Когда, как и зачем оформляется УПД?

НДС принимается к учету только на основе счетов-фактур, относящихся к документам строгой отчетности. Их форма установлена соответствующим правительственным Постановлением от 2011 года. Обязательные к заполнению реквизиты перечислены в ст. 169 НК РФ. Но как первый, так и второй норматив не запрещает налогоплательщикам использовать в бланках новые реквизиты. Учитывая это положение, в 2013-м ИФНС ввела в оборот универсальный передаточный документ – УПД.

Цели внедрения УПД

В своем письме № ММВ-20-3/96 от 2013 г. ИФНС подробно разъяснила, для чего предназначен новый документ. Его задача – избавить налогоплательщиков от обилия бумаг. Он объединяет в себе функции счет-фактуры, товарно-транспортной накладной, бланков ТОРГ-12, ОС-1 и М-15.

Использование УПД носит рекомендательный характер. Хозяйствующие субъекты-плательщики НДС могут использовать его как единый (вместо счет-фактуры и накладной) или как самостоятельный документ.

Когда УПД применяется обязательно?

Список операций, по которым можно использовать УПД, установлен Приложением №2 к вышеуказанному письму ИФНС от 2013 года. Согласно этому документу УПД можно выписывать при совершении следующих операций:

• Передача имущественных прав;
• Сдаче результатов выполненных работ;
• Отгрузка товаров с передачей покупателю;
• Отправка товаров с транспортировкой и последующей передачей другим лицам;
• Продажа товаров или оказание услуг.

Весь перечень представлен в вышеназванном документе. Приняв решение использовать УПД, компания обязана отразить этот момент в Учетной политике.

Когда не обойтись без счет-фактуры?

Счет-фактура обязателен для компаний, отчитывающихся по общей системе налогообложения. Еще один важный момент – необходимость его выставления контрагентам, освобожденным от НДС. Такое положение регламентировано ст. 145 НК РФ.

Субъекты по УСН могут не составлять счета-фактуры, если операции не носят посреднический характер или не связаны с импортом.

Плательщики ОСН должны очень ответственно подходить к заполнению счет-фактур. Все реквизиты указываются корректно. В этом плане никакие вольности не приветствуются. Если при заполнении допущены ошибки, то покупатель не сможет принять НДС к зачету. А основная функция счет-фактуры как раз в этом и заключается.

Товарная накладная

Когда речь идет об отгрузке товаров, комплект первичных документов должен состоять из следующих бумаг.

• Товарная накладная. Необходима для оформления отгрузки продукции собственного производства или используемой в посреднической торговле. Установленный бланк – ТОРГ-12 образца 1998 года. Также ст. 9 ФЗ-402 дает возможность разрабатывать свои фирменные бланки и использовать их в обороте;
• Акт выполненных работ или оказанных услуг. Формируется по факту завершения услуги. Установленной формы бланков нет. Каждый субъект в праве использовать свой внутренний бланк с указанием всех реквизитов;
• Приемо-передаточный акт. Данный документ необходим при передаче имущества. Используется бланк установленного образца, утвержденный Постановлением Госкомстата в 2013-м. Особенность его применения заключается в возможности использования наряду с официальным бланка собственной разработки;

Может ли УПД заменить ТТН или ТОРГ-12?

Использование конкретных форм первичных документов отражается в учетной политике компании. Это касается всех не унифицированных бланков.

Что касается предпочтительного оформления, то следует ссылаться на ст. 9 ФЗ-402 , утверждающую, что хозяйствующие субъекты имеют право самостоятельно определять, какими бланками пользоваться.

На практике возникает множество нюансов. Бухгалтерские программы предполагают выписывание документов старого и нового образца: накладной, счет-фактуры или УПД. Выбор в пользу любого из вариантов не нарушает положений НК РФ и действующего законодательства.