Как учесть расходы на обучение сотрудников в интересах организации?

Чтобы отразить стоимость обучения сотрудника, профинансированного субъектом предпринимательства, действительно в интересах организации, требуется обратить внимание на документальное сопровождение. Для включения в состав расходов, уменьшающих базу налогообложения по прибыли, анализируется статус учебного заведения, связь полученного образования с применением «во благо» предприятия и необходимость получения знаний для использования в процессе трудовой деятельности с точки зрения экономической обоснованности соотношения результата и затрат.

Расходы на образование и налог на прибыль

Для «безболезненного» отражения затрат, связанных с обучением работников, в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, необходимо одновременное выполнение следующих условий:

1. Договор на обучение между учебным заведением и субъектом предпринимательства. Заключение соглашения учреждения образования напрямую с сотрудником с дальнейшей компенсацией организацией проблематично для включения в налогооблагаемую базу и недопустимо по мнению финансового ведомства, изложенному в письме № 03-03-РЗ/73562 от 09.12.2016 года.
2. Учреждение образования имеет лицензию на осуществление данного вида деятельности (ст.12 закона № 99-ФЗ от 04.05.2011 года).
3. Оплата производится за:

• числящегося в наемном штате сотрудника;
• гражданина, обязующегося на протяжении трехмесячного периода с момента окончания обучения заключить трудовое соглашение сроком не менее года.

4. Обоснование целесообразности расходов в интересах организации. Исходя из цели деятельности предприятия – получения прибыли в текущем или будущих периодах, следует:

• при освоении экономических специальностей, профессии в области менеджмента или маркетинга, связать с эффективным управлением производством, использованием рекламы и снижением себестоимости;
• при получении технических специальностей проследить связь с внедрением нового оборудования, инновационных технологий и переходом на новое программное обеспечение;
• при прохождении курсов повышения квалификации важно обосновать производственной необходимостью на основании заключений сертифицированных организаций и утвержденной кадровой программой предприятия.

5. Наличие подтверждающих документов о направлении и завершении учебы:

• распоряжение руководителя о направлении в связи с производственной необходимостью;
• подписанный сторонами акт оказания услуг;
• копия полученного диплома о завершении или свидетельства.

Желательно иметь программу, предоставленную учебным заведением, отражающую количество часов, как для получения соответствующего квалификационного уровня, так и для доказательства уважительности причины отсутствия на рабочем месте обучаемого сотрудника.

Нюансы в части расходов на образование

Предприятие может при отстаивании затрат привести дополнительные аргументы относительно включения в состав расходов. Например, если работник заключил договор лично с учебным заведением, а организация обеспечила финансирование, то правомерность расходной части к уменьшению прибыли придется доказывать в суде. В свою пользу можно использовать следующую аргументацию:

1. Отсутствие прямого требования о заключении договора именно с работодателем. Акцент делается на наличие разрешения на деятельность общеобразовательной организации (п.3 ст.264 НК РФ).
2. Существовавшая ранее позиция Минфина разрешала включение в расходную часть по факту компенсации работодателем (письмо № 03-03-06/1/90 от 17.02.2012г.).
3. Перечень прочих расходов открытый, что требует только доказательства (ст.252 НК РФ):

• экономической целесообразности и обоснованности;
• документального подтверждения;
• направленности на улучшение финансового результата.

НДС, НДФЛ и страховые взносы

В зависимости от организации, предоставляющие услуги по образованию, учитывается:

• отсутствие входящего НДС при услуге некоммерческой организации;
• отражение проводкой Д19 К76 при услуге коммерческой организации.

Вне зависимости от стороны, заключившей договор с учебным заведением (работодатель или работник с дальнейшей компенсацией организацией), НДФЛ с сотрудника, состоящего в трудовом штате, не удерживается. Если гражданин не является работником в период обучения, то льгота по НДФЛ сохраняется только при наличии лицензии деятельность в сфере образования учебного заведения. Если обучение производит иностранная организация, то она должна обладать соответствующим статусом согласно п.3 и п.21 ст.217 НК РФ.

В отношении страховых взносов в социальные фонды действует аналогичный НДФЛ порядок, а возмещение сотруднику при заключении прямого договора также не облагается социальными взносами.