Хранение документов организации: сроки и правила для ИП и ООО

Необходимость сохранности документов – обязательный атрибут предпринимательской деятельности вне зависимости от формы собственности и системы хозяйствования. Порядок и сроки определяются не статусом субъекта предпринимательства, а видом первичного документа или учетного регистра. Несоблюдение регламента хранения чревато наложением штрафных санкций и расчета объекта налогообложения косвенными методами с вытекающими финансовыми последствиями.

Сроки хранения

Архивация документов с указанием сроков в конкретике предусмотрена законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 г., в соответствии с положениями которого документы подразделяются на требующие постоянного хранения и предоставления по требованию сторонних лиц, и документы с ограниченным периодом. Для хранения документации предусматриваются Налоговым Кодексом и нормативными актами, регулирующими бухучет, следующие обязательные сроки:

1. Постоянное хранение, которому подлежат:

• уставные, учредительные документы, записи из реестров о государственной регистрации, свидетельства из фискальных органов и служб статистики;
• лицензии, сертификаты соответствия, допуски СРО, разрешения контролирующих органов;
• годовая отчетность, предоставляемая в налоговые органы и фонды социального страхования.

2. Документы со сроком хранения 75 лет:

• трудовые договоры с наемными сотрудниками;
• расчетные ведомости и сведения о начисленной заработной плате;
• личные карточки работников, отражающие кадровые перемещения.

3. Документы и регистры со сроком хранения не менее пяти лет:

• промежуточная бухгалтерская отчетность, предоставляемая в фискальные органы и страховые фонды;
• первичные документы (счета-фактуры, накладные, выписки банка, кассовые книги, РКО И ПКО, платежные поручения).

По истечении срока уничтожение документов обязано производиться с отражением в акте, содержащем реквизиты (дату, номер и краткое описание с указанием итоговой суммы или количественного показателя).

Правила хранения и восстановления

По завершению периода документация подлежит архивации, включающей нумерацию в хронологическом порядке, подшивку, подпись ответственного лица и печать предприятия или предпринимателя. Если физическое или юридическое лицо прекращают деятельность и исключаются из государственного реестра, то процедуре закрытия и ликвидации предшествует сдача документации в государственный архив.

В случае утери документов налогоплательщик обязан о факте сообщить контролирующим органам и максимизировать восстановление, а не просто отделаться справками из МЧС, противопожарной службы или органов МВД о чрезвычайных событиях.

Электронный документооборот облегчает сохранность, поскольку не требует подтверждения на бумажных носителях.

Ответственность за несоблюдение регламента

За неисполнение обязанности по хранению документов ст. 13.25 КоАП предусматривает наложение штрафных санкций в размерах:

• от 2 до 5 тыс. руб. – на должностных лиц;
• от 200 до 300 тыс. руб. – на юридических лиц.

Предоставление документов является обязанностью налогоплательщиков по требованию фискальных органов (ст.31 НК РФ), проводящих выездную или камеральную проверку. Налоговая служба вправе потребовать документы в рамках проводимых встречных проверок с контрагентами.

Отсутствие документации позволяет налоговикам при расчете объекта налогообложения применить косвенные методы (ст. 166 НК РФ) и исчислить платежи в бюджет на основании информации по аналогичным налогоплательщикам. При этом проверяющие структуры применяют методику расчета на практике исходя из суммы чистого дохода без включения расходов. Например, при оказании транспортных услуг налоговики приравнивают объект налогообложения к денежным средствам, полученным на основании банковской выписки, игнорируя расходную часть в виде затрат на горюче-смазочные материалы, амортизацию транспортного средства, заработную плату водителя и т.д.

Соблюдение регламента хранения первичной документации и учетных регистров избавит субъект предпринимательства от штрафных санкций, расчета платежей в бюджет косвенным методом и позволит безболезненно осуществить процедуру закрытия юридического или физического лица.