Справка 2- НДФЛ за 2018 год: порядок заполнения

Справки 2-НДФЛ за 2018 год предоставляются компаниями и ИП, использующими наемный труд, в налоговую инспекцию не позднее 01.04.2019 года. Работодатель обязан подготовить дополнительные экземпляры документа по запросу сотрудников, которым нужны сведения о доходах и вычетах для оформления кредитов, государственных пособий, получения виз и других целей. Отчет заполняется по новой форме, утвержденной законодательно.

Как работнику получить справку 2-НДФЛ за 2018 год?

Компания предоставляет справки о доходах физическим лицам в 2 случаях:

1. по письменному запросу работника (настоящего или бывшего) согласно ст. 230 НК РФ;
2. без запроса лицам, которым она выплатила доход, но не удержала налог согласно ст. 226 НК РФ.

Чтобы получить справку, работник готовит заявление в свободной форме. В нем указывается период, за который требуются данные, количество экземпляров. Наемный специалист не обязан объяснять, зачем ему понадобился документ.

На заполнение справок 2-НДФЛ за 2018 год у работодателя, как и ранее, имеется три дня, если специалист трудится в организации (согласно ст. 62 ТК РФ). Если гражданин увольняется, ему выдают документ в последнюю рабочую смену. Иным лицам, получавшим доход от организации, сведения предоставляются в течение 30 дней с даты получения запроса (ст. 230 НК РФ).

Справка 2-НДФЛ за 2018 год нужна работнику для оформления вычетов разного вида, получения государственных пособий, самостоятельного заполнения декларации 2-НДФЛ или для документального подтверждения уровня получаемого дохода (например, при взятии кредита, оформлении визы). Фирма-наниматель не вправе отказать сотруднику в выдаче документа или взимать плату за его предоставление.

Сколько действует справка 2-НДФЛ

Образец справки 2-НДФЛ за 2018 год

Начиная с 01.01.19 года фирмы-наниматели заполняют справки по новой форме, введенной приказом ФНС РФ ММВ-7-11/566@ от 02.10.18. В ней используются прежние коды доходов и вычетов.

Документ состоит из следующих разделов:

• Общие сведения о фирме, выплатившей доход.
• 1-й раздел – данные о гражданине, его получившем.
• 2-й раздел – совокупный размер полученного дохода и перечисленного в бюджет налога.
• 3-й раздел – информация о вычетах разных типов, предоставленных физлицу.
• Приложение с помесячной разбивкой доходов и налоговых отчислений.

Действующая форма справки 2-НДФЛ за 2018 год не предполагает проставления печати компании-составителя. Достоверность указанных в ней данных заверяется собственноручной подписью директора фирмы или иного уполномоченного лица (например, главного бухгалтера).

Документ содержит штрихкод, который используется фискальным органом для автоматической проверки информации. Его нельзя удалять, в противном случае налоговики вправе не принять справку из-за несоблюдения требований к ее оформлению.

Как заполняется новая справка 2-НДФЛ за 2018 год

При заполнении документа бухгалтер организации придерживается следующих правил:

• указываемые данные берутся из сведений, внесенных в учетную программу фирмы;
• составитель не исправляет допущенные ошибки при помощи корректирующих средств;
• каждая страница печатается на отдельном листе, степлер для скрепления не используется;
• в каждой ячейке указывается один знак;
• если информация для заполнения поля отсутствует, оно прочеркивается;
• отрицательные значения в справке не ставятся;
• текстовая информация указывается заглавными печатными буквами.

Справка 2-НДФЛ за 2018 год работнику содержит на каждой странице ИНН и КПП компании (или обособленного подразделения, если гражданин трудоустроен в нем). Прописывается номер страницы по порядку.

В первой части обязательно указывается признак справки. Если она выдается работнику компании, указывается «1», если иному лицу, получившему от фирмы доход, – «2». В 2019 году действуют еще два обозначения («3» и «4»), используемые реорганизованными организациями.