Личный автомобиль используется в служебных целях: оформлять ли путевой лист

Предоставление личного имущества работника субъекту предпринимательства подлежит денежной компенсации. Если работодатель не ставит цель в максимально допустимых пределах уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли, сэкономить на социальных взносах и НДФЛ с суммы компенсации, а ремонтировать и заправлять автомобиль за счёт чистой прибыли, оставшейся в распоряжении предприятия, то оформлять путевой лист не нужно.

Правовой регламент об использовании личного автомобиля

Прямой запрет на перевозки пассажиров и грузов без оформления путевых листов содержит Устав автомобильного транспорта (п.2 ст.6.ФЗ-259 редакции от 30.10.2018 г.). Исходя из трактовки, если работник ездит на личном автомобиле по служебным целям без груза или сопровождающего лица, то составлять путевой лист не нужно. Данный вывод подтверждается судебной практикой, становящейся на сторону налогоплательщика с признанием расходной части в соответствии с приказами и актами, подтверждающими служебный характер поездок.Однако финансовое ведомство занимает противоположную позицию, выраженную в письме Минфина № 03-03-06/1/39406 от 23.09.2013 года, считая путевые листы, оформленные с заполнением установленных реквизитов, основанием для подтверждения расходов в целях уменьшения объекта налогообложения. Письмо содержит ссылку на пп.11 п.1 ст.264 НК РФ в части отнесения расходов на содержание служебного автотранспорта к составу прочих производственных затрат.

Затраты на компенсационные выплаты наёмному персоналу включаются в состав налоговых расходов, уменьшающих размер прибыли, в допустимых нормах, утверждённых Постановлением Правительства РФ № 92 от 08.02.2002 года:

• для машин с объёмом двигателя в пределах 1200 куб. см – 1200 рублей;
• для автомобилей с объёмом двигателя, превышающим 1200 куб. см, – 1500 рублей;
• при использовании мотоциклов – 600 рублей.

Новый путевой лист с 1 марта 2019 года – бланк, изменения, образец

Документирование расходов

Порядок заполнения путевых листов утверждён Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 года. Оформление с нарушением регламента лишает предприятие возможности отнесения к составу расходов:

1. Затраты на горюче-смазочные материалы (бензин, газ, моторное масло). В документе фиксируются показания спидометра, а расходная часть формируется:

• по бензину и газу – на основании норм утверждённых расходов на километр пробега;
• по моторному маслу – на основании норм на каждый литр израсходованного горючего.

2. Командировочные расходы. Если работник выехал в служебную поездку на собственном автомобиле без путевого листа, то у работодателя аннулируются основания не только на расходы, связанные с использованием транспорта, но и факт отнесения поездки к командировке, поскольку командировочные удостоверения отменены, а документы на проезд отсутствуют.
3. Компенсационные выплаты. Выплата в пределах установленных трудовым договором норм (Письмо Минфина РФ № 03-04-05/25434 от 30.04.2015г., Письмо Минздравсоцразвития № 550-19 от 12.03.2010 г.) не облагается НДФЛ и не является базой для начисления страховых взносов в социальные фонды. Отсутствие первичного документа ставит вопрос: за что платить компенсацию?

Внесённые поправки Приказом Минтранса № 467 от 21.12.2018 года в вышеуказанный документ транспортного ведомства обязал субъектов предпринимательства с 01.03.2019 года оформлять путевые листы на каждый день или одну поездку, если она продолжается больше суток.

Оценка рисков при оформлении путевого листа

Путевой лист – первичный документ, подтверждающий отнесение поездки к категории служебных, позволяющий беспрепятственно:

• относить расходы на горюче-смазочные материалы к затратам, уменьшающим базу при формировании прибыли;
• не удерживать НДФЛ с суммы начисленной компенсации и не облагать социальными взносами;
• включать выплату по нормативам в расходы при ОСН и расчёте единого налога при УСН.

Альтернатива – хождение по судам с судебными издержками в виде адвокатов и нервов, вряд ли заинтересует налогоплательщика в сравнении с оформлением путевого листа даже каждодневно. Отсутствие ограничения компенсации в размерах может минимизировать налогообложение при искусственном завышении суммы вместо части заработной платы, сэкономив на НДФЛ и страховых взносах.