Кому положена электронная трудовая книжка, а кому обычная?

Введение в оборот электронных трудовых книжек вызывает споры и различные мнения. Некоторые юристы предлагают внести изменения в Постановление Правительства «О трудовых книжках», чтобы начать использование электронных версий на практике.

Что вызывает споры?

В первую очередь стоимость проекта. Переход на электронный документооборот — удовольствие не из дешевых. Стоимость одной печати в электронную версию трудовой книжки обойдется для работодателя в 400-500 рублей. В масштабах даже средней компании, где трудится менее 100 человек, расходы будут существенные.

Работники также могут предпочесть этот вариант. В рамках трудового законодательства никаких проблем нет, если сотрудничество оформлено другими документами. Но проблема может возникнуть, когда придет время выходить на пенсию. Главным документом для ее оформления является трудовая книжка. По ней сверяется стаж.

Но, последняя пенсионная реформа четко обозначила, что определяющим будут не записи в трудовой книжке, а размер отчислений по страховым взносам в пользу будущей пенсии. При наличии лицевого счета и средств на нем пенсия начисляется исходя из накоплений. В этом случае трудовая книжка значения не имеет. Зато с ее помощью можно отследить, каждый ли работодатель добросовестно перечислял взносы за сотрудника.

Как будут работать электронные трудовые книжки?

Введение электронной версии трудовых книжек запланировано на 2020 – 2026 годы. Нововведения коснутся всех трудоспособных граждан РФ. Процесс перехода будет плавным.

• На первом этапе – с 2020 по 2021 гг. планируется подготовка, когда будут актуальны как электронные, так и бумажные варианты трудовых книжек.
• На следующем, начиная с 2022 года, некоторые категории работодателей начнут выводить из оборота бумажные трудовые книжки. Но, они не утратят свою силу.
• С 2027 года ожидается полный переход на электронные книжки.

Вплоть до конца 2026 г. обычные бумажные трудовые книжки будут действительными. Переход на электронную версию возможен только по собственному заявлению работника. Данные будут храниться одновременно в электронной базе данных ПФР и у работодателя.

В электронной трудовой книжке будет отражена информация о найме, увольнении, трудовых достижениях, переводах. То есть, информационно-правовой формат документа остается прежним. Если гражданин работает неофициально или дистанционно, что часто делает невозможным официальное оформление, то он сможет самостоятельно передавать сведения для внесения в электронный документ.

Предпосылки для введения электронных книжек

Прежде чем вынести на рассмотрение подобные нововведения, Минтруд провел эксперимент с участием крупнейших компаний-работодателей страны. По его итогам удалось выяснить все преимущества и недостатки электронных трудовых книжек.

Вышеупомянутый пункт про дороговизну электронных печатей также относится к результатам тестового периода. Также специалисты по HR пришли к выводу, что возможно, возрастет количество проверок со стороны надзорных органов и судебные разбирательства в отношении работодателей. Вероятная причина – сбои в работе программного обеспечения, приводящие к утере информации.

Вопросы от населения

Нововведения создают массу вопросов не только у специалистов и работодателей, но и у работающих граждан. Многих пугают электронные документы, которые нельзя пощупать и потрогать. В этой связи возникает масса вопросов. Например, что будет с данными, введенными уже в ТК, если сами бумажные книжки исчезнут? Предполагается, что их содержимое будет переписано в электронную версию документа. Исключение составляет информация об образовании и поощрениях.

Другой момент – как быть с нормой ТК РФ,  в соответствии с которой при увольнении работодатель должен выдать на руки заверенную трудовую книжку? А заверить печатью и подписью можно только бумажный вариант. В период внедрения новой системы по-прежнему эту роль будут выполнять обычные, бумажные трудовые книжки. А после – пока неизвестно.

Специалистов волнует вопрос о том, как правильно синхронизировать сведения из бумажного документа в электронную базу. По сути, это будет еще одна форма отчетности в ПФР. Но власти уверяют, что к концу периода внедрения все нюансы будут детально отработаны, а работодатели и работники получат полное информационное руководство по работе новой системы.