Когда в бухучете можно использовать сканы первичных документов

Разрешение отражать операции в бухучете на основании скан-образов «первички» — настоящий подарок бухгалтерам от Минфина. На период пандемии коронавируса факт отражения их в бухучете не считается нарушением и освобождает налогоплательщика от применения финансовых санкций. Сканы первичных документов учитываются по тем же правилам, что и оригиналы с «живыми» подписями и печатями.

Скан-образы и COVID-19

Произведенный анализ положений бухгалтерского законодательства позволил чиновникам финансового ведомства прийти к выводу относительно возможности отражения сканов первичных документов в учетных регистрах. При этом в письме Минфина РФ от 22.04.2020 года № 03-01-10/32570 делается акцент на исключительных случаях.

Поскольку определение «исключительности» не содержится в тексте нормативного акта, то налогоплательщики могут смело использовать пандемию коронавируса в качестве обоснования такой исключительности вследствие введенных ограничений. К первичным документам в соответствии с законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 года и аргументации относительно невозможности своевременного получения относятся:

1. Оригиналы на бумажных носителях. Введенные ограничения на физическое перемещение граждан и переход на удаленный режим деятельности – серьезные препятствия для получения бумажной «первички»: товарных накладных, счетов-фактур, актов выполненных работ, справок КС и т.д.
2. Электронные документы с цифровой подписью. Однако не все субъекты предпринимательства подключены к электронному документообороту, а распространение пандемии не обязывает к незамедлительному подключению.

Отсутствие объективной возможности обмена документацией в подлинниках или на электронных носителях из-за коронавируса – основание для признания доходов и расходов по скан-образам.

Аргументация при проверках

Комментируемое письмо содержит оговорку относительно контроля операций в соответствии с нормами, отраженными в приказе об учетной политике организации. Специалисты рекомендуют запастись доказательствами, подтверждающими невозможность оформления документации по всем правилам в конкретный срок. Перед отражением сведений на основании сканированных копий целесообразно:

• издание распоряжения о приеме и накоплении в регистрах бухучета информации, указанной в скан-образах;
• внесение дополнений в приказ об учетной политике субъекта хозяйствования;
• установление сроков для замены копий оригиналами (отмена всех ограничений, связанных с коронавирусом).

Послабление носит временный характер и не освобождает налогоплательщиков от штрафных санкций (ст.120 НК РФ, ст.15.11 КоАП РФ) после прекращения действий обстоятельств непреодолимой силы.