Правила заполнения справки 2-НДФЛ за 2013 год

 
Справка о доходах физических лиц 2-НДФЛ сдается налоговыми агентами до 1 апреля 2014 года. Налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ за 2013 год и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации.

Форма справки 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@ с изменениями от 14 ноября № ММВ-7-3/501@

Скачать Бланк справки 2-НДФЛ с изменениями от 14.11.2013 № ММВ-7-3/501@

На основании п.1 ст. 126 НК РФ штраф за каждую несданную  вовремя справку составляет 200 руб. При этом нет ответственности организации за справки, оформленные с ошибками. Хотя налоговые инспекторы имеют право запросить пояснения по ошибкам заполнения и противоречиям.

Признак справки

В справке 2-НДФЛ предусмотрено 2 признака справки:

— признак 1. Справки с признаком 1 сдаются до 1 апреля 2014 года, если организация в полном объеме удержала налог у сотрудников.

— признак 2. Справки с признаком 2 сдаются до 31 января 2014 года, если организация не смогла удержать НДФЛ в полном объеме за расчетный период.

На основании письма Минфина России от 27 октября 2011 г. № 03-04-06/8-290 рекомендуется, если вы сдавали справки с признаком 2, то безопас­нее отчитаться по этим же доходам еще и к 1 апреля, представив справку с признаком 1.

ОКТМО вместо ОКАТО

В справках за 2013 год ОКТМО меняется на код ОКТМО, который можно узнать на сайте ФНС России или в налоговой инспекции.

В справке 2-НДФЛ под код ОКТМО отведено 11 знаков. Если код организации или подразделения меньше 11 знаков (например, 8 знаков), то заполняется сначала код ОКМТО, в остальных полях проставляется прочерк.

Способы сдачи справки 2-НДФЛ

 1.  На бумажном носителе

Можно сдать лично или по почте заказным письмом. Кроме справок 2-НДФЛ, прилагается реестр сведений о доходах. На бумажном носителе могут отчитаться только те организации, в которых численность сотрудников в 2013 году не превысило 10 человек.

 2. На цифровом носителе

Сами справки 2-НДФЛ сдаются электронно на цифровых носителях (USB-флеш-накопителях, диска, дискетах и т.д.). При этом нужно приложить бумажный реестр сведений о доходах.

 3. Сдача электронной отчетности через Интернет

Сдаются справки через спецоператора либо через интернет-сайт ФНС, минуя спецоператоров. Получив справки через Интернет, налоговая инспекция подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением, а также направит протокол приема сведений о доходах.

 Смена фамилии сотрудника

Если сотрудник сменил фамилию, то в справке необходимо указать новую фамилию.

Бывают случаи, когда сотрудники не сообщают в налоговые органы о смене фамилии. При сдаче отчетности возникает несоответствие ИНН по фамилии, Тогда налоговые инспекторы просят к справкам прикладывать копии паспорта сотрудников, которые изменили фамилии.

 Статус налогоплательщика

Налоговый резидент — это работник, который в течение 12 сле­дующих подряд месяцев находился на территории России 183 кален­дарных дня.

Если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации, указывается цифра 1. Доходы облагаются по ставке 13%.

Если налогоплательщик не является налоговым резидентом Российской Федерации, указывается цифра 2. Доходы облагаются по ставке 30%.

 Адрес сотрудника

Адрес сотрудника указывают по месту его постоян­ной регистрации на основании паспорта или иного подтверж­дающего документа.

Адрес временной регистрации в справке 2-НДФЛ не ставят.

Пункт 2.9 «Адрес в стране проживания» заполняется  для нерезидентов и иностранцев, где указывается адрес места жительства гражданина в стране постоянно­го проживания с указанием кода страны. При этом пункт 2.8 «Адрес места жительства в Российской Федерации» можно не заполнять.

 Доходы по разным ставкам

В течение 2013 года сотрудник получил доходы, облагаемые по ставкам 13% и 9%.  Сдается единая справка, в которой последовательно заполняются разделы 3—5 справки для ставки 13%. А далее заполняются  разделы 3 и 5 для ставки 9%.  Если форма 2-НДФЛ не умещается на одной странице, заполняется необходимое количество листов.

 Налоговые вычеты

В зависимости от вида вычета, заполняются соответствующие разделы справки.

В разделе 3 отражают профессиональные налоговые выче­ты и суммы, частично освобожденные от НДФЛ на основании статьи 217 НК РФ (материальная помощь, подарки и т.д.)

В разделе 4 указывают только предоставленные стан­дартные, социальные и имущественные налоговые вычеты.

 Сумма НДФЛ в справке пункты 5.3—5.7

При правильном расчете налога на доходы физических лиц, его удержании и перечислении соответствующие поля (5.3-5.5) совпадают. Бывают случаи, когда суммы могут отличаться. Например, если при увольнении сотрудника, компания не смогла удержать налог полностью.

Когда не нужно сдавать справки 2-НДФЛ

— за период, когда он состоит только из выплат, освобожденных от НДФЛ, так как в отношении этих выплат организация налоговым агентом не является;

— организация выплачивает доходы предпринимателям, так как предприниматели самостоятельно отчитываются по НДФЛ;

— организация покупает имущество у физических лиц, так как физ. лица самостоятельно уплачивают и представляют налоговую декларацию при продаже имущества по форме  3-НДФЛ;

— организация вручила подарки бывшим сотрудникам или физическим лицам, не являющихся сотрудниками предприятия.

Если остались вопросы по заполнению справки по форме 2-ндфл за 2013 год, то более подробно можно ознакомиться в следующей статье.