Форма СЗВ-ТД, как подготовка к переходу на электронные трудовые книжки

Запланированный государством с 2020 года плавный переход на электронные трудовые книжки требует дополнительного взаимодействия работодателя и пенсионного фонда. «Связующим звеном» на 2020-й будет вводимый отчет по форме СЗВ-ТД, содержащий сведения о трудовой деятельности наемного персонала.

Формат перехода и сроки

Новая форма отчетности будет впервые предоставляться по итогам января 2020 г. не позднее 15 февраля. На составление сведений в переходном 2020-м году работодателю вводится в обязанность составление ежемесячного отчета формы СЗВ-ТД и предоставление в ПФР не позднее 15-ого числа месяца, следующего за отчетным.

Окончательный порядок заполнения планируется утвердить до ноября текущего 2019 года. В проекте отчета содержится необходимая для отражения следующая информация:

1. Шапка документа, содержащая наименование и реквизиты работодателя, регистрационный номер в ПФР и указание арабскими цифрами соответствующего месяца 2020 года.
2. Информативная часть, отражающая сведения построчно по наемному персоналу относительно изменений в трудовой деятельности:

• ФИО и номера свидетельства СНИЛС сотрудника;
• дату и вид проводимого мероприятия (приема, увольнения, перевода, временной приостановки) с фиксацией должности, структурного подразделения и регулирующей нормы ТК РФ;
• данные с указанием номера и даты внутреннего документа – основания проведения мероприятия (приказа, распоряжения).

3. Подписи ответственных лиц. При отсутствии кадровой службы ответственность за формирование будет возложена на бухгалтерию.

Порядок предоставления формы СЗВ-ТД

Начиная с 2021 года согласно законопроекту, сведения о деятельности каждого наемного члена коллектива работодатель обязан будет предоставлять ПФР не позднее следующего дня после события. Следовательно, необходимость ежемесячной формы СЗВ-ТД отпадет.

Опираясь на логику, временно вводимая форма должна отражать исключительно сведения, касающиеся изменений, поскольку к видам мероприятий – оснований отнесены кадровые движения в разрезе работников. Сведения подаются относительно событий, имеющих место с 2020 г. То есть при отсутствии изменений в трудовом перемещении по статусу (повышение квалификации, перевод на другую должность, обучение, временный запрет на осуществление профессиональной деятельности) информацию о работнике предоставлять не нужно.

Как быть работодателю при отсутствии в отчетном периоде трудоустройства новых сотрудников и увольнений работающих лиц? Предоставлять «нулевку» или не подавать отчет совсем? Окончательный ответ относительно утверждения и порядка заполнения законодатели должны дать до 01.11.2019 г.

Нюансы составления отчета

Каждое вводимое новшество вызывает ряд вопросов. Помимо отсутствия кода основания для работников, не имеющих кадровых перемещений, существуют следующие нюансы при формировании документа:

1. Внешнее совместительство. Запись в трудовую книжку по неосновному месту работы вносится по желанию сотрудника в соответствии с порядком ведения документооборота, который никто не отменял. Как быть с отчетом по форме СЗВ-ТД? Специалисты ПФР на местах консультируют о необходимости отражения информации не только о внешних совместителях, но и внутренних.
2. Отсутствие СНИЛС у сотрудника, возможное в случаях:

• первого места трудоустройства, требующего срочного оформления, поскольку информация предусмотрена в бланке отчета и может вызвать отказ в приеме у работников ПФР;
• смены фамилии (например, при замужестве), предполагающем при камеральной проверке фондом выявление расхождений с личными данными. Во избежание недоразумений, несмотря на сохранение номера, желательно до сдачи отчета привести документы в соответствие.

3. Выявленные ошибки. Механизм исправления предусматривает введение корректировок путем внесения отменяющей записи, повторяющей информацию исходной ошибочной и сопутствующим введением верной информации.

За непредставление или некорректное составление в первый раз финансовые санкции не предусмотрены. Однако при повторном нарушении на протяжении года работодатель попадает под действие ст. 5.27 КоАП, в которую готовятся изменения и поправки.