На каких бухгалтерских документах допустимо факсимиле?

Факсимильное воспроизведение неоднозначно трактуется гражданским, бухгалтерским и налоговым законодательством. Поскольку порядок использования прямо не предусмотрен регулирующими деятельность законами, то лучший способ «узаконить» первичный документ – воздержаться от факсимиле, воспользовавшись «живой» подписью либо современным цифровым аналогом. Смелым налогоплательщикам правомерность использования факсимиле для признания в составе расходов и вычетов по налогообложению придется доказывать в судебном порядке.

Законодательные нюансы

Буквальное прочтение п.2 ст.160 ГК РФ допускает факсимильное воспроизведение подписи в случаях, прямо предусмотренных законодательными актами или заключенным соглашением участниками сделки. Наличие союза «или», на первый взгляд, при отсутствии четкости в законодательстве дает возможность участникам сделок составить дополнительный двухсторонний документ о согласии.

Однако для отражения в бухучете первичная документация обязана содержать полную информацию, включая подписи ответственных лиц с указанием реквизитов с целью идентификации, в соответствии со ст.9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 года. Данный закон не раскрывает понятие «личной подписи».

По мнению финансового ведомства (письмо Минфина № 03-03-06/20808 от 13.04.2015г.) первичные документы обязаны содержать собственноручную подпись. Продолжая отстаивать свою точку зрения (письмо Минфина № 03-03-06/1/81951 от 08.12.2017г.) ведомство считает недопустимым:

• зачесть затраты в расходную часть по уменьшению налогооблагаемой базы при расчете прибыли;
• претендовать на налоговый вычет по входящему НДС.

В подтверждение позиции Минфин использует нормы «главной фискальной энциклопедии». Одним из требований для включения в уменьшение налогооблагаемой прибыли (ст. 252 НК РФ) является документальное оформление расходов в соответствии с законодательными нормами, а использование факсимиле Минфин приравнивает к ненадлежащему оформлению документов, исключающих право на налоговые расходы.

Аналогично счета-фактуры должны подписываться руководителями или лицами, уполномоченными распорядительным документом предприятия (п.6 ст. 169 НК РФ). Заверение факсимиле позволяет признать счет-фактуру документом, составленным с нарушением порядка, автоматически лишая права на вычет входящего налога.

Судебная практика

При проверках фискальные органы используют позицию Минфина, уменьшая налоговые права и увеличивая обязательства перед бюджетом. Решения судов в большинстве своем выносятся не в интересах налогоплательщиков. При определении базы по налогу на прибыль документы, заверенные факсимильной подписью, в составе оправданных расходов учтены быть не могут  (Определение № ВАС-10799/13 от 26.08.2013г.). По НДС-вычетам решения расходятся от позитивных до крайне негативных для налогоплательщиков:

1. Признание правомерности. Аргументация постановления ФАС Поволжского округа по делу № А55-17488/2010 от 17.05.2011г. сводилась на отсутствии прямого «табу» на применение факсимиле в законодательстве, посвященном вопросам налогообложения.
2. Признание права при наличии договорного соглашения. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа по делу № А45-16746/2009 от 03.12.2010г. приоритетом признает нормы Гражданского Кодекса, поскольку «налоговая хрестоматия» не конкретизирует варианты подписания счетов-фактур.
3. Однозначная поддержка фискальных органов. После выводов, сделанных высшей судебной инстанцией, о неправомерности вычета по НДС (Постановление Президиума ВАС РФ № 4134/11 от 27.09.2011г.) нижестоящие судебные органы единодушно поддерживают налоговиков.

Снижение рисков

Использование факсимиле в бухгалтерской «первичке» (накладных на отгрузку продукции, АВР и т.д.) допускается при оформленном в письменном виде соглашении сторон за исключением доверенностей, платежных и других документов, ведущих к финансовым расчетам (письмо МНС РФ № 18-0-09/000042 от 01.04.2004г.).

В качестве альтернативного варианта, снижающего риски для налогоплательщиков, позволяет переход на электронный документооборот с подписанием всех первичных документов электронно-цифровой подписью. Электронная документация имеет ряд преимуществ по сравнению с бумажными носителями, поскольку:

• экономит время на выписку, распечатку и передачу контрагентам;
• снимает ряд спорных моментов при проверках (несвоевременное поступление, отражение в учете с имением оригинала «в уме»);
• аннулирует необходимость изучения и анализа нормативных актов относительно использования факсимиле.

При отсутствии возможности подписи руководителем и главбухом счетов-фактур необходимо издать приказ о назначении ответственного лица, что соответствует требованиям ст.169 НК РФ.