использования для расходных операций – обоснованность затрат для предприятия. К каждой покупке прилагаются документы, на основании которых расходы можно учесть в бухгалтерском и налоговом учете. Это правило касается и интернет-покупок. Если продавец не предоставляет накладную и чек, то корпоративной картой такую покупку лучше не оплачивать – поставить на учет или списать ее будет проблематично.

Частые командировки, в том числе за рубеж, требуют жесткого контроля расходов. На что и сколько тратит сотрудник, сразу становится известно в компании – карта прикреплена к мобильному телефону ответственного лица. Еще одно ее преимущество – снятие наличных в банкомате любого банка в нужной валюте. Например, имея на корпоративной карте российские рубли, в Европе можно снять с нее евро по действующему курсу.

Снятие денег с корпоративной карты

Корпоративной картой можно рассчитываться за личные покупки, в том числе снимать с нее деньги. Для бухгалтерии эта операция идентична выдаче наличных денег. Каждая операция должна сопровождаться обосновывающим документом. Риски снятия наличности можно сформулировать следующим образом.

• Превышение дневного лимита, установленного банком;
• Несанкционированное снятие подотчетным лицом;
• Нарушение правил пользования картой;
• Снятие в терминалах других банков с повышенной комиссией;

Самый большой риск снятия наличных с карты – это превышение суточного лимита в 600 000 руб. Не рекомендуется снимать такие суммы сразу или часто. Это привлечет внимание службы безопасности банка — карту могут заблокировать до выяснения обстоятельств. К тому же банки беспрепятственно предоставляют информацию в ИФНС без уведомления об этом клиента.

Незапланированное снятие денег сотрудником влечет взыскание с него или объявление в розыск при исчезновении с крупной суммой.

Учитываются ли расходы по карте для расчета налогов?

Документально подтвержденные расходы позволяют снизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и единому налогу по спецрежиму. Учитываются ли при этом расходы по корпоративной карте?

Все зависит от их типа. Если они имеют прямое отношение к деятельности компании, то эти расходы позволят снизить сумму налога. Например, если компания, выпускающая постельное белье, оплатит корпоративной картой ткань для простыней, пододеяльников и наволочек, то такая операция снижает налогооблагаемую базу. Купив с той же карты корм для собаки, доказать его ценность для деятельности организации сложно.

Корпоративной картой можно оплачивать канцелярские и офисные принадлежности, включая мебель, оргтехнику и другие покупки, имеющие значение для организации и ведения хозяйственной деятельности.

Как и кому отчитываться по карте?

Все расходы компании подлежат учету и отражаются в бухгалтерском и налоговом учете. Юридические лица всех форм собственности обязаны отражать в учет расходы по корпоративной карте, наряду с затратами, оплаченными с расчетного счета и из кассы.

Не отчитываются о движениях по корпкарте ИП на УСН-доходы, ЕНВД и патенте. Предприниматели, применяющие вышеперечисленные режимы, вправе пользоваться ею в личных целях, оплачивая все подряд. Плательщики УСН-доходы-минус-расходы и ОСНО в обязательном порядке разграничивают личные траты и расходы на бизнес. Обоснованные хозяйственные затраты принимаются к учету, личные нет.

Какие документы подтверждают расходы по корпкарте и позволяют учесть их в учете? Это товарный, кассовый чек, ПКО, счет-фактура, накладная. Предоставляемый в бухгалтерию документ должен содержать следующие сведения:

• Дата, время и место выдачи;
• Порядковый номер;
• Наименование организации и ее ИНН;
• Название услуги или товара;
• Количественные параметры покупки и ее сумма;
• Инициалы и фамилия продавца, его подпись;
• Печать.

Кассовый чек, содержащий всю вышеперечисленную информацию, принимается к учету без дополнительных документов. Такие чеки выдают крупные торговые сети.

Небольшие торговые точки выдают обычный кассовый чек с суммой, но без детализации покупки. К нему обязательно нужно попросить товарный, в котором указывается название и количество приобретенных товаров.

При использовании коорпкарты за рубежом чеки также нужно сохранять, просить документы, аналогичные российским товарным чекам и накладным. Сдавая их в бухгалтерию, придется позаботиться о переводе – нужно знать, что именно принимать к учету.

Одновременно с чеками сдается авансовый отчет. Его составляет держатель карты после каждой покупки в свободной форме. В нем отражается потраченная сумма, и расписываются детали покупки. Чеки и накладные прилагаются в качестве подтверждений.