Как составить дефектный акт на списание основных средств

Необоротные активы должны контролироваться предприятием в количественном и стоимостном выражении от момента ввода в эксплуатацию до выбытия. Отсутствие дефектного акта может создать проблемы при проверке, особенно в части списания не полностью амортизированных объектов, поскольку выбытие раньше окончания предусмотренного срока требует обоснований.

Необходимость составления

При поломках или дефектах оборудования, влияющих на работоспособность, необходима формулировка причин с привлечением специалистов. Для принятия дальнейшего решения по объекту формируется комиссия, результаты работы которой фиксируются дефектным актом. Основаниями для составления чаще являются:

• капитальные вложения в объект;
• введение ОС в эксплуатацию;
• обследование после выхода из строя;
• проведение инвентаризации;
• прием объекта после ремонта.

В зависимости от назначения объекта и выявленных дефектов формируется ревизионная или ликвидационная комиссия.

Форма и порядок заполнения

Поскольку предприятия не обязаны придерживаться унифицированных форм первичных документов, то бланк компания может разработать самостоятельно с отражением:

• в учетной политике;
• обязательных реквизитов (наименования, количества, функционального предназначения);
• выявленных дефектов и причин возникновения;
• выводов комиссии относительно «дальнейшей участи» с приложениями служебных или докладных записок специалистов.

Одновременно с образцом бланка компания разрабатывает инструкцию по заполнению с перечнем ситуаций для оформления и списка ответственных должностных лиц, которые могут инициировать составление.

Роль дефектного акта

На основании данного документа списать объект с учета невозможно, поскольку акт не содержит стоимостных показателей в части:

• первоначальной стоимости;
• начисленной амортизации;
• затрат на текущий и капитальный ремонт.

Основная роль акта – конкретизация поломки, техническое обоснование невозможности или неоправданности дальнейшего ремонта и вложения средств в модернизацию или реконструкцию. Особого внимания требуют недоамортизированные необоротные активы, по которым налоговики могут признать списание необоснованным, исключить остаточную стоимость из расходной части и восстановить НДС по ранее полученному вычету. Во избежание проблем перед составлением акта на списание следует составить дефектный акт.