Как вести книги покупок и продаж — образец заполнения?

Книга покупок и книга продаж предназначены для накопления информации, необходимой для правильного исчисления НДС. Требование об отражении числовых значений из книги покупок и книги продаж в декларации для ИФНС введено в законодательство с 2015 года. В связи с этим правильное оформление указанных регистров крайне важно для любой компании.

Какой бланк книги покупок и продаж использовать в работе?

Для чего заводят книгу покупок?

Для чего нужна книга продаж?

Особенности оформления книги покупок и продаж

Информация из книги покупок и книги продаж в НДС-декларации

Какой бланк книги покупок и продаж использовать в работе?

Общий порядок работы с регистрами, а также образцы книги покупок и книги продаж утверждаются законодательно. На данный момент в качестве бланков нужно использовать приложения 4, 5 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Кроме того, согласно указанному документу в случае необходимости корректировки записей следует применять формы добавочных страниц книги покупок и книги продаж.

В конце 2014 года появился новый образец дополнительных листов в соответствии с постановлением Правительства РФ от 30.07.2014 № 735 и письмом Минфина России от 18.09.2014 № 03-07-15/46850.

Для чего заводят книгу покупок?

Основная цель применения книги покупок — вычисление доступного к уменьшению размера НДС. Об этом прямо говорится в п. 1 правил ведения книги покупок. В связи с этим ее требуется оформлять всем, кто исчисляет и уплачивает НДС в бюджет, а соответственно, пользуется вычетом налога.

Существуют исключения из приведенного правила для отдельных категорий налогоплательщиков:

• не платящих НДС на основании положений НК РФ;

• занимающихся деятельностью, не подпадающей под обложение налогом в соответствии со ст. 149 НК РФ;

• осуществляющих облагаемую деятельность за пределами границ России.

Для чего нужна книга продаж?

В противоположность книге покупок книга продаж позволяет точно высчитать НДС для последующего перечисления в бюджет. Подобное указание есть в п. 3 правил ведения книги продаж, соответственно, обязательство иметь ее в наличии возникает у всех контрагентов, которые должны начислить и перевести налог в казну.

Для компаний требование о внесении данных в книгу продаж сохраняется даже в следующих случаях:

• фирмы формально не должны перечислять налог (книга продаж ведется в целях доказательства права не уплачивать НДС по пп. 3 и 6 ст. 145 НК РФ);

• организации и ИП не являются плательщиками, но выступают в качестве агента, исчисляющего и переводящего НДС в государственную казну.

Особенности оформления книги покупок и продаж

В п. 1 правил, закрепленных постановлением № 1137, для уплачивающих налог компаний предусмотрена возможность выбора, в каком формате они будут работать с книгой покупок и книгой продаж. Допускается использование как бумажной, так и цифровой версии налогового регистра.

Для бумажного варианта, который необходимо сдать до 20-го числа месяца, следующего после отчетного периода, предусмотрен ряд требований:

• ставится подпись руководителя или сотрудника, на которого возложена соответствующая обязанность;

• на всех страницах проставляются номера, книга шнуруется и на последнем листе скрепляется штампом.

Для небумажных версий книги покупок и книги продаж подобные требования отсутствуют, однако такой документ должен быть обязательно подтвержден электронной цифровой подписью перед отправкой в отделение ИФНС. Для регистра любого формата предусмотрен 4-летний срок хранения.

Создание, хранение и передача книги покупок и книги продаж регламентируются постановлением № 1137. При регистрации записей и хранении регистра в цифровом формате следует также принимать во внимание приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, которым устанавливается их формат.

Информация из книги покупок и книги продаж в НДС-декларации

С начала 2015 года действует приказ ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@, согласно которому книга покупок и продаж, помимо целей представления отчетов, служит также основанием для внесения информации в форму декларации. Для выполнения этого требования в разделах 8, 9 бланка, установленного данным приказом, предусмотрены специальные поля.

Для предотвращения возможных споров с налоговыми органами нужно приложить все усилия, чтобы обеспечить корректное ведение книги покупок и книги продаж в компании, а также правильное внесение данных в декларацию.

***

Для верного определения размера НДС книги покупок и продаж требуются в обязательном порядке. Необходимость их наличия закреплена законодательно. Процедура работы с ними утверждена постановлением № 1137.

Информация о суммах, которые на протяжении всех кварталов фиксируются в книгах покупок и продаж, служит для отчета о начислении и вычетах налога соответственно. Информация из описанных регистров обязательно заносится в декларацию по НДС.