Какие нетипичные документы вправе запрашивать ИФНС у компаний?

Работники фискальной службы по различным основаниям стали требовать от юридических лиц нетипичные документы на числящихся в трудовом штате, работающих по совместительству и уволившихся сотрудников. Предоставление личной информации чревато разглашением охраняемой тайны со штрафными санкциями (ст.13.11 КоАП РФ), отказ органам ФНС опасен, поскольку налоговики считают, что ограничение на них не распространяется (письмо ФНС РФ от 02.08.2018 № ЕД-4-2/14951@).

Характеристика на работника

Повышенный интерес к характеристикам налоговики мотивируют проверками деятельности сторонних организаций, с которыми пересекался работник или занимает должность уволившийся гражданин. В процессе работы предприятие не обязано составлять документ, но по требованию ФНС желательно предоставить краткие сведения информационного характера, включающие:

• период трудовой деятельности на предприятии;
• полученное образование и прохождение дополнительной профессиональной подготовки (курсов повышения квалификации, аттестаций и т.д.);
• занимаемую должность и выполняемую трудовую функцию;
• деловые и личные качества, карьерный рост;
• наличие поощрений и административных взысканий.

Если предприятие приняло решение не представлять характеристику, то не позднее следующего дня с момента получения требования налоговой службы, необходимо составить мотивированный отказ, воспользовавшись новой формой уведомления, утверждённой приказом ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@. Проверяющие могут запросить параллельно с характеристикой иные документы о сотруднике, в случае игнорирования требования влекущих два штрафа в размерах:

• 10 000 руб. – за непредставление требуемых документов (п.2 ст.126 НК РФ);
• 5 000 руб. – за неполученную информацию (ст.129.1 НК РФ).

Новое уведомление в ИФНС с 9 июня 2019

Документы на уволенных работников

Если бывший работник «засветился» в сомнительной сделке, то контролёры «обратным счётом» изучают конкретную информацию о гражданине с требованием представить кадровые документы:

• приказы на приём, увольнение, пребывание в отпусках всех видов;
• трудовые договоры, штатное расписание, график работы;
• выписки из табелей использования рабочего времени;
• информацию о периоде нахождения на листках по временной нетрудоспособности.

При помощи документов налоговиками подготавливается доказательная база. Например, работающий по графику гражданин, не может одновременно подписать договор в регионе, находящемся на значительном расстоянии, что свидетельствует о фиктивности сделки.

Проверяющие в запросе обязаны сообщить информацию о проводимом мероприятии, на основании которого запрашиваются кадровые документы. Если осуществляется встречная проверка, то документы необходимо представить, поскольку нормативные акты не содержат ограничений в конкретике.

Паспортные данные сотрудников и «физиков»

Налоговые органы могут запросить информацию не только на работников, числящихся в трудовом штате предприятия, но и на лиц, выполняющих конкретные работы по гражданско-правовым сделкам. По мнению специалистов, во избежание штрафных санкций за распространение персональных данных, работнику предприятия необходимо объяснить заинтересованность фискального органа и получить личное разрешение с акцентом на:

• получение налоговым органом информации из других источников;
• предоставление предприятием отчётов в фонды и ФНС.

Если речь идёт о специалисте сторонней организации, то информацию предприятие не обязывает иметь законодательство. Например, производя определённые виды работ, гражданину может быть оформлен исключительно пропуск в организацию без предъявления паспортных данных. В налоговую службу целесообразно представить список лиц, которым выдавались пропуска, доказывающие одновременно реальность сделки и желание сотрудничества с налоговиками. В случае сохранения контактов интересуемого лица, будет не лишним сообщить о возникшем интересе к персоне у сотрудников налоговой службы.

Игнорирование требования ФНС чревато штрафными санкциями двух видов: за факт игнорирования и факт непредставления без мотивированного отказа и объяснения причин.