Электронные трудовые договоры: сложности для работодателя и сотрудника

С 25.04.2020г. в РФ стартовал эксперимент по внедрению системы электронного документооборота, связанного с трудоустройством и трудовыми отношениями. Его правовым основанием стал ФЗ-122 от 24.04.2020г. Его положения направлены на регулирование правоотношений между работодателем и работником посредством ИС «Работа в Росси». Новую систему еще предстоит настраивать, в связи с чем неизбежны сбои и трудности.

Суть эксперимента

Запущенный с 25.04.2020г. эксперимент ориентирован пока только на оформление взаимоотношений работодателей и лиц, устраивающихся на работу. При этом расходы по оформлению, связанные с использованием электронного документооборота несет работодатель.

Внедряемая система оформления трудоустройства не связана с ведением электронных трудовых книжек. Установление и настройка взаимосвязи и обмена информацией между этими двумя сферами трудовых отношений пока рассматриваются в перспективе и целью данного эксперимента не являются. По результатам отведенного на него срока (до 31.03.2021 г. включительно) будут сформулированы поправки в ТК РФ.

Процедура оформления электронного трудового договора

Для оформления трудовых договоров в электронном виде работодателю придется провести серьезную подготовку: создать собственную информационную систему для регистрации заключенных и расторгнутых договоров, а также обеспечить ее взаимодействие с федеральной ИС «Работа в России».

Для заверения договора нового образца работодателю и работнику потребуется усиленная ЭЦП: первому только квалифицированная, второму можно пользоваться неквалифицированной. Это правило касается только трудовых договоров, для остальных кадровых документов достаточно простой ЭЦП.

Федеральный ресурс ИС «Работа в России» отвечает за хранение и доступ к трудовым договорам, как  действующим, так и расторгнутым. Их можно выгрузить, сохранить на ПК и распечатать. Его задача сбор и координация информации между ПФР, ФСС, службой занятости, работниками и работодателями.

Сложности для работодателя

Работодателю придется серьезно перестроить кадровую работу.

• Регистрация на портале Госуслуг. Для выполнения требований ФЗ-122 от 24.04.2020г. требуется подтвержденная учетная запись на портале Госуслуг от имени организации-работодателя. Делается это не мгновенно, в некоторых случаях занимает более недели. Все зависит от нагрузки на систему. Наличие подтвержденной записи в Едином портале госуслуг необходимо и для сдачи отчетности по труду.
• Получение усиленной квалифицированной ЭЦП. Она создается специально для заверения документов, связанных с трудоустройством. Эту услугу оплачивает работодатель.
• Организация дистанционного заключения договоров. Делаться это будет через систему «Работа в России», куда загружаются новые, и содержится информация о расторгнутых договорах. Собеседование и согласование условий предполагается исключительно в дистанционном формате. Специалисты полагают, что основная сложность коснется именно этого аспекта. Дистанционный наем сотрудника без прямого собеседования повлечет массу трудностей, связанных с личностными данными, психологической совместимостью и т.д.
• Новая отчетность. Если новые договора регистрируются в ИС автоматически, то сведения о расторгнутых придется включать в новую отчетность.

Автоматизация трудовых правоотношений нацелена на активизацию работы службы занятости, в задачи которой входит анализ и контроль над появлением свободных вакансий, их заполнением, оформлением и увязыванием информации по заключенным и расторгнутым договорам.

Сложности для работников

Единственное, что придется в этой связи сделать работнику, это оформить усиленную ЭЦП. Для этого необходимо подтвердить личность при прямом  контакте с сотрудником организации-оператора электронного документооборота. Оставить заявку на нее можно на портале Госуслуги, где рекомендуется получить подтвержденный доступ.

При внедрении новой системы возможны сбои и нестыковки по времени регистрации вновь заключенных и расторгнутых договоров. Это чревато тем, что положенные льготы и вычеты, а также начисление пособия по безработице может производиться с не большой задержкой по времени.