Как отразить в бухучете и налогообложении компенсации сотрудникам на оплату проезда?

Работодатель может компенсировать проезд в общественном транспорте наемному персоналу, как в силу исполнения должностных обязанностей, так и в качестве оплаты личных потребностей. Но в целях налогообложения произведенные расходы будут учитываться по-разному.

Документальное оформление компенсаций

Разъездной характер сопряжен со спецификой труда курьеров, менеджеров и бухгалтеров-кассиров. Сотрудникам приобретаются проездные документы централизованно за счет предприятия. Для связи с хозяйственной деятельностью предприятия необходимо:

• включение условия о разъездном характере в трудовой договор (ст.57 РК РФ);
• отражение во внутреннем локальном акте;
• издание распоряжения с поименным списком работников.

Иначе оплата расценивается как финансирование личных потребностей, не связанных с производством.

Налогообложение компенсаций на оплату проезда

Проездные документы, приобретенные работодателем для исполнения трудовых обязанностей в связи со спецификой работы:

• не являются объектом обложения НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина РФ № 03-04-05/46903 от 06.07.2018 г.);
• учитываются в расходах по налогу на прибыль в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией (пп.49 п.1 ст.264 НК РФ);
• не подлежат налогообложению НДС (ст.149 НК РФ).

Если связь с производством отсутствует, то стоимость проездных учитывается как дополнительный фонд оплаты труда с начислением страховых взносов и удержанием НДФЛ. В состав расходов, уменьшающих базу налогообложения по налогу на прибыль, затраты не включаются, поскольку отсутствует экономическая целесообразность (п.1 ст.252 НК РФ).

Отражение в бухучете

В бухучете приобретение и списание отражаются проводками:

При утере проездных документов работниками осторожным налогоплательщикам целесообразно учитывать расходы по аналогии с финансированием личных потребностей ввиду отсутствия документального подтверждения связи с финансово-хозяйственной деятельностью.