Как правильно списать безнадежную дебиторскую задолженность – составляем акт

Для включения списанной дебиторской задолженности в состав расходов, уменьшающих базу налогообложения, необходимо соответствующее документальное оформление. Идеальный вариант – акт на списание с отражением истории взаимоотношений с контрагентом, начиная от момента возникновения до завершения.

Включение в состав безнадежной

Дебиторская задолженность признается безнадежной (нереальной к взысканию) в соответствии с налоговым законодательством (п.2 ст.266 НК РФ):

• по истечении срока исковой давности, в общем случае составляющего 3 года с момента нарушения прав (например, при отгрузке товаров с отсрочкой платежа за начало отсчета принимается первый день просрочки);
• по причине невозможности исполнения обязательства (решение госоргана или ликвидация предприятия);
• по окончании исполнительного производства с подтверждением постановлением судебного пристава.

Если в составе дебиторов числится ИП, то на основании прекращения деятельности долг не подлежит списанию, поскольку предприниматель отвечает по обязательствам всем личным имуществом.

Порядок списания

Списание безнадежной «дебиторки» осуществляется по алгоритму:

1. Проводится инвентаризация расчетов, результаты которой отражаются в акте. В процессе выявляются встречные требования, например наличие у предприятия перед этим же контрагентом кредиторской задолженности, что позволяет произвести зачет, ликвидировав или уменьшив долг.
2. Составляется бухгалтерская справка с указанием размера долга, документа, подтверждающего возникновение, описывается ситуация, по которой задолженность стала безнадежной.
3. Издается приказ руководителя со ссылкой на правовое основание для списания (ликвидация компании, завершение срока исковой давности и т.д.).

Необходимость и содержание акта

Нормативная база не содержит информации о необходимости составления акта или документа-аналога на списание задолженности. Однако его наличие может послужить аргументом при проверках для включения суммы в состав внереализационных расходов при определении базы налогообложения по налогу на прибыль (подп.2 п.2 ст.265 НК РФ). В документ целесообразно включить:

• историю взаимоотношений с контрагентом со ссылкой на заключенный договор и отгрузочный документ, либо платежное поручение на перечисление денежных средств;
• принятые меры по взысканию, включая переписку с направлением требований о погашении долга и актов сверок расчетов.

Акт на списание – завершающий документ, свидетельствующий о принятых мерах для взыскания и констатирующий безрезультатность.