Когда подотчетные суммы признаются налогооблагаемым доходом физлица?

Выдача подотчетных средств работнику предприятия имеет целевое назначение, установленный срок и необходимость представления авансового отчета с приложением документальных подтверждений. Иначе подотчетные суммы налоговики вправе признать дополнительным благом сотрудника с удержанием НДФЛ.

Сроки и порядок выдачи подотчетных средств

Для проведения расходов в интересах субъекта хозяйствования предусмотрена выдача денежных средств сотруднику. Основанием служит распоряжение руководителя или заявление работника с указанием:

• цели выдачи;
• предварительно рассчитанной суммы;
• срока для расхода по целевому назначению.

Конкретный срок каждое предприятие устанавливает во внутренних локальных документах, а при отсутствии регламента не позднее следующего рабочего дня после получения средств (письмо ФНС от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704) работник обязан:

• осуществить возврат неизрасходованных подотчетных сумм;
• представить авансовый отчет с документальными приложениями для утверждения.

При выявлении на проверках несвоевременного возврата подотчетных сумм налоговики относят полученные средства к доходам, подлежащим обложению НДФЛ. Во избежание споров осторожные бухгалтеры до момента предоставления отчета по истечении срока делают «на бумаге» возврат денег в кассу со следующей выдачей.

Документальные подтверждения

Налоговики не признают расходы по документам, оформленным с нарушением порядка. Удержание НДФЛ грозит работнику, отчитавшемуся своевременно, однако сопроводительные документы:

• оформлены с нарушением порядка;
• составлены лицом, снятым с регистрации в качестве субъекта хозяйствования.

Поскольку «первичка» не соответствует требованиям для подтверждения расходов, то, по мнению налоговиков, работник не отчитался должным образом, а значит, получил доход, облагаемый НДФЛ.

Судебная практика

Суды занимают неоднозначную позицию при нарушении сроков или ошибках в прилагаемых документах. Однако однозначно приравнивают подотчетные суммы к налогооблагаемому доходу при выявлении выдачи средств в подотчет с последующим:

• непредставлением авансового отчета;
• отсутствием декларации 3-НДФЛ.

Организация обязана в качестве налогового агента удержать НДФЛ и перечислить в бюджет. После проигрыша дела в трёх судебных инстанциях аналогичное определение вынес Верховный Суд 03.02.2020 года для фирмы, выдававшей деньги в подотчет руководителю без дальнейшего возврата и документальных подтверждений.