Как составить правильное гарантийное письмо?

С юридической точки зрения гарантийное письмо не относится к составу обязательных документов по заключению гражданско-правовых сделок. По этой причине в правовом поле письмо не может выступать гарантом и представлять интересы получателя в судах. Однако документ широко используется в работе, подтверждая факт возникшего обязательства и гарантию относительно погашения автором.

Суть документа

Гарантийное письмо – дополнительный документ, подтверждающий факт выполнения обязательств по сделке, заключённой в письменной или устной форме при возникших сомнениях или возможности задержки у одной из сторон – участников правоотношений. Чаще всего используется при сделках разового характера при невозможности своевременной оплаты плательщиком. Документ относится к деловой переписке, содержащей скреплённое подписями ответственных лиц обещание:

• оказать услуги или выполнить конкретные работы либо этапы при многоступенчатости процесса;
• погасить возникшую кредиторскую задолженность или произвести оплату в случае невозможности предусмотренного документально авансирования;
• предоставить арендодателем юридический адрес арендатору для регистрации в органах фискальной налоговой службы;
• принять на работу конкретное физическое лицо на условиях перевода.

Обязательный атрибут гарантийного письма – срок исполнения. Если документ не содержит информации о периоде, то получатель не может требовать исполнения гарантии в силу отсутствия конкретной даты возникновения обязательства и расчёта пени, поскольку исходный момент отсчёта отсутствует. В случае дополнения письма без указания срока к предварительно имеющемуся договору документ создаёт правовой вакуум, поскольку автор признаёт нарушение договорных обязательств и обязуется устранить нарушения в период «икс».

Гарантийное письмо может быть ответом на полученную претензию в случае несвоевременного исполнения предварительно взятых обязательств согласно договорённости.

Образец составления

Унифицированная типовая форма документа отсутствует, но исходя из сути обязательства одной стороны совершить по отношению к другой определённые юридические действия в конкретный срок, гарантийное письмо должно содержать:

1. «Шапку» документа или составление на фирменном бланке с указанием реквизитов:

• наименования юридического лица с указанием формы собственности или ФИО физического лица – субъекта предпринимательства;
• кода, полученного при регистрации в государственном реестре;
• юридического адреса компании или адреса проживания индивидуального предпринимателя.

2. «Тело» документа – основную часть с информацией в выбранной адресантом последовательности:

• изложения условий, ставших поводом для составления документа;
• обязательства исполнения с формулировками: «настоящим гарантируем», «подтверждаем», «обязуемся» и т.д.;
• указания сроков выполнения и начисления финансовых санкций в случае просрочки с указанием процентной ставки для начисления пень, которая может отличаться от ставки Центробанка на конкретную дату.

3. Подписи ответственных лиц. Если письмо касается погашения задолженности, предусматривающей финансовые потоки, то целесообразно включить главбуха или финансового директора, если обязательств по поставке, то руководителя коммерческого департамента.

Доставка адресату осуществляется курьерской службой или ценным письмом с описью вложения и отметкой о вручении средствами почтовой связи. Датой получения считается дата фактического вручения, указанная в уведомлении.

Правовые последствия

В деловой переписке гарантийное письмо служит дополнительной гарантией выполнения обязательств и продолжения сотрудничества при соблюдении по существу и по срокам данных обещаний стороной. Несмотря на отсутствие у документа официального юридического статуса наличие правильно оформленного письменного обязательства способно придать «козыри» в случае возникновения судебных разбирательств.

Термин «гарантия» может не фигурировать в письме, однако это не лишает письмо статуса гарантийного. По стилистике изложения документ должен быть написан в деловом стиле, соответствуя договорам и дополнительным соглашениям, поскольку по статусу является дополнением и уточнением к условиям договора или вносит конкретику в незаключённый договор в письменном виде.

В судебных тяжбах предоставленное адресатом письмо не является официальным документом, но может повлиять на ход ситуации в досудебном рассмотрении. Поэтому голословные фразы: «оплату гарантируем», «услугу предоставим», не подкреплённые конкретикой – отписка, не имеющая никакой юридической силы в противовес грамотно составленному документу, становящимся гарантом обеспечения.