Расчет 6-НДФЛ за 2018-2019 год: правила заполнения

Расчет 6-НДФЛ за 2018-2019 год – форма, обязательная к заполнению компаниями и частными предпринимателями, использующими труд наемных специалистов. Это дополнение к справке 2-НДФЛ, сдаваемое хозяйствующими субъектами ежеквартально. В документ включаются сведения по всему персоналу юридического лица, которые работники налоговой службы сопоставляют с данными персонифицированного учета.

Кто обязан заполнять форму?

Отчет 6-НДФЛ заполняется следующими категориями хозяйствующих субъектов:

• компаниями вне зависимости от формы собственности и направления бизнеса;
• частными коммерсантами;
• физлицами, не имеющими статуса ИП, но нанимающими работников (например, няню, сиделку или личного водителя).

Обязанность заполнять отчетную форму возникает, если с начала года хозяйствующий субъект выплатил физлицам любой из видов доходов, указанных в п. 2 ст. 226 НК РФ:

• заработную плату;
• дивиденды;
• пособия и матпомощь;
• вознаграждения по ГПХ-договорам.

Если компания начисляет заработную плату наемным специалистам, но фактически не выплачивает ее из-за финансовых трудностей, она не лишается обязанности ежеквартально представлять в налоговые органы заполненный расчет.

Контрольные соотношения 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

В какие сроки сдается форма?

Действующее законодательство обязывает фирмы и ИП сдавать заполненный расчет не позднее окончания месяца, идущего вслед за отчетным кварталом.

Если указанная дата оказывается нерабочей, крайний срок представления отчетности переносится на следующий за ней будний день.

Из приведенного правила следует, что расчет 6-НДФЛ за год 2018 налоговые агенты сдавали до 31.01.2019 г. включительно. Для представления отчетности за 2019 год назначены следующие «дедлайны»:

Если компания не сдала 6-НДФЛ своевременно, спустя 10-ть дней после «дедлайна» у налоговых служб появляется право «заморозить» ее расчетные счета, т.е. блокировать расходные операции по ним. Дополнительно на хозяйствующего субъекта накладывают штраф в сумме 1 000 руб. за каждый месяц промедления (полный или частичный).

Способ сдачи 6-НДФЛ

Компании и ИП обязаны предоставлять отчетность в ИФНС, где они зарегистрированы и куда перечисляют НДФЛ с доходов наемных работников. Из этого правила есть 2 исключения:

• фирмы с обособленными подразделениями сдают расчет по месту регистрации каждой «обособки»;
• компании, поставленные на учет в качестве крупнейшего налогоплательщика, направляют отчетность в отделение ИФНС, выславшее им соответствующее уведомление.

Способ представления заполненной формы определяется численностью персонала налогового агента. Есть 2 варианта:

• 25 сотрудников или менее – хозяйствующий субъект вправе выбирать между бумажным и электронным способом сдачи;
• более 25 человек – допустим только электронный способ предоставления.

Если малая компания или ИП представляют отчет на бумаге, его приносит в отделение налоговой инспекции руководитель (частный предприниматель) или его доверенное лицо. Допустима почтовая отправка документа, в этом случае датой сдачи 6-НДФЛ будет считаться день, указанный в квитанции, выданной на почте.

Электронная сдача отчетности предполагает, что данные направляются в ИФНС посредством ТКС или через личный кабинет на сайте налогового органа, приносятся в отделение на флеш-носителе. Во всех трех случаях сведения заверяются усиленной ЭЦП, которую хозяйствующий субъект заблаговременно оформляет на уполномоченное лицо компании.

Структура расчета 6-НДФЛ

Компании и ИП сдают отчет 6-НДФЛ по новой форме, введенной приказом ФНС РФ ММВ-7-11/18@ от 17.01.2018 г. Она состоит из трех частей:

1. Титульный лист – содержит информацию о компании, представляющей данные, ИФНС-получателе и самом отчете (период, за который он сдается, число страниц и приложений).
2. Первый раздел – содержит обобщенную информацию о доходах, полученных наемными специалистами начиная с 01.01 текущего года. Если они облагались по разным ставкам НДФЛ, приводится информация отдельно по каждой.
3. Второй раздел – включает данные только за отчетный квартал. В нем указываются размеры выплат, даты их совершения и перечисления подоходного налога в бюджет.

При заполнении расчета налоговые агенты обязаны придерживаться общих правил, приведенных в приказе ФНС РФ ММВ-7-11/450@ от 14.10.15 г. Они сводятся к следующему:

• в отчет включается информация, подтвержденная данными бухучета организации;
• если сведения не помещаются на 1 странице, заводится нужное количество листов;
• каждый знак прописывается в отдельной ячейке;
• числовые показатели округляются до целого по стандартным правилам математики;
• страницы последовательно нумеруются.

Если фирма сдает отчет посредством ТКС, оператор проводит контроль соответствия отчета формальным требованиям, поэтому вероятность ошибки исключена. Если предполагается представление документа на бумаге, его удобнее заполнить в специальной программе (например, 1 С), чтобы не допустить недочетов.

Инструкция по заполнению расчета 6-НДФЛ

Заполнение документа начинается с подготовки титульного листа. Он содержит следующую информацию:

• ИНН и КПП структуры-составителя;
• номер страницы – «001»;
• номер периода и года, за который предоставляется отчет;
• номер корректировки (если документ сдается впервые, указывается «000», если повторно – «001» и далее по порядку);
• код налоговой инспекции-получателя;
• код по месту предоставления (согласно приложению к приказу ММВ-7-11/18@ от 17.01.2018 г.);
• название фирмы-составителя;
• ее код ОКТМО;
• телефонный номер для связи;
• число страниц расчета и приложений к нему.

Для фирм, находящихся на этапе реорганизации (ликвидации), на титульном листе предусмотрены отдельные поля, которые заполняются в соответствии с нормами в приложении к приказу ММВ-7-11/18@.

В нижней части титульника указывается статус лица, подтверждающего достоверность данных. Если это не директор, а иной гражданин, прописывается номер и дата доверенности.

Второй раздел – это суммарные данные по всему персоналу компании (ИП). Указывается информация о доходах, полученных работниками с 01.01 текущего года. Лист содержит следующие поля:

• ставка налогообложения;
• доходы физлиц (кроме дивидендов);
• сумма перечисленных дивидендов;
• размер вычетов, предоставленных физлицам;
• НДФЛ, исчисленный с доходов (кроме дивидендов);
• НДФЛ с дивидендов;
• фиксированные платежи (для работников-нерезидентов);
• число сотрудников, получивших доход от хозяйствующего субъекта;
• размер удержанного и неудержанного НДФЛ;
• сумма возвращенного подоходного налога.

Второй раздел – это отражение сумм выплат за квартал по дням. Бухгалтер указывает в соответствующих полях расчета:

• дату выплаты дохода;
• дату перечисления НДФЛ и сроки, в которые он должен был быть уплачен по законодательству;
• сумму дохода и НДФЛ, перечисленного в конкретную дату.

Первый и второй разделы 6-НДФЛ начинаются со стандартной «шапки», включающей ИНН и КПП налогового агента, номер страницы по порядку: «002» и «003» соответственно.

Если фирма не вела деятельности, но в ее штате числились работники, она сдает расчет с нулевыми показателями. Достаточно указать информацию в титульнике и в «шапке» двух последующих листов, а в остальных полях поставить прочерки.