Почему так важно нумеровать счета-фактуры по порядку?

Отсутствие хронологической последовательности в нумерации счетов-фактур наводит налоговиков при проверках на мысли относительно подтасовки документооборота и отражения в учёте операций задним числом. Особый контроль и ответственность, возникающая «на пустом месте», заставляет продавца скрупулёзно относиться к формированию порядковых номеров.

Законодательные требования

Среди обязательных реквизитов любого документа, отражающего финансово-хозяйственную операцию, находится порядковый номер. Относительно выставляемых покупателю счетов-фактур порядок «фискальная энциклопедия» не прописывает, выделяя отдельными подпунктами обязательные реквизиты по каждому счёту-фактуре в ст. 169 НК РФ:

• отгрузочному – документу, формируемому при реализации (п.5):
• авансовому – счёту, выставляемому при полной или частичной предоплате (п.5.1);
• корректировочному – документу, формируемому при изменении цен или пересмотра количества после произведенной отгрузки (п. 5.2).

Обновлённый порядок, утверждённый Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 года, ввёл сквозную нумерацию при формировании хронологии всех выставляемых счетов без разделения на виды. Для отражения в учёте это внесло неудобства, поскольку ранее разрешалось вести отдельно. Противником индивидуальной нумерации выступило финансовое ведомство (письмо Минфина № 03-07-11/427 от 16.10.2012 г.). Новшество в виде разделительного знака (косой черты) утверждено Постановлением Правительства РФ № 735 от 30.07.2014 года для счетов, выставляемых:

• филиалами и представительствами – указанием присвоенного номера структурной единице документами об учётной политике;
• участниками товариществ – указанием присвоенного индекса операции.

Периодичность обновления (месяц, год) предприятие избирает самостоятельно, опираясь на количественный показатель формируемых документов и удобство отражения в учёте. Однако Минфин установил запрет на ежедневное обновление нумерации (письмо Минфина № 03-07-09/42466 от 11.10.2013 года).

Журнал учета полученных счетов фактур

Последствия для покупателя

Нарушение хронологической последовательности не может лишить покупателя права на налоговый вычет по НДС, содержащийся в документе. В соответствии с п.2 ст.169 НК РФ не являются основанием для отказа в получении налоговых прав допущение ряда ошибок:

• не препятствующих идентификации поставщика и покупателя;
• не касающихся отражения номенклатуры товаров, цен за единицу, суммы НДС и общей стоимости.

Суды в процессе рассмотрения дел принимают решения в пользу налогоплательщиков, признавая налоговый вычет по НДС покупателя даже при отсутствии номера счёта-фактуры вообще. Покупателю, получившему корректировочный счёт-фактуру с пересмотром стоимости в сторону уменьшения при допущении ошибок продавцом, не стоит обращать внимание на документ в принципе. Ведь в случае признания документа недействительным по логике возникает вопрос: неужели налоговики будут препятствовать уменьшению полученного в предыдущих периодах вычета по НДС?

Ответственность продавца

Отсутствие хронологии событий не приводит к ответственности в виде штрафных санкций, применяемых при выявлении по отношению к субъекту предпринимательства. Административная ответственность применяется при грубом нарушении правил учёта доходов и расходов в целях налогообложения. Применительно к счетам-фактурам ст. 120 НК РФ понимает исключительно отсутствие. Типичные ошибки при выписке:

• пропуск номеров;
• «задвоение» при ведении учёта без использования программного обеспечения;
• нарушение хронологической последовательности при отражении номеров и дат формирования.

Наличие ошибок провоцирует налоговиков анализировать документ тщательным образом ввиду подозрения на искажения учёта и подтасовку результата. Предприятия, не желая находиться в зоне повышенного внимания, зачастую задним числом в программах выправляют нумерацию, чего делать не нужно после выдачи документа контрагенту.

Продавцу в любом случае признают обязательства по отгрузке или предоплате, но покупателю можно создать проблемы, поскольку права на вычеты принадлежат ему. Несмотря на позитивную судебную практику, выступая в качестве приобретателя товара, вряд ли кому-то захочется ходить по судам при возможности приобрести аналогичный товар у другого поставщика без искусственно созданных проблем.