Новые правила по подотчёту с 1 июля 2019 года

Изменение бланков и содержащихся реквизитов, переход на использование онлайн-касс с 01.07.2019 года обязывает работников, приобретающих ТМЦ или услуги для субъекта предпринимательства за наличные денежные средства, знать «в лицо» обновлённые расчётно-платёжные документы. В противном случае компания не сможет оприходовать материалы или отразить услуги в учёте и рассчитаться по предоставленному авансовому отчёту с подотчётным лицом.

«Кассовые» изменения

С 01.07.2019 года форма документов, обязательные реквизиты, выдача в электронном виде большинством субъектов хозяйствования требует проведения отдельного ликбеза для подотчётников. При получении документов при расчётах наличными от имени предприятия необходимо учитывать «кассовые» изменения:

1. Правила оформления чека. При приобретении для компании или ИП продавец должен в чеке указать дополнительные реквизиты согласно п.1 закона № 192-ФЗ от 03.07.2018г.:

• название и ИНН покупателя;
• сумму акцизного сбора при приобретении подакцизных товаров;
• страну происхождения ТМЦ;
• номер грузовой таможенной декларации при импортировании.

2. Обновлённые БСО. Не имеющим льгот по онлайн-кассам лицам запрещено выдавать типографские бланки старого образца (п.8 ст.7 закона № 290-ФЗ от 03.07.2016 года). Квитанции смогут выписывать исключительно ИП, применяющие патентную систему налогообложения по ряду бытовых услуг. При получении старого бланка целесообразно заручиться письменным документом продавца, указывающим ссылку на норму закона, позволяющую не использовать ККТ.
3. Замена бумажных чеков. Вместо чека на бумажном носителе согласно разъяснениям финансового ведомства (письмо Минфина № 03-01-15/24307 от 21.04.2017 г.) предусматриваются:

• распечатки из мобильных приложений;
• коды для скачивания по ссылкам из СМС и электронной почты.

Оформление «подотчёта»

Документальное оформление от выдачи денежных средств до авансового отчёта об их использовании можно представить своеобразной пошаговой инструкцией:

1. Принятие решения о выдаче денежных средств. Работник пишет заявление с указанием требуемой суммы и обоснованием необходимости расходов для предприятия, а руководитель накладывает резолюцию или издаёт приказ.
2. Выдача аванса. Бухгалтерия выдаёт подотчётному лицу денежные средства наличными либо перечисляет на банковскую карточку. Расчёт производится без применения онлайн-касс, используемых для приёма и возврата денег покупателям.
3. Утверждение авансового отчёта. Сотрудник распечатывает полученные от продавцов электронные документы и прикладывает к авансовому отчёту. После утверждения руководителем неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия, а перерасход возмещается подотчётному лицу.

Срок предоставления авансового отчёта по хозяйственным нуждам – три рабочих дня с момента, указанного в заявлении либо даты составления приказа, по командировочным расходам – трёхдневный период, отсчитываемый со дня, следующего за днём возвращения из служебной поездки согласно транспортным документам.

Подотчётные нюансы

Онлайн-чеки в автоматическом режиме включают наименование товаров, цену за единицу и количество по каждой товарной номенклатуре. Если расчётный документ не содержит обязательных реквизитов, то нужен дополнительный товарный чек с расшифровкой. Закон позволяет генерировать чеки с общим итогом ИП на УСН и патенте до 01.02.2021 г. (п.17 ст.7 закона № 290-ФЗ от 03.07.2016г.). Однако для целей оприходования и отражения в составе налоговых расходов необходима конкретика.

Если авансовый отчёт содержит приложения документов, не соответствующих требованиям законодательства, то работник может составить заявление о компенсации произведённых расходов. Наложение резолюции руководителя обязывают бухгалтерию произвести выплаты, удержав НДФЛ и начислив взносы в страховые фонды аналогично заработной плате. Сумма расходов, не подтверждённых первичными документами, исключается из состава налоговых с целью уменьшения объекта налогообложения и выплачивается за счёт чистой прибыли, оставшейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов в бюджет.